De eerste kaap is bereikt in de modernisering van de loonverwerking bij onze federale overheid, met de lancering van de nieuwe SAP-loonmotor voor vier federale overheidsdiensten, goed voor 3.200 medewerkers. SD Worx realiseerde de ontwikkeling voor PersoPoint, inclusief de integratie met de bestaande Peoplesoft toepassing voor personeelsdossiers. Naast een foutloze loonverwerking krijgen de medewerkers ook een beter leesbare weddefiche met meer details.

Het Directoraat-Generaal PersoPoint beheert de personeels- en loonadministratie van de FOD Beleid en Ondersteuning en van meer dan 50 andere federale en parastatale werkgevers. Via een openbare aanbesteding werd de opdracht voor de modernisering van de loonverwerking gegund aan SD Worx.

Kristien Van den Bon, verantwoordelijk voor publieke sector bij SD Worx: “Sinds 1 april draait de loonberekening van meer dan drieduizend medewerkers van vier federale overheidsdiensten op de nieuwe loonmotor gebaseerd op SAP HCM, die we integreerden met Peoplesoft. Het gaat om de FOD Beleid en Ondersteuning, de POD Maatschappelijke Integratie, de FOD Mobiliteit en de Regie der Gebouwen. In totaal zullen we samen met PersoPoint in totaal meer dan 70.000 medewerkers, uit 50 instellingen in fasen aansluiten. Als hoofdaannemer zijn we fier mee te bouwen aan de modernisering van hr in de publieke sector dankzij onze grondige technische, functionele en juridische kennis van onze Belgische federale overheid.”

Personeelsdossiers en loonsverwerking voortaan geïntegreerd

Liliane Verreyen, Directeur van PersoPoint is trots: “Deze nieuwe loonmotor is veel meer dan een machine die correct en tijdig de lonen van alle ambtenaren uitbetaalt. Voor het eerst is het hr-systeem naadloos gekoppeld aan de loonmotor. We hoeven hr-informatie nog slechts op één plek in te geven en automatisch wordt alles verwerkt in de loonmotor. Hierdoor is er minder kans op fouten en de doorlooptijd is korter. We kunnen de looncyclus later afsluiten en werken efficiënter. Ook de naverwerking loopt volledig automatisch zoals de integratie met het digitaal personeelsdossier, toegankelijk voor de werknemers voor het raadplegen van onder andere hun loonbrief en de volledige integratie met de federale boekhouding op SAP Finance.”

SD Worx vult aan: “Nochtans is de complexiteit niet te onderschatten: meerdere statuten en werkroosters met uiteenlopende loonvoorwaarden, de impact van de nieuwe geldelijke loopbaan, om maar paar van de talrijke voorbeelden te noemen. De overheid biedt ook veel interne mobiliteit; alle wijzigingen in een personeelsdossier hebben een impact op de loonverwerking.”

Datakwaliteit eerst op punt

“We investeerden veel tijd om de data in de twee systemen te matchen. Onze experten, dossierbeheerders en interne klanten hebben hard gewerkt om deze data op te kuisen”, legt Liliane Verreyen uit. Ze vervolgt: “Zonder kwalitatieve data konden we dit resultaat niet bereiken. Gaandeweg groeide het vertrouwen. Met de opgebouwde expertise en teamkracht kijken we verder vooruit. Er is nog veel werk voor de boeg, om de andere federale en parastatale organisaties gradueel aan te sluiten bij ons centrale beheerssysteem en ze te begeleiden bij de overstap naar de nieuwe loonmotor.”

Geslaagde implementatie

“We kregen achteraf heel weinig vragen van de medewerkers: dat is een goed teken,” stelt PersoPoint tevreden. “Het enige wat zichtbaar mag zijn voor de medewerkers, is de nieuwe ‘weddefiche’, de loonbrief die nu in een modern aantrekkelijk jasje zit en meer details bevat. Het perfecte uithangbord van het project intern. Geen toevalstreffer, na meer dan anderhalf jaar van grondige user acceptance testing en parallel testing. Het resultaat is geslaagd.”