De overgrote meerderheid van de Vlaamse werknemers ergert zich wel eens aan de vergaderingen op kantoor. Er worden te weinig beslissingen genomen (28%), collega’s zijn met andere zaken bezig (24%) of er worden steeds weer dezelfde discussies opgerakeld (23%). Dit is de top drie van onze grootste ‘vergaderfrustraties’, in een onderzoek van Protime, bij meer dan 1.000 werkende Vlamingen.

Vergaderingen waarbij deelnemers voortdurend met hun smartphone bezig zijn, waar geen knopen worden doorgehakt of waar steeds dezelfde collega’s het hoge woord voeren. Herkenbaar? Je bent niet alleen. Maar liefst driekwart van de Vlaamse werknemers ergert zich wel eens aan het gebrek aan de juiste vergadercultuur in hun organisatie.

De grootste ‘vergaderfrustraties’:
1. Er worden weinig beslissingen genomen (28%)
2. Deelnemers zijn tijdens de vergadering met andere zaken bezig (24%)
3. Oude discussies worden opnieuw opgerakeld (23%)
4. Deelnemers komen te laat (21%)
5. Deelnemers zijn te passief en brengen weinig in (21%)
6. Deelnemers starten onvoorbereid aan de vergadering (18%)
7. Het is voornamelijk eenrichtingsverkeer; er is nauwelijks een mogelijkheid om zelf iets in te brengen (16%)
8. Afspraken worden niet vastgelegd (13%)
9. Er is veel ruis (11%)
10. Ik word uitgenodigd voor vergaderingen die niet horen bij mijn functie (11%)
11. De vergadering wordt niet voorbereid (10%)
12. Er is geen duidelijke voorzitter (5%)

Peter s’Jongers, CEO van Protime: “Terwijl vergaderingen de kwaliteit van het werk zouden moeten verbeteren, kunnen ze een enorme tijdvreter zijn. Zo stoort maar liefst 39% van de Vlaamse respondenten zich aan het tijdverlies door nutteloze meetings.”

Vergaderen kan en moet efficiënter

Gezien deze frustraties, is het niet verwonderlijk dat 4 op de 10 respondenten vinden dat de efficiëntie van de vergaderingen in hun onderneming beter moet. Bijna de helft (49%) is op zich wel niet ontevreden over de vergaderingen, maar vindt toch dat er ruimte is voor verbetering.

En dat dringt stilaan ook door. Bijna 4 op de 5 respondenten (79%) geven aan dat er intussen op het werk actie wordt ondernomen om de vergaderingen beter te maken. Dit bijvoorbeeld door concrete actiepunten op te stellen (18%) en/of een strakke agenda en planning op te stellen (14%). Het aanstellen van een voorzitter (13%), sluit de top 3 van de maatregelen af.

“Om onze vergadertijd (werktijd) zo optimaal mogelijk te benutten, zijn er nog heel wat verbeteringen mogelijk. Zorg dat het doel van de vergadering duidelijk is, dat afspraken vastgelegd en opgevolgd worden en dat de agendapunten achteraf met alle deelnemers gedeeld worden. Enkel zo is vergaderen geen tijdverlies,” besluit Peter s’Jongers.

Bron & Methodologie : Dit online onderzoek werd uitgevoerd door het onderzoeksbureau MarktEffect in opdracht van Protime. 1.020 Vlaamse werknemers werden tussen 5 en 19 september 2018 bevraagd. Zij zijn een representatieve steekproef voor de totale beroepsbevolking in Vlaanderen. Alle deelnemers zijn tussen de 18 en 65 jaar oud en evenredig verdeeld over alle sectoren. De maximale foutenmarge bedraagt 3,1%.