Vergaderingen zijn de grootste tijdvreter op kantoor (15%), gevolgd door administratieve taken (13%) en slechtwerkende software (11%). Dat blijkt uit een onderzoek van Protime, marktleider in onder meer tijdregistratie en workforce management bij 1.000 Vlaamse bedienden. Verder blijkt uit het onderzoek dat we dagelijks gemiddeld zes keer gestoord worden door een collega. Voor zo’n 1 op de 6 werknemers (15,7%) loopt dit op zelfs op tot meer dan tien keer.

“Onze tijd is kostbaar. Toch krijgen we dagelijks te maken met ‘tijdrovers’ die onze productiviteit nekken en ons op het einde van de werkdag het gevoel geven dat we geen meter vooruit raakten. Goede afspraken met collega’s en planningstools kunnen dan helpen om meer grip te krijgen op onze tijd,” zegt Gille Sebrechts, CEO van Protime.

Bij het begin van de werkdag maakte je nog enthousiast een to-do lijst, en plots is de dag om en heb je amper taken afgewerkt. Herkenbaar? Een vraag van een collega, telefoontjes, binnenkomende mails of vergaderingen; we krijgen dagelijks te maken met veel afleiding en tijdrovers die onze productiviteit fnuiken. Vergaderingen (15%) vinden we onze grootste tijdvreter, op de voet gevolgd door administratieve taken (13%) en slechtwerkende software (11%). Opvallend, er zijn een pak meer mannen (19%) die ‘vergaderingen’ als tijdrovende bezigheid beschouwen dan vrouwen (11%).

Top 10 van de grootste tijdvreters op het werk:

• Vergaderingen (15%)
• Administratieve taken (13%)
• Slechtwerkende software (11%)
• Telefoongesprekken (9,6%)
• Vragen van collega’s (9,4%)
• IT-problemen (8,6%)
• E-mail (8,3%)
• Wachten tot collega’s hun werk afronden (5,1%)
• Vergaderingen die niet op elkaar aansluiten (3,6%)
• Chatten/appen (WhatsApp, Teams, …) (2,8%)

Collega, kan ik je even storen?

Het onderzoek ging ook dieper in op de tijd die we dagelijks verliezen aan vragen van collega’s. Gemiddeld worden we op een werkdag zes keer door collega’s uit ons werkritme gehaald met een vraag. Bijvoorbeeld wanneer een collega aan je bureau komt staan en vraagt of je even snel wil meekijken naar iets belangrijks, terwijl je net gefocust was op een taak. Of je het nu wil of niet; je bent afgeleid. Sommige vragen zijn dan wel snel beantwoord, maar ze halen ons wel uit ons ritme en concentratie. Die vinden we gemiddeld pas na vijf minuten terug waardoor we dagelijks zo’n half uur aan werktijd verliezen. Bij zo’n 1 op de 6 werknemers (15,7%) loopt dit op tot zo’n uur per dag; zij worden dagelijks meer dan 10 keer gestoord door ​ collega’s met vragen.

Gille Sebrechts: “Voor bijna 1 op de 10 werknemers (9,4%) zijn vragen van collega’s de grootste tijdvreter op kantoor. Dit terwijl veel vragen gerust even kunnen wachten. Spreek daarom met je collega’s vaste momenten af waarop je beschikbaar bent voor hun vragen. Of leg focusmomenten vast waarop je aan één stuk kan doorwerken en niet gestoord mag worden. Goede afspraken maken goede collega’s en bovendien krijg je zo meer gedaan op een werkdag.”

“Ook de juiste planningstools kunnen een oplossing bieden. Die geven inzicht in de meest actuele status van taken en bevat alle informatie over de projecten,” besluit Gille Sebrechts.

Bron & Methodologie: het online onderzoek werd tussen 29 maart 2023 uitgevoerd door onderzoeksbureau iVOX in opdracht van Protime bij 1.000 Nederlandstalige Belgen die werken als bediende. Het onderzoek is representatief op taal, geslacht, leeftijd en diploma. De maximale foutenmarge bedraagt 3,02%.