Uit nieuw Europees onderzoek van Ricoh blijkt dat slechts één op de vijf kantoren een beleid heeft voor hybride werken. Werknemers zijn nog steeds terughoudend over een voltijdse terugkeer naar kantoor, wat het belang van flexibel hybride werken voor organisaties onderstreept. Toch blijkt uit het onderzoek dat werkgevers de kans niet grijpen om workflows te automatiseren en kantoorruimtes te upgraden als onderdeel van hun hybride werkstrategie.

Voor het onderzoek, uitgevoerd door Opinium in opdracht van Ricoh Europe, werden 3.000 kantoormedewerkers werden 3.000 kantoormedewerkers uit de Europese lidstaten ondervraagd. De cijfers tonen aan dat de meeste Europese werknemers niet terug willen naar hun voltijdse kantoorplek en voorstander zijn van hybride werken. Alleen blijken werkgevers daar niet op voorbereid te zijn. Slechts één op de vijf (19%) ondervraagde medewerkers zegt dat hun werkplek een beleid voor hybride werken heeft ingevoerd.

Tegelijkertijd belemmeren ontoereikende technologie en onvoldoende collaboratieve werkomgevingen het flexibel werken. Minder dan de helft (45%) zag op het werk een toename van communicatietechnologie in vergaderruimtes om hybride werken te bevorderen, terwijl bijna één op de vier (23%) zegt dat de hoeveelheid samenwerkingsruimte in hun kantoor is afgenomen. Bovendien is slechts één derde (32%) van mening dat er een toename is van veilige toegang tot apparatuur, zoals lockers voor het ophalen van IT-apparatuur, zonder dat men een collega persoonlijk hoeft te ontmoeten.

In een tijd waarin de vraag naar talent ongekend hoog is, voelt meer dan één derde van de werknemers (36%) zich door hun werkgever onder druk gezet om terug te keren naar kantoor – een stijging van 29% ten opzichte van een soortgelijk onderzoek dat in 2020 werd uitgevoerd. Bijna twee derde (64%) is van mening dat het in 2022 de keuze van het individu moet zijn om terug te keren naar kantoor.

Eric Gryson, CEO van Ricoh België en Luxemburg: “Het aanbieden van de juiste samenwerkingstools om een positieve werkervaring te creëren voor iedereen, ongeacht waar ze zich bevinden, is van vitaal belang voor werkgevers om de beperkingen te verlichten. Doet men dit niet, dan dreigt er een ervaringskloof te ontstaan tussen degenen die op kantoor werken en degenen die op afstand werken.”

Belangrijk is dat het vertrouwen tussen bedrijven en hun werknemers in de loop van de pandemie is verbeterd. Bijna twee derde (64%) van de werknemers denkt dat hun werkgevers meer vertrouwen hebben in hun vermogen om gemotiveerd en productief te blijven als ze op afstand werken – een stijging van 23% ten opzichte van een soortgelijk onderzoek in 2021.

Eric Gryson voegt toe: “Na twee jaar van beperkingen, blijft de wereld van werk evolueren. Werknemers kijken terecht naar hun werkgevers om deze verandering op het werk te leiden. Het onderzoek toont aan dat werkgevers een lange weg hebben afgelegd in het opbouwen van vertrouwen met hun werknemers. Het creëren van een werkplek die hybride werken echt omarmt, is de volgende belangrijke stap op deze weg. Hoewel het veel voordelen biedt om mensen in dezelfde ruimte te laten samenwerken, zal hybride werken in de nabije toekomst niet meer weg te denken zijn. Nu investeren in hybride werken is een investering in de toekomst en zal de productiviteit verbeteren en helpen bij het behouden van talent.”

Bedrijven investeren nog te weinig in automatisering

Momenteel heeft slechts 11% van de kantoormedewerkers toegang tot workflow automatiseringstools, terwijl 44% aangeeft dat er het afgelopen jaar geen verandering is opgetreden in de investeringen van hun bedrijf in tools om taken of processen te automatiseren. Dit ondanks het feit dat de meerderheid (69%) zegt dat het automatiseren van processen hun werk beter maakt – een verschuiving ten opzichte van de sceptische houding ten aanzien van digitalisering van de werkplek van vóór de pandemie.

Hybride werk biedt werkgevers een grote kans om de werknemerservaring en de productiviteit te verbeteren door arbeidsintensieve en alledaagse taken en processen te automatiseren. Maar ze lopen het risico de boot te missen als ze niet de hulpmiddelen en procedures omarmen die hybride werken tot een succes kunnen maken en aan de behoeften van de werknemers kunnen voldoen.

Teveel aan platformen leidt tot frustratie

Bijna de helft van de werknemers (49%) zegt dat ze productiever zouden zijn als hun administratieve last niet zo groot was. Toch is twee vijfde (42%) in de war door het aantal technologieplatforms dat ze geacht worden te gebruiken, en zegt dat deze extra tools hun werkdruk juist verhogen in plaats van deze te stroomlijnen. Dit onderstreept de noodzaak voor werkgevers om een adviserende aanpak te hanteren bij het overwegen van de technologie en systemen die het beste zijn voor hun mensen. Een teveel aan platforms zou talent al snel kunnen frustreren en ertoe kunnen leiden dat ze elders op zoek gaan naar mogelijkheden.

Nu werkgevers werknemers proberen aan te moedigen om terug te keren naar kantoor, is het van vitaal belang om processen op te zetten die deze overgang vergemakkelijken. Meer dan de helft van de Europese kantoormedewerkers (54%) denkt echter dat er geen verandering is gekomen in het bedrag dat wordt geïnvesteerd in bureau- en kamerreserveringssystemen. Nu veel bedrijven hun kantooroppervlak willen inkrimpen, kan een gebrek aan of een ingewikkeld proces voor het boeken van bureaus betekenen dat werknemers op kantoor aankomen zonder een geschikte werkruimte. Dit draagt natuurlijk bij aan het creëren van een slechte ervaring en een ontmoediging om terug te keren naar de fysieke werkplek.

Eric Gryson: “De waarde van technologie en automatisering wordt alom gezien als het vrijmaken van tijd om aan waardevollere activiteiten te werken, mits het efficiënt geïmplementeerd werd. Als werkgevers er uiteindelijk niet in slagen om automatisering in hun hybride werkstrategieën voor de lange termijn te verweven, lopen ze mogelijk een belangrijke kans mis om hun activiteiten te verbeteren en tegelijkertijd het moreel en de productiviteit van het hele personeelsbestand te verhogen.”