De helft van de Belgische organisaties heeft een verplichte tijd- en aanwezigheidsregistratie voor al het personeel, nog eens 22% past dit alleen toe voor bepaalde groepen medewerkers.  Met 50% staat België bij de drie laagste op de lijst van de bevraagde landen. De verplichte tijd- en aanwezigheidsregistratie is het populairst in het VK, waar het in 63% van de gevallen van alle werknemers verwacht wordt. Nederland scoort het laagst voor verplichte tijd- en aanwezigheidsregistratie, met 42%. Daartegenover staat dat ze het hoogste scoren wat selectiviteit betreft: 23% van de bedrijven gebruikt de verplichte tijd- en aanwezigheidsregistratie er alleen voor bepaalde werknemers, in België is dat 22%. Van alle bevraagde landen scoorde Frankrijk het laagst bij de vraag of er een registratiesysteem is. De Belgische resultaten liggen sterk in lijn met de Europese gemiddeldes.

Over het algemeen wordt tijd- en aanwezigheidsregistratie minder vaak toegepast in bedrijven met minder dan 50 werknemers: 60% heeft zelfs helemaal geen tijd- en aanwezigheidsregistratie. Bij bedrijven met meer dan 50 werknemers gebruikt 92% tijd- en aanwezigheidsregistratie voor ten minste enkele werknemers.

Waarom tijd- en aanwezigheidsregistratie?

België gebruikt tijd- en aanwezigheidsregistratie vooral om financiële redenen en voor monitoring (36%), net als in Duitsland en het VK. ‘Omdat het wettelijk verplicht is’ (compliancy – 33%) staat op de tweede plaats, gevolgd door de vraag naar flexibiliteit (30%). Andere redenen zijn HR-efficiëntie (27%) en planning van de personeelscapaciteit (22%). België scoort het laagst van alle landen voor de planning van de personeelscapaciteit (22%) en HR-efficiëntie (27%).

Compliance en HR-efficiëntie worden vaker aangehaald in bedrijven met 100 of meer werknemers. In Frankrijk, Duitsland en Nederland worden de planning van de personeelscapaciteit en HR-efficiëntie vaker vermeld dan in de andere landen. In Frankrijk is compliancy meestal de hoofdreden, terwijl dat in Nederland de planning van de personeelscapaciteit is.

De registratie is niet verplicht voor alle werknemers

Sommige organisaties voeren tijd- en aanwezigheidsregistratie slechts voor bepaalde werknemers in. In dat geval hangt het in België meestal af van het functietype van de werknemer (55%) of het functieniveau (36%). Beide cijfers zijn hoger dan in de rest van Europa. Met 44% scoort Frankrijk opmerkelijk hoog voor tijd- en aanwezigheidsregistratie voor uitsluitend arbeiders. België scoort het laagst van alle landen op het vlak van gebruik van tijd- en aanwezigheidsregistratie voor uitsluitend bedienden (9%): de verschillen met Duitsland (37%) en Frankrijk (31%) zijn groot.
“België kent geen algemene verplichting tot tijdsregistratie. De wet legt wel een verplichting op in een aantal specifieke situaties, bijvoorbeeld voor bepaalde flexibele tewerkstellingsvormen zoals
gelegenheidswerknemers in de horeca. Ook legt de wet bij glijdende uurroosters een tijdsopvolging op. De werknemer bepaalt zelf het begin en het einde van zijn arbeidsprestaties en zijn pauzes, mits naleving van vastgelegde stam- en glijtijden. De werkgever kan registratie ook verplichten omdat de hoofdzetel het oplegt, of om gemakkelijker overuren te registreren,” verduidelijkt Geert Vermeir, juridisch adviseur bij SD Worx.

Peter s’Jongers, CEO van Protime: “Meer dan de helft van de Europese organisaties werkt al met tijd- en aanwezigheidsregistratie. Bijna een derde (32%) doet dit onder meer om het thuis- en telewerk van haar werknemers te faciliteren. Dit zal in de toekomst nog sterk toenemen en de vraag naar online tijdregistratiesystemen zal bovendien steeds vaker vanuit de werknemers zelf komen. In de huidige maatschappij, waar werk en privé steeds vaker door elkaar lopen, vragen werknemers meer flexibiliteit om zelf hun werktijd en -locatie te bepalen. In the war for talent hebben (online) registratietools dus een belangrijke rol te spelen.”

Over de survey – Gezamenlijk onderzoek door SD Worx en Protime. De online survey werd beantwoord door 502 senior professionals in België, Frankrijk, Duitsland, Nederland en het Verenigd Koninkrijk. Het doel was het gebruik en de houding betreffende tijd- en aanwezigheidsregistratie te meten in bedrijven en de redenen achter hun keuzes te achterhalen. De steekproef is representatief voor de specifieke lokale arbeidsmarkten en heeft eenzelfde samenstelling volgens statuut (arbeiders, bedienden en ambtenaren), geslacht, regio, werkregime, taal, diploma en organisatiegrootte als die van de actieve arbeidspopulatie in de betrokken landen.