Nos entreprises sont tr\u00e8s certainement d\u00e9j\u00e0 confront\u00e9es \u00e0 des prises de d\u00e9cisions d\u00e9licates et elles le seront encore davantage dans un avenir proche. Toutefois, comme le souligne le cabinet d’avocats Lydian, l’\u00e9pid\u00e9mie en cours a donn\u00e9 lieu \u00e0 plusieurs mesures gouvernementales dont l\u2019interdiction de rassemblements sociaux. Il est d\u00e9conseill\u00e9, voire interdit, de se rassembler physiquement ce qui signifie notamment pour les actionnaires et administrateurs de tenir des r\u00e9unions physiques. Comment nos soci\u00e9t\u00e9s vont-elles donc g\u00e9rer l’organisation de leurs instances et de leurs obligations au cours des mois qui viennent?<\/p>\n
Le cabinet Lydian expose les alternatives disponibles afin d’organiser une prise de d\u00e9cision valable, dans le cadre desquelles les administrateurs et les actionnaires peuvent proc\u00e9der \u00e0 la d\u00e9lib\u00e9ration et \u00e0 la prise de d\u00e9cision sans \u00eatre r\u00e9unis physiquement.<\/p>\n
\u00ab\u00a0Nous avons \u00e9t\u00e9 inform\u00e9s que le gouvernement belge est en train d\u2019\u00e9laborer des mesures visant \u00e0 fournir, \u00e0 court terme, des solutions flexibles suppl\u00e9mentaires pour l\u2019organisation de l\u2019assembl\u00e9e g\u00e9n\u00e9rale ordinaire obligatoire. Un premier volet concerne la prise de d\u00e9cision \u00e9lectronique.<\/em><\/p>\n L \u2019assembl\u00e9e g\u00e9n\u00e9rale des actionnaires<\/strong><\/em> Si les statuts le pr\u00e9voient, il est \u00e9galement possible que les actionnaires votent par anticipation. Ceci est possible tant par \u00e9crit que par voie \u00e9lectronique ; le vote \u00e9lectronique devant \u00eatre v\u00e9rifi\u00e9 (par exemple par l\u2019utilisation de l\u2019e-ID).<\/em><\/p>\n Le proc\u00e8s-verbal de l\u2019assembl\u00e9e g\u00e9n\u00e9rale doit indiquer la mani\u00e8re dont la r\u00e9union s\u2019est tenue, le nombre de voix pour chacune des d\u00e9cisions prises et les difficult\u00e9s (techniques) qui sont \u00e9ventuellement survenues au cours de la d\u00e9lib\u00e9ration \u00e9lectronique. Il est en principe possible de signer tous les proc\u00e8s-verbaux par simple signature \u00e9lectronique, compte tenu du silence de la loi \u00e0 cet \u00e9gard et donc de l\u2019absence d\u2019exigence particuli\u00e8re.<\/em><\/p>\n Le Code des soci\u00e9t\u00e9s et associations (le CSA) ne permet pas aux administrateurs et commissaires (le cas \u00e9ch\u00e9ant) de participer \u00e0 l\u2019assembl\u00e9e g\u00e9n\u00e9rale ordinaire par voie de t\u00e9l\u00e9communication. Il est donc conseill\u00e9 de pr\u00e9voir des renonciations des administrateurs et du commissaire dans lesquelles ils renoncent aux formalit\u00e9s de convocation et \u00e0 la participation aux assembl\u00e9es par voie \u00e9lectronique.\u00a0<\/em>Enfin, dans l\u2019hypoth\u00e8se d\u2019une prise de d\u00e9cision \u00e9lectronique, les formalit\u00e9s de convocation doivent \u00eatre remplies et la convocation \u00e0 l\u2019assembl\u00e9e g\u00e9n\u00e9rale doit explicitement indiquer la mani\u00e8re dont l\u2019assembl\u00e9e se tiendra.\u00a0\u00bb<\/em><\/p>\n Le conseil d\u2019administration<\/em><\/strong> \u00ab\u00a0Si une soci\u00e9t\u00e9 souhaite recourir \u00e0 la prise de d\u00e9cision \u00e9lectronique alors que ses statuts ne l\u2019y autorisent pas, elle peut envisager de proc\u00e9der \u00e0 leur modification. Cette modification des statuts doit toutefois \u00eatre constat\u00e9e par un notaire dans un acte authentique.