Payroll, of de maandelijkse uitbetaling van de lonen, is vandaag de grootste prioriteit voor de HR-afdelingen bij Belgische bedrijven. In crisistijden keren bedrijven terug naar de basis: enerzijds gedwongen door de toegenomen complexiteit en door de nood aan digitalisering anderzijds in thuiswerktijden. Meer dan de helft (56,1%) van de Belgische ondernemingen probeert vandaag zijn payroll nog te verbeteren. Goed een kwart (26,1%) vertrouwt niet alleen de loonberekeningen maar ook alle maandelijkse administratieve voorbereidingen toe aan een externe partner.

Payroll en HR-dienstenleverancier SD Worx voerde in juni een onderzoek bij 3.000 bedrijven in elf Europese landen. Bijna de helft van de Belgische bedrijven (44,8%) die deelnamen liet daarin verstaan dat het vreest dat de coronacrisis een blijvende impact zal hebben op hun onderneming.

Payroll = brood op de plank

België behoort tot de acht (op elf) landen waar payroll op vlak van HR momenteel prioriteit nummer één is. Voor bijna 2 op 3 Belgische bedrijven (64,8 procent) is payroll ‘eerder’ tot ‘erg’ belangrijk.

“Door COVID-19 moeten organisaties vaak onverwachte situaties het hoofd bieden, zoals massaal telewerk, technische werkloosheid en tijdelijke sluitingen. Bovendien maakte een reeks steunmaatregelen van de overheid het leven van hr niet makkelijker. Om een vlekkeloze payroll af te leveren, moeten payrollmedewerkers daarom 100% gefocust zijn. Kortom: het is geen grote verrassing dat ‘payroll’ de topprioriteit is voor hr. Het is niet enkel complexer dan ooit, het is ook van levensbelang. Want zeker in tijden van crisis willen je mensen zeker zijn dat je ze op tijd en correct betaalt.” weet Ria Vermeir, Unit Manager Outsourcing Services van SD Worx uit haar contacten met bedrijven.

“In crisistijden moet je terug naar de basis”, zegt Michael Custers, Chief Marketing Officer bij SD Worx. “Als in zo’n situaties je HR niet stevig op de rails hebt zitten, is het bijna onmogelijk om snel en gepast bij te sturen aan omstandigheden die continu veranderen.”

Meer dan helft sleutelt aan payroll

Meer dan de helft van de Belgische bedrijven (56,1 procent) heeft in juni 2020 actief geprobeerd om een efficiëntere payroll op te zetten. Nog eens 17,5 procent zegt hier op korte, middellange of lange termijn werk van te willen maken. Meer dan 70 procent wil stappen vooruitzetten op payroll vlak. Het is duidelijk één van de absolute HR-prioriteiten binnen veel bedrijven.

“Veel HR-afdelingen realiseerden zich door de crisis dat ze niet voorbereid waren op een volledig digitaal proces; sommige zaken zoals onkosten, overuren, fietsvergoedingen gebeuren nog (deels) op papier of vereisen manuele handelingen. Dit vereiste dan ‘on site’ aanwezigheid van de payroll specialisten; terwijl de overheid ook voor hen thuiswerk aanraadde,” verduidelijkt Ria Vermeir van SD Worx .

België koploper

Belgische bedrijven vertrouwen in meer dan een kwart (26,1%) van de gevallen ook voor alle voorbereidende stappen voor hun loonberekening op een externe partner. Dit percentage ligt in geen enkele van de tien andere landen uit het onderzoek zo hoog . Naast payroll besteden ze ook het bijblijven met de sociaal-juridische wetgeving(25,4%) en HR proces automatisering (25,3%) geregeld uit. Met die uitbestedingen kiezen bedrijven op HR-vlak voor extra specialisatie en continuïteit.

“Aan de loonberekening zelf gaan elke maand heel wat voorbereidende taken vooraf: het verzamelen en invoeren van gegevens zoals afwezigheden, bonussen en toelagen neemt wel wat tijd. Bovendien vergt de payroll ook een grondige kennis van het arbeidsrecht en de laatste ontwikkelingen op dit vlak.”

Niet alle Europese landen zijn dus even geïnteresseerd in outsourcing, en verschilt het naargelang de hr-taken. Zo neigen België, Nederland, Frankrijk en Duitsland veel meer naar payrolloutsourcing. Daartegenover staan bedrijven in Zwitserland, Italië, Spanje en Polen, waar de voorbereiding van de payroll de hr-taak is die ze als laatste zouden uitbesteden.

Continuïteit en minder administratieve rompslomp

De voordelen van het outsourcen spreken voor zich. In België primeert voor vier op de tien bedrijven (39,3 procent) het beperken van administratieve taken voor de HR-dienst. Bijna één derde (27,9 procent) haalt aan intern niet over voldoende knowhow te beschikken. Goed een kwart (25,7%) maakt gebruik van een extern bedrijf omwille van de continuïteit, zodat ziekte of vakantie geen vertraging in de payroll opleveren. Nog eens een vijfde (19,3 procent) vindt het belangrijk dat eigen HR-werknemers zich op meer strategische taken kunnen focussen.

Bron : de online enquête ‘The Future of Work and People in Europe – Fluid as Hula-Hoop Shaking 2020’ werd uitgevoerd in juni 2020. In de tijdspanne enkele weken slaagde SD Worx erin om in totaal 3.000 bedrijven te bereiken, verspreid over 11 Europese landen (België, Nederland, Frankrijk, Italië, Spanje, Ierland, Duitsland, Oostenrijk, Zwitserland, Polen, de UK). De deelnemers varieerden van kleine bedrijven (minder dan 100 werknemers) tot grote ondernemingen (meer dan 1.000 werknemers) en vertegenwoordigen alle vier de economische sectoren.