Nieuw Adobe ‘Document Drain’ onderzoek toont aan dat medewerkers gefrustreerd zijn over inefficiënte processen; technologieën zoals e-signatures en mobiele apps bieden de helpende hand. 

Adobe heeft onderzocht hoeveel tijd Europese professionals kwijt zijn aan administratie. Uit het onderzoek blijkt dat professionals bijna een dag in de week (6,8 uur) kwijt zijn aan administratieve taken, zoals het invullen van formulieren, het printen van documenten en ervoor zorgen dat documenten ondertekend worden. Deze taken lijken op het eerste gezicht erg simpel, maar blijken complex en zeer tijdrovend. Ze remmen de groei van de organisatie, beperken de productiviteit en verspillen resources. Het onderzoek toont aan dat ineffectieve administratieve taken bij ruim de helft van de Europeanen (48%) heeft geleid tot het opzeggen van een contract door een klant. 33% van de respondenten gaf aan dat een project in zijn geheel is geannuleerd als gevolg hiervan, wat de ernst van de situatie bij bedrijven onderstreept.

Voor het nieuwe onderzoeksrapport, ‘Document Drain: How Back-Office Processes are Shredding Productivity’, werden in totaal 7.000 professionals van Europese bedrijven ondervraagd. De belangrijkste conclusie is dat de tijd inefficiënt wordt besteed, wat leidt tot een significante kostenpost voor bedrijven. De meest simpele kantoortaken, zoals het printen en e-mailen van documenten, worden gezien als de grootste boosdoeners (96%). Ook geeft 75% van de werknemers aan dat zij de processen met betrekking tot het printen en e-mailen, saai, tijdrovend of lastig vinden. Medewerkers vinden sommige administratieve taken ook onnodig ‘complex’. Voorbeelden zijn het zoeken naar verloren documenten (65%), de administratie die komt kijken bij het aannemen van nieuwe medewerkers (62%) en het ondertekenen van documenten (61%).

Adobe’s Document Drain-rapport laat ook de mogelijkheden zien op het gebied van digitale transformatie, bijvoorbeeld door de frustraties weg te nemen binnen bedrijven. Volgens het onderzoek worden digitale oplossingen zoals elektronische handtekeningen door 74 procent van de Europese professionals gezien als een waardevolle innovatie. Met name de inzet van mobiele apps om kritieke documentproblemen op te lossen is populair onder Nederlanders (34%). Europa-breed geeft bijna de helft van de Europeanen aan dat juist de inzet van inefficiënte technologieën ten grondslag ligt aan de problemen binnen de kantoorprocessen. Dit laat zien dat er nog veel winst te behalen valt door de inzet van slimme documentprocessen en efficiënte, digitale oplossingen.

De belangrijkste resultaten uit het onderzoek zijn:

Tegenvallende processen

• Werknemers in Europa besteden erg veel tijd aan kantooradministratie, wat gemiddeld neerkomt op 6,8 uur per week.
• Europese werknemers hebben te vaak te maken met kantoorprocessen die niet volgens plan verlopen of veel meer tijd nodig hebben dan zou moeten. De respondenten noemen hierbij onder andere het indienen van PO’s, het invullen van formulieren en de administratieve processen die komen kijken bij de start van nieuwe medewerkers.

Weg met de frustratie

• Moderne professionals zoeken naar de vrijheid om op het door hen gewenst tijdstip en plaats te kunnen werken. Het onderzoek wijst uit dat veel medewerkers te veel bezig zijn met werk. Maar liefst 64 procent van de Europeanen werkt over of werkt in het weekend (49%) door inefficiënte administratieve taken.
• Europese werknemers worden overstelpt met bedrijfsprocessen die zelden volgens plan lopen. 41% van de ondervraagden geeft aan dat het aanvragen van PO’s, het invullen van documenten het briefen van collega’s veel meer tijd in beslag neemt dan nodig.

Vooruitgang

• Vereenvoudigde digitale processen, zoals het gebruik van elektronische handtekeningen, worden gezien als belangrijke oplossing voor het verhogen van de productiviteit en het creëren van meer vrije tijd. Hierbij geeft 74 procent van de Europeanen en zelfs 80 procent van de Nederlanders aan dat elektronische handtekening zeer waardevol zijn.
• Mobiele apps worden ook geïdentificeerd als een belangrijke manier om de kantoorprocessen te optimaliseren (34%).