Belgische bedrijven automatiseren steeds vaker hun payrollactiviteiten. Toch blijven ze nog op grote schaal payrollprocessen manueel uitvoeren. Dat blijkt uit een bevraging over payroll en personeelsadministratie door SD Worx bij 233 organisaties. Ook toont de studie aan dat de payrollmedewerker gemiddeld 152 werknemers kan bedienen. Dat is een opvallende daling ten opzichte van 2013, toen dat nog 179 was.

Onder de term payroll worden de processen van loonberekening, salarisadministratie en de afstemming daarvan op wet en regelgeving verstaan. Hoewel dit door de strenge regels en vaste berekeningen het meest gestandaardiseerde HR-proces is – en daardoor makkelijker te automatiseren – wordt er in payroll nog altijd op grote schaal manueel werk verricht. Het beheer van ‘prestaties en afwezigheid’, bijvoorbeeld, is de activiteit die het vaakst decentraal beheerd wordt in verschillende afdelingen. Toch gebeurt dit nog heel vaak manueel of toch niet volledig geautomatiseerd.

Dit kan verklaren waarom bedrijven, van alle deelprocessen binnen de loonvoorbereiding, het minst tevreden zijn over het beheer van prestaties en afwezigheden. Volgens de enquête vindt 36% dat dit te veel tijd in beslag neemt; 22% vindt het te complex. 14% gelooft dat er te veel fouten bij gemaakt worden en dat het onvoldoende geïntegreerd is met andere systemen. Dit kan worden opgelost door automatisatie. Toch is er vooruitgang. Volgens de rondvraag gebeurt in 2017 het aan- en afwezigheidsbeheer al in meer dan één op twee bedrijven (52%) automatisch. In 2013 was dat slechts 36%.

Nog een zorgwekkende conclusie: in 16% van alle organisaties is het payrollproces niet gedocumenteerd, waardoor de continuïteit niet verzekerd is bij een onverwachte afwezigheid van de payrollverantwoordelijke.

Servicegraad van Belgische payroll medewerkers daalt

Opvallend: de servicegraad van Belgische payrollmedewerkers, dit is hoeveel werknemers één voltijdse payrollmedewerker gemiddeld bedient, is gedaald ten opzichte van vier jaar geleden. In 2017 bedient iedere payrollmedewerker 152 werknemers. In 2013 waren dit er nog 179.

Wim De Clercq, Manager Business Process Outsourcing bij SD Worx: “De directe servicegraad toont aan dat de gemiddelde payrollmedewerker dus minder mensen bedient, maar zegt echter niets over hun algemene takenpakket. Mogelijk worden deze payrollmedewerkers steeds vaker betrokken in andere activiteiten of projecten binnen HR, waardoor ze minder mensen kunnen bedienen op het gebied van payroll. Een tweede verklaring is dat de complexiteit rond payroll de laatste jaren toegenomen is. Hoe dan ook kunnen automatisering en outsourcing de payroll efficiënter maken.”

Dat blijkt ook bij grotere bedrijven: door schaalvoordelen en meer gebruik te maken van automatisatie, is de directe servicegraad daar een stuk hoger: 248 voor bedrijven met meer dan 1.000 werknemers ten opzichte van 90 voor bedrijven met minder dan 250 werknemers. De studie toont ook aan dat bedrijven met een complexere payroll vaak efficiënter zijn. Dit klinkt tegenstrijdig, maar komt waarschijnlijk doordat deze ondernemingen vaker automatische systemen gebruiken en dus minder nood hebben aan mankracht.

Tests met robots binnen payroll

Momenteel test SD Worx binnen zijn BPO unit hoe robotics software tijdrovende administratieve taken bij routineprocessen kan overnemen. Het systeem kan volgens een vast patroon computerschermen lezen en invullen. Dat helpt om piekmomenten beter op te vangen en biedt medewerkers meer tijd om de klant te helpen met meer complexe taken.

Wim De Clercq: “We hebben alvast ongeveer twintig processen opgelijst die we kunnen robotiseren. Zo kun je bijvoorbeeld heel wat invoertaken, maar ook controles vóór en na de payroll, aan het computerprogramma overlaten. Onze robot werkt nu nog in een beschermde, interne testomgeving. Maar de resultaten zien er veelbelovend uit en de kans is groot dat we in 2018 robotics verder zullen uitrollen in België maar ook in onze andere landen.”