L’(Les) unité(s) d’établissement doivent désormais impérativement être mentionnée(s) dans la déclaration ONSS de l’employeur, au niveau de la ligne d’occupation du travailleur. Il s’agit d’une condition indispensable à l’obtention des réductions de cotisations patronales de sécurité sociale, soulignent les experts de Partena HR.

Toute entreprise doit se faire inscrire au sein de la Banque Carrefour des Entreprises (BCE). Cette obligation est prévue légalement par la loi du 16 janvier 2003 portant création d’une Banque Carrefour des Entreprises, modernisation du registre de commerce, création de guichets d’entreprises et portant des dispositions diverses. La BCE est une banque de données reprenant certaines caractéristiques de l’employeur dont notamment ses unités d’établissement (voir définition ci-dessous).

A partir du 1er juillet 2014, les réductions groupe-cibles de cotisations patronales de sécurité sociale seront transférées à la compétence des Régions, tel que cela a été décidé dans le cadre de la 6e réforme de l’Etat. Le critère permettant de rattacher un travailleur à une Région déterminée et donc de lui appliquer la réduction en vigueur dans la Région concernée est son appartenance à une unité d’établissement.

L’(Les) unité(s) d’établissement doivent ainsi désormais obligatoirement être mentionnée(s) dans la déclaration ONSS de l’employeur, au niveau de la ligne d’occupation du travailleur. Il s’agit d’une condition indispensable à l’obtention des réductions de cotisations patronales de sécurité sociale. Attention: cette obligation de mentionner sur la déclaration ONSS une unité d’établissement pour chaque travailleur existe même si l’employeur ne bénéficie d’aucune réduction de cotisations ONSS.

Notion d’unité d’établissement

L’unité d’établissement est définie comme étant « tout lieu d’activité, géographiquement identifiable par une adresse, où s’exerce au moins une activité de l’entreprise ou à partir duquel cette activité est exercée ». En d’autres termes, il s’agit de chaque siège d’exploitation, division ou subdivision d’entreprise localisée séparément et située en un lieu géographiquement déterminé et identifiable par une adresse. A cet endroit (ou à partir de cet endroit) est(sont) exercée(s) une (ou plusieurs) activité(s) principale(s) (ou secondaire(s) ou auxiliaire(s)) pour le compte de l’employeur.

Exemples d’unités d’établissement: ateliers, magasins, points de vente, bureaux, directions, sièges, agences et succursales.

Chaque employeur doit avoir au moins une unité d’établissement connue à la BCE. Pour des raisons de respect de la vie privée, la seule exception concerne l’employeur qui occupe exclusivement des domestiques et/ou du personnel de maison. Attention: un numéro d’entreprise n’est pas un numéro d’unité d’établissement.

Certaines situations peuvent être particulières. Ainsi: en cas de travail à domicile ou chez un client, l’unité d’établissement est l’endroit d’où la personne reçoit les instructions et d’où le travail est organisé; un chantier, un stand sur des foires n’est pas une unité d’établissement. Il en existe d’autres…

Changement d’unité d’établissement

Lorsqu’un travailleur change de région en cours de trimestre, ceci devra apparaitre dans la déclaration ONSS (création d’une nouvelle ligne d’occupation). L’employeur pourra revendiquer une réduction de cotisations patronales pour chacune de ses occupations.

Exemple : un travailleur exerce ses prestations en Région wallonne. Son lieu de travail est modifié en date du 1er mars 2014 et il exerce ses fonctions en Région flamande à partir de cette date.

Une unité d’établissement en Région wallonne sera renseignée sur une 1ère ligne d’occupation pour la période du 1er janvier 2014 au 28 février 2014.

Une unité d’établissement en Région flamande sera renseignée sur une 2ème ligne d’occupation pour la période du 1er mars 2014 au 31 mars 2014.

L’employeur pourra bénéficier des réductions ONSS de cotisations patronales respectivement pour chaque région en fonction des prestations du travailleur dans chacune de ces Régions.

Un changement temporaire de lieu de travail (par exemple, pour remplacer un collègue malade) n’entraine pas une modification d’unité d’établissement dans la déclaration ONSS.

L’ONSS envisage sur son site diverses situations particulières d’occupations (travailleurs intérimaires, représentants de commerce, travailleurs détachés,…)

Démarches à effectuer par l’employeur

Auprès de la Banque Carrefour des entreprises (BCE)

La ou les unité(s) d’établissement doivent obligatoirement être connues auprès de la BCE, conformément à la loi du 16 janvier 2003. Afin de remplir cette formalité, l’employeur doit prendre contact avec son guichet d’entreprise. En effet, l’ONSS se basera sur les données connues auprès de la BCE.

Cette démarche auprès de la BCE n’est pas à effectuer par certaines entreprises non commerciales telles que les ASBL, les associations de copropriétaires, les associations sans personnalité juridique, les unions professionnelles, les organisations représentatives de travailleurs,… Celles-ci peuvent prendre contact directement avec la Direction des Statistiques de l’ONSS qui procédera à l’enregistrement de leurs unités d’établissement. Le guichet d’entreprise peut bien sûr vous aider dans cette démarche après de l’ONSS.

Auprès du secrétariat social

Ces services déclareront à l’ONSS les unités d’établissement de votre entreprise et les travailleurs faisant partie de cette unité. A cette fin, ils prendront contact avec vous prochainement. Un FAQ publié par l’ONSS sur le site portail de la sécurité sociale peut également vous aider dans vos démarches.