Het inflatiespook dat eind 2021 al om de hoek kwam kijken, waart sinds de start van de oorlog in Oekraïne onbeheerst rond in Europa. Gevoed door torenhoge energieprijzen, sneuvelde het ene na het andere inflatierecord in de Eurozone, waarbij in september 2022 de Belgische inflatie zelfs 10,54% bedroeg; de hoogste inflatie sinds het einde van de oliecrisis in 1975. Een belangrijke factor voor bedrijven actief in België is daarbij de quasi-unieke automatische indexering van de lonen. Deze indexatie is in bijna alle paritaire comités in de private sector van toepassing en resulteert in de periode van januari 2022 tot en met januari 2023 voor een stijging van de lonen met ongeveer 10%.

De steile stijging van de personeelskosten is voor elke werkgever onvermijdelijk. Het is dan ook mede aan HR om de onderneming en haar werknemers financieel gezond door deze crisis te loodsen en te bekijken hoe zij best deze toenemende kosten adresseert, zowel op korte als lange termijn. Wij bespreken hieronder alvast 4 invalshoeken die daarbij aan bod kunnen komen.

1. Ten volle benutten van de beschikbare overheidsmaatregelen
Zo kan ten eerste worden gekeken naar de verschillende personeelsgebonden maatregelen die door de overheid werden genomen om bedrijven in deze moeilijke tijden te ondersteunen. Er zijn steunmaatregelen die automatische toepassing krijgen, zoals bijvoorbeeld de 7,07% korting op de patronale bijdragen voor de eerste twee kwartalen van 2023. Andere steunmaatregelen vergen dan weer specifieke actie van de werkgever. Denk maar aan de soepelere voorwaarden om tijdelijke werkloosheid toe te passen tijdens deze energiecrisis en de mogelijkheid tot uitstel van betaling van een deel van de patronale bijdragen voor het derde en vierde kwartaal van 2023. Deze maatregelen staan ter beschikking van de Belgische ondernemingen en kunnen op relatief korte termijn soelaas brengen.
Naast de crisismaatregelen zijn er ook verschillende maatregelen die standaard ter beschikking staan voor de werkgever en een significante besparing met zich kunnen meebrengen, bijvoorbeeld de maatregelen tot gedeeltelijke vrijstelling van bedrijfsvoorheffing voor onderzoek en ontwikkeling, overuren of ploegenarbeid maar ook verschillende subsidies die financiële ondersteuning kunnen bieden bij investeringen vanuit HR-perspectief (bv. Werkgelegenheidscheques in Vlaanderen).

2. Optimaal samenstellen van het total reward pakket
Het werd reeds vaker geopperd… cash is no longer king. Zelfs in tijden van crisis, blijven vele werknemers openstaan om brutoloon in te ruilen voor alternatieve verloningsmiddelen die mogelijks beter bij hun wensen passen. Vele voordelen opgenomen in een cafetariaplan zijn – in tegenstelling tot het vaste bruto salaris – immers niet onderhevig aan indexatie, waardoor een werkgever zich deels kan bewapenen tijdens de toenemende personeelskost en tegelijkertijd zijn werknemers een total reward pakket kan aanbieden dat aansluit bij hun individuele behoeftes. Daarenboven genieten vele voordelen, zoals bijvoorbeeld (groene) bedrijfswagens, maaltijdcheques, en dergelijke meer, een gunstige parafiscale behandeling, waardoor de werkgever – en ook de werknemer indien deze in de besparing mag delen – bijkomend kan besparen op sociale zekerheidsbijdragen en/of bedrijfsvoorheffing.

3. Inzetten op een efficiënte arbeidsorganisatie
Hybride werken is ondertussen een standaard gegeven bij de meeste ondernemingen geworden. Ook hierbij zal moeten gekeken worden hoe HR haar beleid zal aanpassen in het licht van de toenemende kosten, zowel aan werknemers- als werkgeverszijde.
Wanneer we spreken over de operationele uitgaven van bedrijven, kunnen we niet om de hoge energiekosten van kantoorgebouwen heen. Zowel op korte als op langere termijn kan thuiswerk hier een rol spelen. We zien op vandaag al verschillende bedrijven die met werknemers overeenkomen dat het kantoor bijvoorbeeld één dag per week gesloten zal blijven en er op die dag structureel door alle werknemers van thuis uit gewerkt zal worden. Daarnaast is er sinds de eerste Covid-lockdown ook menig bedrijf dat bekijkt of het mogelijk is de bedrijfsoppervlakte te verkleinen, in het licht van permanent en structureel telewerken. .
Daarbij kan je ook onderzoeken in welke mate je tegemoet kan komen in de kosten die je werknemers dragen door bijkomend van thuis uit te werken. Sinds februari 2021 zijn zowel de fiscus als de RSZ in overeenstemming over het maximaal bedrag dat een werkgever maandelijks kan toekennen aan de werknemers die op structurele en regelmatige basis telewerken. Ook werden duidelijke regels vastgelegd rond een mogelijke tussenkomst in de aankoop van materiaal om het thuiskantoor in te richten.
Maar niet enkel de plaats van tewerkstelling kan aanleiding geven tot het invoeren van kostendrukkende maatregelen. Er kan ook steeds nagegaan worden in welke mate bepaalde werknemers openstaan om hun werkregime te verminderen. Tijdskrediet, een eindeloopbaantraject of een overstap naar een deeltijds werkregime sluit mogelijks perfect aan bij hetgeen een werknemer zoekt en kan (tijdelijk) enige financiële verlichting voor de werkgever brengen.

4. Managen van de rechtstreekse impact op het aantal FTE’s
Last but not least, kan ook een herevaluatie van de workforce strategie zich opdringen. Wanneer de personeelskosten niet langer houdbaar zijn en/of niet langer in verhouding staan tot de omzet die het bedrijf genereert, kan bekeken worden of alle werkkrachten (werknemers, zelfstandigen en andere tijdelijke arbeidskrachten) efficiënt worden ingeschakeld en waar de punten van verbetering liggen, dit zowel op korte termijn als in het licht van de langetermijnstrategie van de onderneming. Voor sommigen zal een herstructurering (rightsizing) of collectief ontslag onvermijdelijk zijn. Ook dit vergt een vergaande voorbereiding waarbij alle stakeholders tijdig moeten betrokken worden.

Willen bedrijfsleiders een gezonde maar ook toekomstbestendige balans tussen bedrijfscontinuïteit en economie bekomen, dan kan de rol die HR hierin speelt niet miskend worden. Door in samenwerking met (o.a.) de CFO proactief de impact van bepaalde maatregelen te becijferen, kan HR de nodige begeleiding bieden om zowel de onderneming als de werknemers performant door de komende jaren te loodsen.

Pascale Moreau | Partner – PwC Legal
Jessica De Bels | Senior Managing Associate – PwC Legal