De experts van Hogan Assessments onderzoeken de uitdagingen van het voeren van lastige gesprekken op kantoor om inzicht te geven in hoe leidinggevenden kunnen leren om op een tactvolle en heldere manier constructieve feedback te geven. Die experts hebben drie essentiële tips geformuleerd om leidinggevenden te helpen deze moeilijke discussies te voeren met empathie, duidelijkheid en veerkracht.

Als het einde van het jaar nadert en het tijd is voor de functioneringsgesprekken, worden leidinggevenden geconfronteerd met lastige gesprekken waarin ze hun werknemers soms negatief nieuws moeten brengen. Voor managers is het essentieel om de kunst van het geven van constructieve, eerlijke feedback te beheersen om prestaties te stimuleren en teams gemotiveerd te houden in moeilijke tijden.

Tip #1: Actief luisteren

Prestatiebeoordelingen worden vaak gekoppeld aan gesprekken over promoties en loonsverhogingen, of zijn zelfs een reden om iemand te ontslaan. Deze jaarlijkse gesprekken zijn soms de enige gelegenheid in een jaar voor werknemers om feedback te krijgen op hun
werk. Daarom zijn empathie, duidelijkheid en veerkracht van managers essentieel om effectief door deze discussies te navigeren, en de eerste stap om ervoor te zorgen dat deze vaardigheden worden gebruikt is een actieve luisteraanpak.

Actief luisteren is een communicatievaardigheid die verder gaat dan alleen luisteren naar de woorden van een ander. Het gaat om het bewust verwerken en proberen te begrijpen van de betekenis en achterliggende bedoeling. Het vereist een bewuste en gerichte deelname aan het communicatieproces. “Actief luisteren is de sleutel tot begrip. Leidinggevenden die echt naar hun werknemers luisteren, laten zien dat ze de inbreng en bezorgdheden van hun team waarderen, waardoor er een fundamenteel vertrouwen ontstaat. Als dat fundament van vertrouwen is gelegd, kunnen managers effectiever eventuele problemen identificeren die de prestaties beïnvloeden en gemakkelijker oplossingen vinden om deze aan te pakken,” legt Dr. Ryne Sherman uit, Chief Science Officer bij Hogan Assessments en co-host van de Science
of Personality Podcast.

Tip #2: Ontsporingen vermijden

Bij het voeren van moeilijke gesprekken of het geven van negatieve feedback moeten managers ontsporingen vermijden en zich concentreren op het geven van beknopte feedback. Om de kans op ontsporingen te verkleinen, moeten managers een sfeer van openheid creëren en mogelijke afleidingen wegnemen die de focus kunnen verschuiven of een onaangename omgeving kunnen creëren. Managers moeten ook weerstand verwachten, want de meeste mensen vinden het niet leuk om negatieve feedback te krijgen, vooral niet als ze niet verwacht hadden zulke harde woorden te horen. Door kalm te blijven en weerstand te benaderen met nieuwsgierigheid in plaats van defensiviteit, worden constructieve resultaten veel waarschijnlijker.

“Wanneer werknemers kritische feedback krijgen van hun managers, is weerstand een natuurlijke, menselijke reactie,” zegt Dr. Sherman. “Dit weerspiegelt waarschijnlijk een kloof tussen de identiteit van de werknemers, dus hoe ze zichzelf zien, en hun reputatie,
dat is hoe anderen hen zien. Managers die hun werknemers kunnen helpen om deze kloof te overbruggen door het ontwikkelen van strategisch zelfbewustzijn, hebben meer kans op positieve resultaten”. Weerstand tegen feedback kan ook aanzienlijk worden verminderd
als managers consequent aandacht en medeleven tonen tijdens deze gesprekken.

Tip #3: Een duidelijke weg voorwaarts creëren

Na het voeren van het lastige gesprek en het geven van de nodige feedback, is de laatste stap in het proces het gesprek afsluiten met een duidelijk en zinvol traject voorwaarts dat werknemers een gevoel van doel en richting geeft. Als het uiteindelijk gaat om verbetering, is het essentieel om een plan te maken waarmee de persoon zijn sterke punten kan benutten en kan reageren op de verwachtingen van zijn manager. Managers moeten werknemers helpen anticiperen op mogelijke belemmeringen voor verandering en de hulp en begeleiding bieden die nodig zijn om het plan uit te voeren. “Verandering wordt gemakkelijker ervaren in een veilige sfeer waarin mensen het gevoel hebben dat er naar hen wordt geluisterd,” merkte Dr. Sherman op. “Wanneer teamleden een nieuw proces kunnen evalueren en geleidelijk transformaties kunnen ervaren, zijn aanpassingen gemakkelijker door te voeren. Door dit te doen, zorgen leidinggevenden ervoor dat hun werknemers zich meer gesteund voelen en in hun kracht staan, wat uiteindelijk kan helpen om vertrouwen te creëren en de betrokkenheid te vergroten.”