Secretary Plus formuleert een concreet antwoord op de vragen die rijzen bij het voortbestaan van de functie van assistants en office personeel. Dit baseert zich op de resultaten van de enquête die het bedrijf in april 2015 voerde bij meer dan 1.600 managers en assistants. Door de technologische ontwikkelingen werden steeds meer activiteiten geautomatiseerd. Bovendien worden dankzij nieuwe tools en applicaties heel wat taken efficiënter uitgevoerd.

Deze evolutie zit in een stroomversnelling. Zullen assistants zich kunnen handhaven binnen deze professionele context waar verandering de enige constante is?

De enquête bevestigt dat het beroep een toekomst heeft, maar wel complexer wordt

78% van de assistants en 82% van de managers bevestigen dat de technologie de functie boeiende toekomstperspectieven biedt. Zowel qua tijdswinst als qua taakinhoud. Wat de complexiteit van de functie betreft, verschillen de managers en assistants van mening. 71% van de managers (tegenover 49% van de assistants) stellen dat de functie complexer geworden is. 55% van de managers en 36% van de assistants geven bovendien aan dat de assistants zich continu dienen bij te scholen om niet achterhaald te worden door nieuwe software en applicaties.

Vormen de nieuwe technologieën een bedreiging voor de assistantfunctie?

Assistants en office medewerkers besteden dankzij nieuwe tools steeds minder tijd aan routinetaken. Hierdoor kunnen ze zich toeleggen op activiteiten met een toegevoegde waarde. Zo is het bijvoorbeeld niet langer nodig om manueel gegevens te verwerken, om de post van de manager te openen, of om een verslag te maken op basis van notities. De nieuwe communicatiemiddelen, software en andere applicaties stellen ons in staat om digitaal te werken. Zo winnen we tijd en zijn we efficiënter. Klassieke secretariaatstaken gebeuren dus sneller en de assistant kan andere, lees meer gespecialiseerde of complexe, taken opnemen.

Slechts 17% van de assistants en 13% van de managers zijn van mening dat de technologie een negatieve impact zou kunnen hebben op de jobzekerheid en het voortbestaan van de functie. Het assistantberoep is nog steeds een hoeksteen van de organisatie en heeft een mooie toekomst voor zich. De inhoud van de job is gewijzigd en boeiender geworden. Te meer omdat assistants niet langer voor één maar voor meerdere managers werken.

Nieuwe competenties voor een duurzaam loopbaanperspectief

Bart Lambrechts, Human Resources Director bij Carglass NV stelt: “Taken die vroeger aan de PA werden toevertrouwd, nemen directeurs nu sneller zelf op. Je agenda beheren kan je gewoon zelf doen met je smartphone, en ook je e-mails kan je snel even beantwoorden. Assistants hoeven ook geen volledige mailings meer op te stellen, het enige wat ze nog doen is de meest dringende berichten dispatchen. Technologische ontwikkelingen zorgen er dus mee voor dat wij taken overnemen van onze PA’s, en omgekeerd.”

De technologie biedt mooie toekomstperspectieven voor de functie. Zowel voor wat de manier van werken betreft , als voor de steeds snellere communicatievormen via sociale netwerken, video conferentie tools of instant messaging. Maar ook voor de verdere professionalisering van het taakbeheer dankzij applicaties voor smartphones en ultra-performante gegevensbestanden.

De taakverbreding, nieuwe tools en werkmethoden vereisen andere, specifieke competenties om de functie te kunnen blijven uitoefenen.

Deze top 3 competenties worden door de respondenten naar voor geschoven:

1. Kennis van digitale tools en nieuwe applicaties
2. Capaciteit om aanzienlijke hoeveelheden informatie te verwerken
3. Talenkennis

Bron: White paper “het assistantberoep: nog steeds de hoeksteen van de organisatie?” – Secretary Plus