Dans le monde dynamique du travail et des délais, de nombreux défis peuvent survenir et compromettre notre productivité et notre efficacité. Vous n’avez pas assez d’heures dans une journée et vous ne savez pas quoi faire en premier? Evi Melkenbeke, HR & Payroll Manager chez Walters People, passe en revue certains des défis les plus courants en matière de gestion du temps, en offrant des conseils pratiques sur la manière de les surmonter et d’optimiser votre flux de travail.

Défi 1 : vos collègues vous adressent des demandes pendant les périodes de pointe – En période de surcharge, il est tentant de demander à vos collègues d’envoyer leurs demandes par courriel. Toutefois, cette pratique peut rapidement conduire à une boîte aux lettres électronique débordante, ce qui risque de vous faire perdre le fil. « Il est plutôt efficace de demander aux collègues de revenir une heure plus tard avec leurs questions ou de vous appeler à un moment plus opportun. Il y a de fortes chances qu’une heure plus tard, la question ait été résolue, ou qu’elle se soit révélée moins urgente ou importante après tout », explique Evi. « Il est important de se rappeler que c’est à vos collègues de revenir vers vous, et non l’inverse. Cela vous permet de garder votre boîte de réception propre et de vous concentrer sur ce qui est important.”

Défi 2 : Vous n’osez pas dire non de peur de passer pour quelqu’un d’antipathique – Tout est dans la façon de dire non. « La façon dont vous dites quelque chose est souvent aussi importante que le contenu de votre message. Il est donc essentiel de faire preuve de tact dans vos refus. Par exemple, au lieu de dire « non » immédiatement, vous pouvez faire une suggestion telle que : ‘Je travaille actuellement sur un projet important, peut-être que quelqu’un d’autre pourrait s’en charger ?’ Ou vous pouvez proposer une autre date. En vous montrant serviable malgré le refus, vous donnez à l’autre personne l’occasion de réfléchir et vous évitez de passer pour un antipathique ».

Défi 3 : votre collègue est rarement disponible pour un entretien – « Il est important de planifier les moments de contact lorsque l’on collabore avec d’autres personnes, afin d’éviter que les collègues ne soient injoignables lorsque l’on a besoin d’informations. Au lieu d’envoyer simplement un courriel et d’attendre une réponse, il est utile de fixer des rendez-vous pour échanger des informations. Cela apportera plus de structure à votre flux de travail. Bien entendu, il est également essentiel de se mettre d’accord à l’avance sur les délais. »

Défi 4 : votre délai s’avère irréalisable – Comment éviter de décevoir votre manager parce que vous n’avez pas l’intention de respecter un délai ? « Une planification efficace et une communication claire sont essentielles dans ce cas. Prenez le temps d’évaluer si et quand vous pouvez intégrer la tâche dans votre emploi du temps, puis informez votre responsable. Il est important d’indiquer honnêtement si vous pensez ne pas pouvoir respecter le délai et de faire une nouvelle proposition, par exemple : ‘Je n’arrive pas à terminer cette tâche aujourd’hui. Serait-il possible que quelqu’un m’aide à le faire ?’ Votre supérieur appréciera cette initiative, contrairement à une notification de dernière minute indiquant que vous ne parviendrez pas à respecter la date limite ».

Défi 5 : Vous tombez facilement dans des habitudes non efficientes – Nous avons tous tendance à retomber dans nos anciens comportements de temps à autre. La prise de conscience est la clé : apprenez à vous rendre compte de vos habitudes inefficaces. Par exemple, si vous remarquez que vous prenez régulièrement votre téléphone pendant que vous travaillez sur un courriel, vous pouvez faire un choix : conserver cette mauvaise habitude ou vous concentrer sur la tâche à accomplir ? Evi : « N’oubliez pas que personne n’est parfait et qu’il est normal de retomber dans ses vieilles habitudes de temps en temps. Nous ne sommes pas des robots. »

Défi 6 : Vous êtes trop préoccupé par des choses ad hoc au lieu de votre liste de tâches – Les tâches ad hoc sont souvent des choses que nous aurions pu faire plus tôt ou qui ne sont ni urgentes ni importantes. Terminer une liste de choses à faire de haut en bas, en réalité, ne fonctionne pas. « On peut la comparer à un bac contenant des pierres et du gravier. Les pierres sont les choses importantes et urgentes qui doivent vraiment être faites. Le gravier, ce sont les choses ad hoc, les tracasseries administratives. Si vous n’êtes pas attentif, vous ne vous occuperez bientôt plus que du gravier. Il est donc important de prendre du recul et de dresser la liste des choses importantes à faire. Ce sont ces pierres, ces choses qui sont prioritaires. Veillez à les planifier. De cette façon, vous vous y mettrez vraiment. Les choses ad hoc, le gravier, vous pouvez les faire entre-temps.”

Défi 7 : Une mauvaise planification de la part de votre manager entraîne un surcroît de travail pour vous – Il s’agit de nouveau d’une bonne planification et d’une bonne communication.  » Vérifiez si vous avez le temps, dans votre emploi du temps quotidien, de soutenir votre responsable et soyez honnête si ce n’est pas le cas. Expliquez clairement pourquoi vous n’avez pas le temps. Là encore, vous pouvez subtilement formuler votre refus sous la forme d’une question : ‘Je n’ai pas le temps pour cela dans mon planning aujourd’hui. Que penseriez-vous si je remettais cette tâche à demain ?’ N’oubliez pas que le manque de planification de votre manager n’est pas votre problème. Bien sûr, vous devez faire preuve de souplesse, mais si nécessaire, vous pouvez aussi dire non à votre responsable. »

Défi 8 : Vous devez souvent réorganiser votre planning pour des tâches urgentes – Dans votre planning, veillez à prendre en compte les demandes urgentes afin de vous ménager une marge de manœuvre. Par exemple, envisagez de prévoir une heure par jour pour traiter des questions inattendues. Il est important d’évaluer la situation par la suite : était-ce vraiment urgent et important, ou cela a-t-il été retardé et aurais-je pu le faire plus tôt ? Cela vous aide à prendre conscience de vos habitudes et à planifier plus efficacement à l’avenir. « Par exemple, imaginez que vous recevez un appel téléphonique lorsque vous travaillez sur un projet important. Posez-vous alors la question suivante : dois-je donner la priorité à cet appel maintenant ou vaut-il mieux que je poursuive mon projet en premier ? Souvent, les choses sont importantes mais pas urgentes, et peuvent être planifiées plus tard », conclut Evi.