Het onderzoeksinstituut Yougov bevroeg in opdracht van Comet Meetings 3000 werknemers (waaronder 1003 Belgen) over de manier van vergaderen in de 3 landen waar het bedrijf actief is: België, Frankrijk en Spanje. Sommige manieren van vergaderen komen in managementculturen van alle landen voor, maar er zijn ook zeer uiteenlopende praktijken en tendensen. In België wordt het nut van vergaderingen in twijfel getrokken, terwijl een grote meerderheid van de werknemers vraagt om de manier waarop zij hun vergaderingen organiseren te verbeteren.

Voor Comet, specialist op het gebied van co-meetings, vergaderingen en seminaries, is er, indien de intentie aanwezig is om in België te vergaderen, werk aan de winkel op het gebied van het organiseren en managen van vergaderingen.

Bevindingen van Belgische werknemers:

• 85% van de Belgische managers moet nog onnodig vergaderen
• 31% van de Belgen houdt nooit face-to-face vergaderingen
• 72% van de respondenten zou graag verbetering zien in het organiseren van vergaderingen
• 70% van de Belgen werd nog nooit opgeleid om een vergadering te leiden

“Vergaderingen zijn een belangrijk moment in een bedrijf. Deze studie toont aan dat het zijn volledige potentieel nog niet heeft bereikt,” aldus Victor Carreau, CEO van Comet Meetings. “Werknemers verwachten efficiëntere en beter voorbereide team momenten voor relevantere contactmomenten. Wij zijn klaar om werkgevers wegwijs te maken in de revolutie van de toekomst van werk.. Onze missie is ook om werkgevers bewust te maken van deze situatie”, besluit hij.

Belgische chronische vergaderitis, een aanhoudend syndroom

We vergaderen al te lang te veel. Tegelijkertijd komt er weinig bruikbaars uit: vergaderitis. Slechts 13% van de Belgische werknemers vindt al hun vergaderingen nuttig en een kwart vindt ze totaal nutteloos. Voor deze mensen vertegenwoordigt vergaderen een tijdverlies dat gemiddeld overeenkomt met één werkdag per week. Daarnaast zegt ook 85% van de Belgische managers dat ze nog steeds geconfronteerd worden met onnodige vergaderingen. Een betere organisatie van vergaderingen in het dagelijkse leven van de werknemers, of zij nu managers zijn of niet, is een reële verwachting: in België zegt bijna 72% van de werknemers deze verwachting te koesteren. Dit cijfer stijgt zelfs tot 82% voor de respondenten in Brussel.

Een gebrek aan voorbereiding

Hoewel de tijd die aan vergaderingen wordt besteed relatief belangrijk blijft, wordt deze nog niet optimaal benut om teamcohesie te bereiken en positieve prestaties te behalen. Toch zijn de verwachtingen hoog: 72% van de Belgen zou willen dat hun bedrijf de manier waarop ze vergaderen verbetert. Wat de voorbereiding van vergaderingen betreft, voegen de cijfers zich bij deze vaststelling: 70% van de werknemers in België heeft nooit een opleiding gekregen om vergaderingen te leiden. Slechts 46% van de managers heeft ten minste één keer een opleiding gevolgd. Er zijn in dit verband opmerkelijke regionale verschillen: werknemers in Brussel zijn het best voorbereid (40%), terwijl Wallonië (31%) en Vlaanderen op de laatste plaats komen (28%).

Voor Victor Carreau, CEO van Comet Meetings: “Als we de cijfers van deze studie van dichtbij bekijken, zien we dat 86% van de bevraagde Belgen vindt dat vergaderingen regelmatig overbodig zijn. Dit is een belangrijk cijfer, maar het weerspiegelt ook een noodzaak: ondernemingen moeten vergaderingen omvormen tot een collectief moment dat hen in staat stelt te socializen en te mobiliseren rond dedoelstellingen die ze willen halen. Om dit te bereiken zijn een duidelijke methode en opleiding nodig. De raison d’être van Comet Meetings is om haar klanten op het pad van de vergaderingen van morgen te zetten en onze locaties en de diensten die wij aanbieden zijn op deze doelstelling afgestemd. Onze teams gaan deze uitdaging elke dag aan. Daarom hebben wij onlangs de functie van Meeting Evangelist, Florian Guillot, in het leven geroepen om deze uitdagingen aan te gaan.”