\u00a0Il est toutefois conseill\u00e9 de consulter le notaire au pr\u00e9alable afin de s\u2019assurer qu\u2019une modification des statuts par acte authentique puisse intervenir dans le contexte de crise actuelle et compte tenu des directives \u00e9mises par la F\u00e9d\u00e9ration royale du notariat belge concernant le Coronavirus.\u00a0\u00bb<\/em><\/p>\n Une deuxi\u00e8me alternative \u00e0 la r\u00e9union physique sont les r\u00e9solutions \u00e9crites.<\/p>\n \u00ab\u00a0Le CSA pr\u00e9voit que les actionnaires peuvent adopter, unanimement et par \u00e9crit, toutes les r\u00e9solutions qui rel\u00e8vent de la comp\u00e9tence de l\u2019assembl\u00e9e g\u00e9n\u00e9rale, \u00e0 l\u2019exception de celles qui doivent \u00eatre \u00e9tablies par acte authentique. Il n\u2019est donc pas requis que les statuts pr\u00e9voient explicitement ce mode de prise de d\u00e9cision.\u00a0L\u2019exigence de l\u2019unanimit\u00e9 rend toutefois essentiel la consultation pr\u00e9alable de tous les actionnaires afin de v\u00e9rifier qu\u2019il y ait consensus.\u00a0Le conseil d\u2019administration a \u00e9galement la possibilit\u00e9 de prendre des r\u00e9solutions \u00e9crites. L\u2019introduction du nouveau CSA a facilit\u00e9 le processus de d\u00e9cision \u00e9crite pour l\u2019organe d\u2019administration. Les conditions cumulatives, anciennement applicables, d\u2019urgence et d\u2019int\u00e9r\u00eat social ont \u00e9t\u00e9 supprim\u00e9es. La prise de d\u00e9cision par r\u00e9solutions \u00e9crites est donc toujours possible pour l\u2019organe d\u2019administration en vertu de la l\u00e9gislation actuelle sauf si les statuts en disposent autrement.\u00a0Les soci\u00e9t\u00e9s dont les statuts n\u2019ont pas encore \u00e9t\u00e9 adapt\u00e9s au nouveau CSA doivent donc d\u2019abord v\u00e9rifier que ceux-ci ne contiennent pas de restrictions \u00e0 l\u2019usage des r\u00e9solutions \u00e9crites (notamment une r\u00e9f\u00e9rence aux restrictions applicables avant l\u2019entr\u00e9e en vigueur du CSA, dont question ci-dessus).\u00a0\u00bb<\/em><\/p>\n Une troisi\u00e8me alternative afin de limiter tout contact physique est l\u2019utilisation de procurations. \u00ab\u00a0Aucune autorisation statutaire n\u2019est requise \u00e0 cette fin. En ce qui concerne l\u2019assembl\u00e9e g\u00e9n\u00e9rale, ceci signifie qu\u2019un actionnaire peut donner procuration \u00e0 un autre actionnaire ou \u00e0 un tiers pour assister \u00e0 l\u2019assembl\u00e9e en personne et voter en son nom.Concernant le conseil d\u2019administration, un administrateur peut uniquement accorder une procuration \u00e0 un autre administrateur pour assister et voter au conseil d\u2019administration.\u00a0Il faut toutefois toujours v\u00e9rifier que les statuts de la soci\u00e9t\u00e9 n\u2019imposent pas d\u2019autres restrictions \u00e0 cet \u00e9gard.\u00a0\u00bb<\/em><\/p>\n Le report de l’AG, une autre solution?<\/em><\/strong><\/p>\n \u00ab\u00a0L\u2019assembl\u00e9e g\u00e9n\u00e9rale peut \u00e9ventuellement \u00eatre report\u00e9e \u00e0 une date ult\u00e9rieure si les mesures li\u00e9es au Coronavirus restent en vigueur pendant une longue dur\u00e9e. Les membres de l\u2019organe de gestion restent toutefois tenus de veiller \u00e0 ce que l\u2019assembl\u00e9e g\u00e9n\u00e9rale ordinaire se tienne dans les six mois suivant la fin de l\u2019exercice social, sous peine de voir leur responsabilit\u00e9 d\u2019administrateur engag\u00e9e.