L’environnement de travail est définitivement un élément perturbateur pour la concentration des travailleurs. Dans l’économie de la connaissance, nous sommes distraits de nos activités de manière quasi permanente. Malgré cela, la tendance aux espaces ouverts est dominante aujourd’hui. Peut-on transformer la configuration de nos bureaux et améliorer la productivité des équipes par ce biais?

Une étude menée par l’institut IPSOS pour le compte d’une entreprise spécialisée dans l’aménagement d’espaces de travail rappelle que les constats posés en matière de déconcentration de nos travailleurs sont dûs en grande partie « à un manque de compréhension du mode de fonctionnement du cerveau humain et de la façon dont nos collègues peuvent réguler leur manque d’attention ». Cette analyse comprend une méta-analyse de l’examen neuroscientifique et cognitif, complétée par une étude propre sur le comportement des travailleurs de la connaissance et sur le manière dont le ‘travail’ évolue.

« Quelqu’un qui exécute un travail nécessitant une grande concentration dans un espace ouvert, est généralement interrompu ou distrait toutes les onze minutes, sans compter le temps qu’il faut ensuite pour se replonger entièrement dans le travail en question », déclare Donna Flynn, vice-présidente de Steelcase Workspace Futures. « La distraction et l’impuissance à se concentrer exercent un impact négatif sur la productivité, l’implication, le bien-être et les prestations générales au sein des organisations. Nous aspirons à devenir plus effectifs, mais plus nous essayons, plus notre cerveau semble se fatiguer. Un manque de concentration et de focalisation semble être un phénomène mondialement connu parmi les travailleurs de la connaissance, tout particulièrement parce qu’ils ne comprennent guère ce qu’est “l’attention” et à quoi elle sert, du fait qu’ils ne savent pas comment réguler leur courbe d’attention et du fait aussi qu’ils ont un accès trop limité à des espaces de travail compatibles avec leur état d’esprit et avec la façon dont le cerveau humain fonctionne. »

De l’étude, il apparaît clairement que le cerveau possède une capacité énergétique limitée et qu’il exploite vingt pour cent de notre énergie corporelle totale. Il lui est donc physiquement impossible de rester entièrement concentré huit heures durant et d’offrir une productivité maximale et le meilleur rendement possible. La réalité, c’est que la courbe d’attention de notre cerveau adopte un rythme naturel durant la journée, fait de hauts et de bas. Si nous en étions davantage conscients, nous pourrions y adapter notre comportement.

De l’étude, il ressort par exemple que le multitâche ne génère qu’une diminution de la productivité et une détérioration des résultats. Des formations sur la méditation de pleine conscience (mindfullness) peuvent aider à atteindre une focalisation à la fois meilleure et plus longue. L’environnement de travail peut lui aussi jouer un rôle positif, dans le sens où il peut aider à faire de meilleurs choix adaptés au mode de fonctionnement de notre cerveau. « Un environnement de travail correct comprend des espaces favorisant la concentration, la détente, la collaboration, l’inspiration et la quiétude. L’environnement de travail et le cerveau se rejoignent ainsi de manière naturelle, ce qui nous permet finalement de réfléchir mieux » précise les analyses de l’étude.

Ceux-ci ont identifié trois modes cérébraux avec les comportements et circonstances connexes. Si les travailleurs de la connaissance parviennent à basculer régulièrement au cours de la journée entre ces trois modes, ils pourront mieux réguler leur manque d’attention.

Focus – Pour atteindre la concentration maximale, il convient de minimaliser les distractions externes et les pensées internes qui se manifestement spontanément. Chaque fois que nous sommes distraits, nous consommons en effet un fragment de notre capacité cérébrale limitée et offrons au système limbique l’opportunité de saper notre concentration. Le système limbique est la partie du cerveau qui veille notamment à ce que nous réagissions vite aux perceptions de notre mécanisme de survie. Voilà qui explique pourquoi nous levons quasi automatiquement la tête, lorsque quelqu’un passe devant nous par exemple ou que le téléphone proche se met à sonner. Dans les bureaux ouverts actuels, cela peut générer de nombreuses pertes de concentration. Tout environnement de travail devrait dès lors aussi être équipé d’espaces où les gens peuvent travailler sans être dérangés, que ce soit individuellement ou en équipe, et empêchant à tout le moins les distractions de l’extérieur.

Régénération & Inspiration – Il est important de reconnaître que la distraction n’est pas toujours négative, parce qu’elle permet aussi à notre cerveau de se reposer et de se détendre. Même si la rêvasserie a en général une connotation négative dans le monde professionnel, elle exerce donc bien une fonction. Le contact informel avec les collègues, les espaces café et lunch et les endroits de détente aident les travailleurs de la connaissance, qui sont cognitivement sous pression, à se relaxer et à trouver une nouvelle inspiration.

Activation – Le mouvement accroît la teneur en oxygène du cerveau et stimule ainsi son fonctionnement. De l’étude, il apparaît que less gens qui travaillent à un bureau équipé d’un tapis de marche, répondent 35 pour cent mieux aux questions que les gens assis à un bureau normal. Steelcase plaide par conséquent pour des espaces accessibles qui stimulent les gens à bouger régulièrement en cours de journée, pour rester en forme tant physique que mentale.

(*) Enquête Ipsos effectuée à la demande de Steelcase dans 17 pays en 2014