En général, l’été, de nombreux employeurs ont du mal à motiver et à retenir l’attention de leur personnel. Les entreprises doivent préparer en amont la période des congés des employés pour assurer la continuité de l’activité, tout en évitant de les contacter pendant leurs périodes de repos.

Les experts d’Hogan Assessments, acteur mondial des évaluations de personnalités des candidats et du conseil aux dirigeants, ont identifié les principaux domaines qui contribuent à assurer une bonne planification des congés et partagent des conseils pour la mise en application de stratégies pour couvrir ces domaines de manière optimale.

Conseil n°1 : Proposez au employés peu expérimentés de se charger de davantage de responsabilités

« Les congés d’un employé peuvent représenter une occasion en or de former un autre membre de l’équipe. L’été peut être le moment idéal de proposer à des membres peu expérimentés de l’équipe de se charger de responsabilités
supplémentaires et d’acquérir de nouvelles compétences, pendant qu’ils remplacent des employés plus expérimentés, » observe le Dr Ryne Sherman, directeur en chef des sciences, chez Hogan Assessments et animateur de The
Science of Personality Podcast. L’été, l’engagement des employés ayant tendance à faiblir, les dirigeants devraient utiliser cette période pour parler de possibilités d’amélioration avec le personnel désireux de cela. Les remplacements sont essentiels lorsque des membres de l’équipe partent pendant une longue période. Cela donne à des employés peu expérimentés une excellente possibilité de formation, en leur permettant de prendre en charge les tâches de collègues expérimentés. « Veillez simplement à ne pas surcharger le remplaçant de l’employé en congé et à lui apporter un soutien adéquat, car personne ne doit se sentir épuisé ni multiplier par deux sa charge de travail, » poursuit le Dr Sherman.

Conseil n°2 : Évaluez les besoins de votre entreprise bien avant l’été

Avant d’accepter les demandes de congé, les dirigeants doivent réfléchir à la quantité de travail que leurs équipes devront accomplir pendant les mois d’été. De nombreux facteurs doivent être examinés du point de vue de l’entreprise, dans le but de déterminer le niveau d’activité pendant les mois où il y a le plus de congés. Si une ou deux semaines sont particulièrement chargées, les dirigeants pourraient demander à ce que personne ne voyage à ce moment-là, sauf urgences.

Cela peut paraître évident, mais la communication est cruciale quand on tente de coordonner les emplois du temps d’un groupe étendu de personnes. Les dirigeants peuvent éviter de nombreux conflits en demandant à chaque employé quels sont ses projets pour les vacances. De plus, les planificateurs de congés ou les calendriers que chaque employé doit remplir permettent de mieux visualiser les demandes de l’équipe et de repérer un éventuel manque de personnel.
« En planifiant et en adoptant une approche préventive, les entreprises peuvent s’assurer un été plus tranquille. Par exemple, si plusieurs employés prévoient d’être en congé la même semaine, il pourrait être avantageux de demander si l’un d’eux serait prêt à avancer ou reculer ses congés. Cela peut parfois s’avérer impossible mais, souvent il est surprenant de constater à quel point des employés sont flexibles si la communication est fluide » explique le Dr Sherman.

Conseil n°3 : Accompagnez vos collaborateurs qui reviennent de congé

Il peut parfois être difficile de reprendre le travail après les vacances. Avec une boîte de réception pleine à craquer, des échéances qui se chevauchent, et une certaine fatigue synonyme de vacances pleinement vécues, les exigences du bureau peuvent stressantes, même pour les employés les plus endurants.

« Le retour au travail, après les congés, peut être un moment qui ne les enchante pas, ou même qu’ils redoutent, ce qui n’est bon ni pour leur moral ni pour la productivité. Il faut que les dirigeants veillent à ce que leurs employés restent motivés pendant l’été, surtout à leur retour de congé, » observe le Dr Sherman. Une façon simple de remonter le moral des employés, et de les aider à prioriser leurs tâches, consiste à organiser des réunions officieuses de « reprise », le matin de leur retour de vacances. Les discussions dans ces réunions peuvent porter sur une mise à jour rapide concernant l’avancement des projets, les événements ou les informations importantes durant leur absence. De plus, les dirigeants peuvent aider les employés à dresser la liste des tâches urgentes, afin qu’ils sachent ce qui doit être fait immédiatement et ce qui pourra être repoussé.
« Les réunions de ce genre peuvent renforcer l’idée que les membres de l’équipe sont entendus et soutenus, ce qui contribue à réduire leur stress et facilite la transition entre les congés et la reprise du travail, » conclut le Dr Sherman.

Source: Hogan Assessments