In de dynamische wereld van werk en deadlines kunnen zich talloze uitdagingen voordoen die onze productiviteit en efficiëntie in gevaar brengen. Zitten er voor jou te weinig uren in de dag en zie je door de bomen het bos niet meer? Evi Melkenbeke, HR & Payroll Manager bij staffing specialist Walters People, overloopt enkele van de meest voorkomende uitdagingen op vlak van time management, en geeft hierbij praktische adviezen om deze te overwinnen en je workflow te optimaliseren.

Uitdaging 1: je collega’s komen met verzoeken of vragen op drukke momenten – Tijdens drukke momenten is het verleidelijk om je collega’s te vragen hun verzoeken via mail te sturen. Dit kan echter snel leiden tot een overvolle mailbox, waardoor je mogelijk zaken uit het oog verliest. “Het is in plaats daarvan effectiever om collega’s te vragen om een uurtje later terug te komen met hun vragen of om op een geschikter moment te bellen. De kans bestaat dat de vraag een uur later al is opgelost, of toch niet zo dringend of belangrijk bleek,” vertelt Evi. “Het is belangrijk om te onthouden dat het de verantwoordelijkheid van je collega’s is om bij jou terug te komen, niet andersom. Hierdoor blijft je inbox opgeruimd en kun je je richten op wat belangrijk is.”

Uitdaging 2: je durft niet neen zeggen uit schrik om onsympathiek over te komen – Alles draait rond de manier waarop je neen zegt. “Hoe je iets zegt, is vaak net zo belangrijk als wat je zegt. Het is dus cruciaal om tactvol te zijn in je afwijzingen. Bijvoorbeeld, in plaats van direct ‘nee’ te zeggen, kun je een voorstel doen zoals: ‘Ik ben momenteel bezig met een belangrijk project, zou iemand anders dit misschien kunnen afhandelen?’ Of je kunt een ander tijdstip voorstellen. Door je ondanks de afwijzing hulpvaardig op te stellen, krijgt de andere persoon ruimte om na te denken en voorkom je dat je als onsympathiek wordt ervaren.”

Uitdaging 3: je collega is weinig beschikbaar voor overleg – “Het is belangrijk om contactmomenten te plannen wanneer je met anderen samenwerkt, om te voorkomen dat collega’s onbereikbaar zijn wanneer je informatie nodig hebt. In plaats van simpelweg een e-mail te sturen en te wachten tot ze reageren, is het nuttig om afspraken vast te leggen om informatie uit te wisselen. Dit zal meer structuur brengen in je workflow. Uiteraard is het ook essentieel om van tevoren deadlines af te spreken.”

Uitdaging 4: je deadline blijkt niet haalbaar – Hoe voorkom je dat je je leidinggevende moet teleurstellen omdat je een deadline niet gaat halen? “Een effectieve planning en duidelijke communicatie zijn hierbij essentieel,” zegt Evi. “Neem de tijd om te beoordelen of en wanneer je de opdracht in je schema kunt opnemen en koppel daarna terug naar je leidinggevende. Het is belangrijk om eerlijk aan te geven wanneer je ziet dat je de deadline niet haalt en te komen met een nieuw voorstel, bijvoorbeeld: ‘Het lukt me niet om dit vandaag af te ronden. Zou het mogelijk zijn dat iemand me hierbij helpt?’ Je leidinggevende zal dit waarderen, in tegenstelling tot een last-minute melding dat je de deadline niet zult halen.”

Uitdaging 5: je vervalt makkelijk in niet-efficiënte gewoonten – We hebben allemaal wel eens de neiging om terug te vallen in oude patronen. Bewustwording is hierbij de sleutel: leer jezelf betrappen op inefficiënte gewoonten. Bijvoorbeeld, als je merkt dat je herhaaldelijk naar je telefoon grijpt terwijl je aan een e-mail werkt, kun je een keuze maken: blijf je hangen in deze slechte gewoonte of focus je op je taak? Evi: “Onthoud dat niemand perfect is, en het is oké om af en toe terug te vallen in oude gewoonten. We zijn geen robots.”

Uitdaging 6: je bent te veel bezig met ad hoc zaken en komt niet toe aan je to-do lijst – Ad hoc zaken zijn vaak dingen die we óf eerder hadden kunnen doen óf het zijn niet urgente en niet belangrijke dingen. Een to-do lijst afwerken van boven naar beneden, werkt in feite niet. “Je kunt het zien als een bak met keien en grind. De keien zijn de grote, belangrijke en urgente zaken die écht gedaan moeten worden. Het grind zijn de ad hoc zaken, de rompslomp. Als je niet oplet, ben je al snel alleen bezig met het grind. Het is dus belangrijk om een stap terug te nemen en voor jezelf op een rij te zetten welke dingen belangrijk zijn om te doen. Dit zijn die keien, de zaken die prioriteit hebben. Zorg dat je deze zaken inplant. Zo kom je er écht aan toe. De ad hoc zaken, het grind, kan je dan tussendoor doen.”

Uitdaging 7: slechte planning door je leidinggevende leidt tot extra werk – Dit komt weer neer op goed plannen en communiceren. “Kijk of je tijd hebt in je dagplanning om je leidinggevende te ondersteunen en wees eerlijk als dit niet zo is,” adviseert Evi. “Leg hierbij duidelijk uit waarom je geen tijd hebt. Ook hier kun je je nee subtiel verpakken in een vraag: ‘Ik heb hier vandaag geen tijd voor in mijn planning. Hou zou je het vinden als ik dit naar morgen doorschuif?’ Onthoud: een slechte planning van je leidinggevende is niet jouw probleem. Natuurlijk moet je flexibel opstellen, maar als het nodig is kun je ook tegen je leidinggevende nee zeggen.”

Uitdaging 8: je moet vaak je planning omgooien voor urgente taken – Zorg ervoor dat je in je planning rekening houdt met urgente zaken, zodat er ruimte is om te schuiven. Overweeg bijvoorbeeld om dagelijks een uur in te plannen om onverwachte zaken af te handelen. Belangrijk is wel dat je na afloop evalueert: was dit inderdaad urgent en belangrijk, of was het uitgesteld en had ik het eerder kunnen doen? Dit helpt je bewust te worden van je patronen en in de toekomst effectiever te plannen. “Stel je bijvoorbeeld voor dat je tijdens het werken aan een belangrijk project een telefoontje krijgt. Vraag jezelf dan af: moet ik hier nu prioriteit aan geven, of is het beter om eerst verder te gaan met mijn project? Vaak zijn zaken wel belangrijk maar niet dringend, en kunnen ze later worden ingepland,” besluit Evi.