Uit nieuw onderzoek van SAP Concur blijkt dat 69% van de Belgische werknemers zich zorgen maakt over de invloed van stijgende levenskosten en de inflatie op hun persoonlijke financiën. Het rapport gaat dieper in op het thema inflatie en schetst de uitdagingen waarmee bedrijven worden geconfronteerd als het gaat om het bieden van een goede werknemerservaring, de gevolgen van een verkeerde aanpak, en digitale tools die Europese (en dus ook Belgische) bedrijven implementeren om deze risico’s in de toekomst aan te pakken.

Terwijl de bezorgdheid over persoonlijke financiën in heel Europa toeneemt, nemen de spanningen tussen bedrijven en werknemers toe, nu zowel werkgevers als werknemers kosten proberen te besparen. Uit het onderzoek van SAP Concur blijkt dat 42% van de Belgische werkgevers hun medewerkers aanmoedigt om thuis te werken en zo te besparen op energiekosten op kantoor. Tegelijkertijd geeft 49% van de Belgische werknemers aan dat als hun werkgever het onkostenbeleid niet aanpast aan de stijgende inflatie, zij meer tijd op kantoor zullen doorbrengen om het energieverbruik thuis te verminderen.

Toch is er steun vanuit werkgevers, 44% van de Belgische werknemers verklaarde dat hun werkgever een eenmalige betaling heeft gedaan om hen te helpen met de hogere kosten verbonden aan de inflatie. Belgische werknemers zijn ook transparant over wat hun lasten zal helpen verlichten. 77% van de ondervraagden zegt dat een hoger salaris of een loonsverhoging hun werkplezier zou vergroten, terwijl 47% zegt dat flexibele werktijden ook gunstig zouden zijn. Voor 58% zou een eenmalige uitkering voor de kosten van levensonderhoud helpen, en 31% geeft aan dat benzinevouchers of een mogelijkheid om de kosten van woon-werkverkeer te vergoeden welkom zouden zijn.

Onkostenbeleid

Verder bleek uit het onderzoek van SAP Concur dat uitgestelde onkostenvergoedingen een bedreiging vormen voor de persoonlijke financiën van werknemers. Moeilijke financiële processen kunnen ook het financiële welzijn van werknemers ondermijnen. Veel bedrijven maken niet de nodige aanpassingen om hierbij te helpen. Uit het onderzoek blijkt dat:

60% van de werknemers zich zorgen maakt dat vertraagde onkostenvergoedingen gevolgen hebben voor persoonlijke financiën. Financiële en HR-besluitvormers zijn het hier gedeeltelijk mee eens: 30% zegt dat de huidige economische situatie ertoe kan leiden dat kosten van werknemers te laat worden betaald, waardoor het personeel niet meer kan rondkomen.

46% van de werknemers zegt dat het terugvorderen van onkosten zo moeilijk en/of tijdrovend is, dat zij kleinere bedragen niet in rekening brengen. 66% is bezorgd dat zij financieel verlies lijden door niet-geclaimde uitgaven (bv. ontbrekende bonnetjes, vergeten op tijd in te dienen).

Het onkostenbeleid kan bijdragen aan de tevredenheid van werknemers tijdens een kosten crisis, maar toch zijn er maar weinig bedrijven die dit aanpassen. 26% van de HR- en financiële besluitvormers geeft aan dat werknemers ontevredener kunnen worden als zij hun onkostenbeleid niet aanpassen aan de inflatie.
Werknemers maken zich ook zorgen dat ze bij het declareren van onkosten de fout in gaan. 46% vreest dat hun managers slecht over hen zal denken als hun onkostendeclaraties hoog zijn. 50% vreest dat zij onbedoeld fraude plegen door fouten te maken of ongeoorloofde aankopen te doen. 62% maakt zich zorgen dat een manager in de problemen komt als zij hun onkosten verkeerd declareren.

Pino Spadaro, Head of SAP Concur Benelux, legt uit: “De kostencrisis maakt het voor bedrijven nog belangrijker om het bestaande hybride werkbeleid en de onkostenbeheerprocessen ter discussie te stellen. Beleid en processen die misschien niet ideaal maar wel algemeen aanvaard waren, kunnen nu problematisch worden voor de werknemerservaring.
Onkosten spelen een ondergewaardeerde rol bij de betrokkenheid van medewerkers: ze geven aan dat organisaties waardering hebben voor de medewerker en dat ze bereid zijn om voor het welzijn van medewerkers te zorgen. Maar onkostenprocessen brengen ook veel zorgen met zich mee voor werknemers – of dat nu de angst is om per ongeluk fraude te plegen of de angst om niet op tijd vergoed te worden. Automatisering kan processen helpen versnellen en veel van de ongerustheid in verband met onkosten wegnemen, maar toch vertrouwen veel bedrijven te veel op handmatige processen. Op de vraag hoe hun bedrijf het declaratieproces zou kunnen vereenvoudigen, antwoordt 52% van de werknemers dat automatisering de meest populaire optie is.”

Bron: het rapport ‘Onkostenbeheer in tijden van inflatie: hoe verbeter je de werknemerservaring’ is gebaseerd op de meningen van 2.500 werknemers die regelmatig reizen voor hun werk, evenals 750 financiële besluitvormers en 750 HR-besluitvormers binnen bedrijven. Het onderzoek werd uitgevoerd in Frankrijk, Duitsland, Oostenrijk, Italië, de Benelux, Scandinavië, Spanje en het VK, door Coleman Parkes in juli en augustus 2022.