De meeste bedrijven zullen vanaf maandag 4 mei aan hun terugkeer naar kantoor beginnen. Aangezien Colliers gespecialiseerd is in het inrichten van kantooromgevingen volgens de nieuwste trends en technologie, wil het bedrijf anderen helpen om deze ‘back to office’ zo veilig mogelijk te laten verlopen.

Colliers International, één van de wereldleiders op het gebied van diensten voor bedrijfsvastgoed, heeft een tool ontwikkeld die de veilige terugkeer naar kantoor vergemakkelijkt: een 1,5 meter-calculator, of social distancing-calculator.
Deze is gratis te gebruiken op officesocialdistancing.eu

Annick Vandenbulcke, Managing Director bij Colliers Belgium: ‘We zijn ervan overtuigd dat social distancing een cruciale rol zal blijven spelen bij de terugkeer naar kantoor. Om bedrijven gerust te stellen over de veiligheid van hun kantoren, hebben we de ‘social distancing-calculator’ ontwikkeld. Dankzij deze tool kunnen bedrijven met zekerheid zeggen dat ze voor het aantal werknemers dat door de tool bepaald wordt, een veilige werkomgeving aanbieden. Ondanks de terugkeer naar kantoor, zullen heel wat bedrijven hun ruimte anders moeten indelen, waardoor werken van op afstand nog voor zekere tijd een oplossing zal moeten bieden. We raden bedrijven aan om thuiswerken – in de mate van het mogelijke – te blijven stimuleren.”

Na de coronamaatregelen bleek dat thuiswerken voor veel bedrijven mogelijk was. Toch hebben veel bedrijven ook ondervonden dat de kantooromgeving een belangrijke sociale functie heeft. Enerzijds zorgt een kantoor voor een gevoel van samenhorigheid, anderzijds is het gewoon productiever en leuker om op eenzelfde plek samen te werken.

Afhankelijk van de beschikbare kantoorruimte zal elk bedrijf aangepaste maatregelen moeten nemen op vlak van de terugkeer naar kantoor. Daarom is het belangrijk dat elk bedrijf zelf over ‘de regels van het huis’ communiceert naar zijn werknemers toe. Om deze regels in alle veiligheid te bepalen, kunnen bedrijven de hulp van Colliers inschakelen.

De specialisten van Colliers hebben namelijk een ‘social distancing-calculator’ of ‘anderhalvemetercalculator’ ontwikkeld. Hiermee kun je het aantal tegelijk bruikbare werkplekken berekenen evenals het aantal personeelsleden dat tegelijkertijd ‘veilig’ aanwezig kan zijn op kantoor.

Om een betrouwbaar resultaat te krijgen moet het bedrijf alle cijfers correct en in overeenstemming met de richtlijnen invullen. Het is de bedoeling om de verschillende blokjes binnen de tool in de juiste volgorde in te vullen.

Het bedrijf vult concreet de oppervlakte in die door werkplekken wordt ingenomen en dan de details per type werkplek in open space en in gesloten ruimtes. Op basis hiervan berekent de tool het maximaal aantal werkplekken indien geen bijkomende maatregelen genomen worden en wat de capaciteit kan zijn als er wel bijkomende maatregelen genomen worden. De calculator geeft een eerste indicatie. De studie van het plan en de organisatie kunnen daarna uiteraard een meer genuanceerd beeld geven.

Hygiëne primeert

Uiteraard raadt Colliers bedrijven aan om naast de regels over social distancing, ook de nodige hygiënemaatregelen te treffen om iedereen veilig te laten werken in de kantooromgeving. Er zal overal – en dan vooral in gemeenschappelijke ruimten – rekening gehouden moeten worden met de getroffen maatregelen.

Colliers raadt bedrijven aan om:
– Desinfecterende gels ter beschikking te stellen in bubbels (bedoeld om te telefoneren) en vergaderruimten;
-Bureaus dagelijks te desinfecteren aangezien heel wat bedrijven werken met open space zonder vaste werkplek;
– Maatregelen te nemen om externe bezoekers veilig te kunnen ontvangen;
– Oplossingen te vinden voor deurknoppen. Sommige deuren kunnen eventueel open blijven en voor andere deuren kunnen deuropeningssystemen een mogelijkheid zijn.