Het is de startweek van een nieuwe collega en hij is al vier keer langs de IT-helpdesk gepasseerd… De laptop staat klaar, maar systemen werken nog niet of de medewerker krijgt geen toegang tot bestanden of applicaties. Ondertussen blijkt een ex-medewerker nog steeds toegang te hebben tot de social media-accounts van het bedrijf. Herkenbaar? Jouw organisatie is heus niet de enige. Bij veel bedrijven kan er nog veel verbeterd worden binnen het on- en offboarding proces voor medewerkers. Ons advies? Maak binnen je bedrijf duidelijke en afgelijnde beleidsafspraken rond on- en offboarding processen om irritaties, maar ook geld- en tijdsverspilling te vermijden.

Maar waar begin je nu precies? Een eerste stap is bewustwording: wie zich bewust is van de trajecten, mogelijkheden en knelpunten, kan kritisch het huidige proces doorlichten van begin tot eind. Van het opstellen van een beleid tot de fysieke begeleiding tijdens het on- en offboarden. Sharp IT Services deelt vanuit hun ervaring en kennis eenvoudig toepasbare tips om deze processen te stroomlijnen.

Afgelijnde rollenverdeling

Na de bewustwording ga je verder met het opstellen van een inzichtelijk onboarding beleid. Een van de belangrijkste vereisten hierbij is een duidelijk afgelijnde samenwerking tussen HR en IT. Deze twee afdelingen hebben verschillende prioriteiten en weten vaak niet van elkaar wanneer en wie moet ingeschakeld worden. Bovendien beschikken veel organisaties niet over een uitgebreide IT-afdeling die 24/7 de resources heeft om on- en offboarding te faciliteren. Investeer daarom in een onboarding manual waarin HR en IT gezamenlijk benoemen welke onderdelen essentieel zijn binnen de onboarding en wie welk onderdeel wanneer opneemt.

Bovendien legt een dergelijke manual ook de knelpunten bloot. Wanneer bijvoorbeeld duidelijk wordt dat IT hier niet altijd de ruimte voor heeft, is de eerste frustratie en vertraging al een feit. Het is ook raadzaam om bepaalde taken van het on- en offboarding proces bij je IT-dienstverlener neer te leggen. Zij hebben de ervaring, tijd en kennis om als het ware het verlengde te zijn van een bedrijf en regelen de IT-infrastructuur vóór de daadwerkelijke onboarding is ingericht. Tijdens de eerste werkdag kan de externe partner indien gewenst ook aanwezig zijn voor een instructie en training, bijvoorbeeld: hoe gebruik je bepaalde bedrijfseigen tools, Microsoft en apparaten? Maar ook: wat moet je weten over het securitybeleid? Hierdoor krijgt jouw intern IT-team de ruimte om zich te focussen op de eigen taken.

En ook voor het beheer van de werkplekken, kan er een checklist opgesteld worden, zodat IT en HR allebei weten wat ze moeten doen.

Overzicht bewaren: checklist en monitoring

Hetzelfde geldt voor de offboarding van medewerkers: stel een duidelijke checklist of manual op met zaken die IT en HR als essentieel benoemen bij het vertrek van de medewerker. Denk hierbij aan accounts overdragen, mailadressen afsluiten, toegang intrekken, back-ups instellen, fysieke overdracht van apparaten (en resetten ervan)….

Een manual is een goed begin, maar monitoring is vervolgens cruciaal om toe te zien dat het ook verloopt volgens afspraak. Stel controlemechanismen in om bij te houden dat er zeker geen personen en apparaten meer toegang hebben tot bedrijfsinformatie, zoals klantengegevens. Dit hoeft een IT-afdeling niet allemaal zelf en handmatig op zich te nemen. Er bestaan tal van goede, extern verkrijgbare checklists die via een automatisch herinneringssysteem HR tijdig op de hoogte brengen van de to do’s gekoppeld aan het vertrek van de medewerker.

Extern advies

Informeer bij het opstellen van je beleid rondom on- en offboarding gerust bij een adviseur of aanbieder van IT-services. Hierdoor kun je niet alleen achterhalen welke processen uit te besteden zijn om je IT-afdeling te verlichten, maar ook hoe je de tools die je al hebt beter kunt benutten zodat zaken automatisch kunnen verlopen.

Tot slot kan je bij een aanbieder van IT-services niet alleen terecht voor advies en uitvoering, maar ook voor een antwoord op al je praktische vragen, zoals: Wat doe ik met de laptops en telefoons die ex-medewerkers inleveren? Loop je bij het opschonen van toestellen tegen veiligheidsissues aan? En als je alles simpelweg terugzet naar fabrieksinstellingen, wis je dan ook niet gegevens die je juist wel zou willen bewaren?

Kortom, wees niet huiverig om hulp in te schakelen. Kleine bedrijven houden de organisatie van IT-services vaak in eigen hand, veelal in de hoop kosten te besparen, maar gedegen advies en begeleiding kan juist meer kostenbesparing opleveren. En anders op z’n minst een hoop frustraties voorkomen.