Délai : 25 mai 2018. La nouvelle réglementation adoptée en avril 2016 par l’Union européenne en matière de protection des données personnelles sera applicable à partir de cette date. Elle prend la forme d’un Règlement: le Règlement Général sur la Protection des Données (plus connu sous le nom de ‘GDPR’ en anglais). Sur le plan RH, le RGPD impose ainsi deux obligations à l’employeur : assurer la parfaite information du travailleur et documenter tous les traitements de données à caractère personnel dans un registre adhoc. On se prépare?

Le nouveau Règlement Général sur la Protection des Données laisse encore quelques mois aux entreprises pour adopter de bonnes pratiques en termes de sécurité informatique et de protection des données personnelles.
Ce règlement est destiné à remplacer une ancienne directive de 1995 qui avait été adoptée avant l’apparition des réseaux sociaux, du Big Data, du Cloud computing et de l’internet des objets. Cette directive a été transposée en droit belge dans la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l’égard des traitements de données à caractère personnel (‘Loi Vie Privée’).
Pour des organisations qui n’ont pas l’habitude de faire de la sécurité une priorité par défaut, la GDPR impose un chantier qui peut être colossal.

Sécurité, sécurité, sécurité…

Aujourd’hui chaque pays a sa propre législation plus ou moins stricte sur l’utilisation des données personnelles. Avec la multiplication des fuites de données suite à différentes attaques (Yahoo, Sony, TalkTalk, etc.), ou des manipulations de grandes entités comme les GAFA, la nécessité d’agir est globale. C’est tout l’intérêt de la GDPR, la première mesure supranationale qui régule l’utilisation des données personnelles pour les entreprises et les institutions privées ou publiques. Visant à homogénéiser la réglementation déjà existante, la GDPR sera appliquée de façon systématique aux 28 membres de l’union Européenne, sans mesure « à la carte ».

La réglementation impose de nombreuses contraintes pour les entreprises. En effet, la GDPR encadre l’utilisation des données personnelles et redonne le pouvoir au consommateur en lui conférant le droit d’accéder aux informations qui le concernent, le droit à l’oubli, le droit à la portabilité et un droit d’opposition.  La GDPR restitue ainsi la propriété des données aux citoyens et non plus aux entreprises.

Néanmoins, au-delà de ces deux axes majeurs, la GDPR vient surtout placer la sécurité informatique au centre des préoccupations des entreprises. Alors qu’elle a toujours été appréhendée comme une contrainte pour les comités directeurs, ces derniers n’ont désormais plus d’autre choix que de l’intégrer par défaut à chaque projet – une règle de bon sens s’il en est.

Cette nouvelle réglementation d’adresse aux organismes publics et privés qui traitent, manipulent, gèrent ou stockent des données personnelles de citoyens européens. D’une part, elle a vocation à renforcer la législation en matière de protection des données personnelles et, d’autre part, à l’harmoniser au sein de l’Union Européenne. Il s’agit également, à l’heure où le numérique et la mobilité explosent, de protéger les individus contre la manipulation potentiellement malveillante de leurs données.

En cas de non-respect de la réglementation, la GDPR prévoit une sanction dont le montant pourrait culminer jusqu’à 4% du chiffre d’affaires annuel ou 20 millions d’euros, le chiffre le plus élevé étant retenu.

Priorité à l’audit préliminaire.

La mise en place de mesures visant à se conformer à la GDPR est un chantier chronophage et onéreux pour les entreprises. Néanmoins, si le coût de la mise en oeuvre de ces changements nécessaires sont élevés, ils permettent d’améliorer la gestion des données internes et externes, d’alléger la bases de données et de parfaire la documentation. Un investissement qui devrait pousser les entreprises réfractaires à gagner en efficacité et en productivité.

Pour s’assurer d’être prêt le jour J, deux priorités doivent être respectées.

D’une part, un nouveau profil exigé par la réglementation doit être créé. Un Délégué de la Protection des Données (DPO) devra ainsi veiller à la bonne application de la GDPR dans l’entreprise, en reportant directement au comité directif.

D’autre part, les entreprises qui ne l’ont pas encore fait doivent sans tarder réaliser un audit d’impact sur la protection des données, afin de faire un état des lieux de leur sécurité. Où sont stockées les données manipulées ? Quels process mettre en place pour les sécuriser ? Comment intégrer la sécurité par défaut à l’ensemble des projets ?

Les changements chronophages exigés par la réglementation GDPR devront désormais être actés dans moins d’un an : il est temps pour les entreprises de dépasser la phase d’évaluation d’exposition aux risques et d’activer progressivement ces nouveaux process pour éviter toute pénalisation dès le 25 mai 2018.

Toutes les entreprises concernées ?

En remplacement de la déclaration de traitement à la Commission Vie Privée, l’employeur a donc l’obligation de tenir un registre de données. Cette obligation remplace l’obligation de déclaration à la Commission Vie Privée. Elle s’applique en principe aux entreprises qui occupent au moins 250 travailleurs. Toutefois, les plus petites entreprises doivent quand même tenir un registre lorsque le traitement de données à caractère personnel auquel elles procèdent est susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes concernées ; ou lorsque le traitement n’est pas occasionnel. La gestion de personnel, notamment, relève du « traitement non occasionnel » selon la Commission Vie Privée. Les PME peuvent donc se limiter aux traitements non occasionnels et ne doivent donc pas y reprendre tous les traitements.

Source : Journal du Net – Mathieu Pierard (Exclusive Networks)