<\/em><\/p>\n Malgr\u00e9 l\u2019interdiction de rassemblements physiques, il existe donc diff\u00e9rentes alternatives l\u00e9gales permettant une d\u00e9lib\u00e9ration et prise de d\u00e9cision valides du conseil d\u2019administration et de l\u2019assembl\u00e9e g\u00e9n\u00e9rale des actionnaires. Il est toutefois important de toujours v\u00e9rifier les dispositions statutaires de la soci\u00e9t\u00e9 et de s\u2019assurer que les actionnaires et administrateurs sont clairement inform\u00e9s de la mani\u00e8re dont les futures r\u00e9unions se tiendront. Enfin, il convient d\u2019attendre les \u00e9ventuelles alternatives flexibles que proposeront les autorit\u00e9s belges pour permettre aux soci\u00e9t\u00e9s de remplir leurs obligations dans ces circonstances.\u00a0\u00bb<\/em><\/p>\n Source: Lydian<\/em><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Nos entreprises sont tr\u00e8s certainement d\u00e9j\u00e0 confront\u00e9es \u00e0 des prises de d\u00e9cisions d\u00e9licates et elles le seront encore davantage dans un avenir proche. Toutefois, comme le souligne le cabinet d’avocats Lydian, l’\u00e9pid\u00e9mie en cours a donn\u00e9 lieu \u00e0 plusieurs mesures […]<\/p>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":0,"comment_status":"closed","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":[],"categories":[65,10],"tags":[2984,270,2983,269,2388,2985],"yoast_head":"\n
\n\u00ab\u00a0Une premi\u00e8re alternative \u00e0 la tenue physique d\u2019une assembl\u00e9e g\u00e9n\u00e9rale des actionnaires est l\u2019assembl\u00e9e g\u00e9n\u00e9rale par voie de t\u00e9l\u00e9communication, au cours de laquelle les d\u00e9lib\u00e9rations et prises de d\u00e9cisions se font par voie \u00e9lectronique. La loi n\u2019exige en effet pas la pr\u00e9sence physique des participants \u00e0 l\u2019assembl\u00e9e g\u00e9n\u00e9rale ; les r\u00e9unions peuvent donc \u00eatre organis\u00e9es par le biais de t\u00e9l\u00e9 (vid\u00e9o) conf\u00e9rences et applications web.\u00a0<\/em>Un certain nombre de conditions doivent \u00eatre remplies pour pouvoir avoir recours \u00e0 la d\u00e9lib\u00e9ration et la prise de d\u00e9cision par voie \u00e9lectronique. Les statuts doivent en effet l\u2019autoriser et il est indispensable que les moyens de t\u00e9l\u00e9communication n\u2019emp\u00eachent pas un d\u00e9bat direct et ininterrompu. Il doit, en outre, \u00eatre possible de confirmer le quorum de pr\u00e9sence au d\u00e9but de la r\u00e9union ; la soci\u00e9t\u00e9 doit pouvoir v\u00e9rifier l\u2019identit\u00e9 de chaque participant (en utilisant par exemple l\u2019e-ID). Avant de recourir \u00e0 cette m\u00e9thode, il est vivement recommand\u00e9 de v\u00e9rifier ce que pr\u00e9voient les statuts de la soci\u00e9t\u00e9 concernant la proc\u00e9dure \u00e0 suivre et les conditions d\u2019utilisation des moyens de t\u00e9l\u00e9communication.<\/em><\/p>\n
\n\u00ab\u00a0Celui-ci peut \u00e9galement se r\u00e9unir par voie \u00e9lectronique, m\u00eame si ce n\u2019est pas explicitement pr\u00e9vu dans les statuts. La d\u00e9lib\u00e9ration et la prise de d\u00e9cision \u00e9lectronique ne doivent pas entraver un d\u00e9bat direct et ininterrompu.\u00a0\u00bb<\/em><\/p>\n