Selon une enquête menée par Secretary Plus en avril 2015 (auprès de 1600 managers et assistants), l’innovation technologique est régulièrement perçue comme une menace pour la fonction d’assistant(e). Les nouveaux outils et applications permettent d’automatiser bon nombre de tâches ou, à tout le moins, de les exercer différemment.

Selon 78% des assistants et 82% des managers, le plus grand effet de la technologie sur la fonction d’assistant / de collaborateur Office est qu’elle offre d’excellentes perspectives d’avenir, aussi bien en termes de gain de temps que de diversification des tâches.

L’enquête confirme : La fonction a de l’avenir mais est de plus en plus complexe

Concernant la complexité de la fonction, la vision des managers est toutefois en légère contradiction avec celle des assistants. 71% des managers (contre 49% des assistants) estiment que le travail de l’assistant est devenu plus complexe. 55% des managers et 36% des assistants mentionnent également que l’assistant doit se former de manière continue et qu’il est vite dépassé par l’arrivée de nouveaux logiciels et applications.

Grâce aux nouveaux outils, les assistants et collaborateurs Office passent moins de temps aux tâches routinières en faveur d’activités à plus haute valeur ajoutée. Les tâches classiques de secrétariat sont traitées plus rapidement, et l’assistant dispose de ce temps pour se consacrer à d’autres activités plus complexes ou spécialisées.

Concernant la crainte pour l’avenir de la fonction et la sécurité d’emploi, seuls 17% des assistants et 13% des managers pensent que la technologie peut avoir un effet négatif.
La profession d’assistant est toujours aussi indispensable dans l’entreprise et a encore un bel avenir devant elle, mais le contenu de la fonction a changé et est devenu plus passionnant. Et d’autant plus que l’assistant travaille généralement, non plus pour un seul manager, mais pour plusieurs.

De nouvelles compétences pour s’inscrire dans la durée

Plusieurs témoignagnes mettent en évidence la diversification des tâches de l’assistant(e), se développant notamment dans les domaines de la communication (organisation d’événements notamment) et de la gestion des média sociaux, en collaboration avec les départements Marketing.

Une tendace confirmée par exemple par Bart Lambrechts, Human Resources Director chez Carglass SA : « Les directeurs assument désormais plus vite les tâches qui étaient confiées autrefois au PA. Gérer son agenda soi-même est très simple avec un smartphone, et il vous permet aussi de répondre rapidement à vos e-mails. Les assistants ne doivent plus non plus rédiger des mailings complets, la seule chose qu’ils font encore, c’est dispatcher les messages les plus urgents. Les évolutions technologiques font donc en sorte que nous reprenons des tâches de nos PA et inversement. »
La technologie offre de belles perspectives pour l’avenir de la fonction. Cela porte aussi bien sur la manière de travailler, sur la communication plus rapide (par le biais des réseaux sociaux, des conférences vidéo ou des messageries instantanées), mais aussi sur la gestion des tâches qui se professionnalise grâce aux applications pour smartphones ou aux bases de données ultra performantes.

L’élargissement des tâches, les nouvelles applications et méthodes de travail amènent bien entendu avec elles la nécessité de disposer de compétences spécifiques pour s’inscrire dans la durée. Voici le top 3 des compétences actuelles épinglées par les répondants à l’enquête:
1. Maîtrise des outils numériques et nouvelles applications
2. Capacité à filtrer de grandes quantités d’informations
3. Connaissances des langues

Source : Livre blanc « La Profession d’assistant » – Secretary Plus