Le processus d’intégration des nouveaux collaborateurs a évolué. Selon le rapport du Top Employers Institute, intitulé On-Boarding – HR Insights Report, les entreprises réalisent (enfin?) que celui-ci a une influence cruciale sur le soutien des nouveaux collaborateurs. Prolongation de la période d’intégration, plus grande implication des cadres supérieurs, évaluation de l’efficacité du programme d’intégration… Quelles sont donc les évolutions significatives de ce moment-clé dans la carrière des travailleurs ?

Les conclusions du rapport sont basées sur un échantillon de 600 organisations issues de 102 pays qui ont été certifiées « Top Employer » par le Top Employers Institute. Les organisations étudiées emploient toutes plus de 3 000 travailleurs à l’échelle locale ou plus de 5 000 à l’échelle mondiale. L’intégration est le processus au cours duquel les nouveaux collaborateurs découvrent leur nouvelle fonction, l’organisation ainsi que les aspects sociaux et liés aux prestations qui sont importants pour bien fonctionner au sein de l’organisation.

Les cinq évolutions sont les suivantes :

D’un événement à un processus.
L’intégration avait auparavant lieu durant les deux ou trois jours qui suivaient l’entrée en fonction du nouveau collaborateur au sein de l’entreprise. En revanche, les Top Employers entament déjà l’intégration pendant la phase de recrutement et la laissent se poursuivre durant 3 à 6 mois après l’entrée en service ; chez certains, la période d’intégration dure même 12 mois. L’intégration prend également une plus grande ampleur. Le processus reste certes concentré sur la fonction, la politique RH et les procédures, mais il se focalise aussi de plus en plus sur les connexions internes :

– Le recours aux médias sociaux (réseaux) internes/externes est passé de 72 % en 2015 à 81 % en 2016
– L’attribution d’un tuteur au nouveau collaborateur est devenue plus populaire : de 61 % en 2015 à 66 % en 2016
– En 2015, 63 % des entreprises ont organisé des événements sociaux de networking pour les nouveaux collaborateurs, contre 71 % en 2016
– En 2015, 61 % des entreprises ont utilisé le partage d’expérience via les médias sociaux, contre 69 % en 2016
– En 2015, 55 % des entreprises ont organisé une réunion de suivi après un an de travail ; ce pourcentage est passé à 62 % en 2016.

Vers une approche plus holistique.
Les premières impressions des nouveaux collaborateurs au sujet de leur nouvel employeur sont déterminantes. Une intégration efficace doit dès lors aborder les trois aspects clés suivants :

– le contexte de l’entreprise (la mission et la vision ; stratégie, branding, positionnement et éventuels défis) ;
– le contexte situationnel (l’emploi ; attentes, résultats et comment réussir) ;
– le contexte culturel (les valeurs de l’entreprise : comment elles sont respectées et en quoi elles façonnent les activités de l’entreprise)

Implication plus active des cadres supérieurs.
Les cadres supérieurs jouent un rôle important dès le premier jour : ils inspirent les nouveaux collaborateurs et les aident à comprendre la stratégie de l’entreprise.

– En 2015, 56 % des Top Employers ont veillé à ce que les nouveaux collaborateurs rencontrent le CEO/la direction de l’entreprise ; ce pourcentage est passé à 58 % en 2016
– 85 % des participants veillent à ce que les nouveaux collaborateurs aient un entretien avec leur manager à un stade précoce du processus d’intégration
– Pour 86 % de la population étudiée, l’importance de l’intégration des nouveaux travailleurs est activement promue par la direction
– 92 % des entreprises tiennent les cadres supérieurs pour responsables du succès des programmes, un pourcentage en hausse par rapport à 2015 (84 %)

L’intégration passe au numérique.
La technologie joue un rôle central dans la rationalisation du processus d’intégration. C’est en effet un moyen rapide et facile de traiter le travail administratif habituel. La technologie permet par ailleurs d’identifier les besoins d’apprentissage, de développer un trajet et de créer des modules d’e-learning spécifiques, et grâce à elle, les collaborateurs peuvent activement se contacter et partager des informations.

– 34 % des participants proposent déjà une plateforme indiquant l’avancement de toutes les tâches et activités
– 88 % utilisent un portail contenant toutes les informations utiles pour l’intégration des nouveaux collaborateurs
– 18 % ont recours à une plateforme d’intégration en ligne/virtuelle avant le premier jour de travail

Compréhension : amélioration des programmes fondée sur des données.
L’impact et l’efficacité du programme sont mesurés. Deux domaines importants à examiner sont les progrès du travailleur et les éventuels points d’amélioration du processus d’intégration. Les sujets mesurés sont :

– Première impression : 57 % en 2015 ; 60 % en 2016.
– Évaluation de l’expérience d’intégration par les collaborateurs : 63 % en 2015 ; 74 % en 2016.
– Évaluation par le département RH : 59 % en 2015 ; 71 % en 2016.
– Rapports sur les KPI : 60 % en 2015 ; 70 % en 2016.

Le processus d’intégration existe aussi chez les Top Employers belges actuels. EDF Luminus utilise par exemple une application Discovery. Les nouveaux collaborateurs sont désormais bien préparés avant leur entrée en fonction ; avant leur premier jour de travail, ils ont accès à de nombreuses informations utiles sur EDF Luminus et peuvent déjà préparer, voire traiter, une série de tâches administratives. Les nouveaux collaborateurs peuvent déjà interagir avec leurs futurs collègues via l’application.

Quand des KPI étaient utilisés, c’était souvent pour mesurer l’efficacité opérationnelle, comme l’achèvement de l’intégration en temps voulu. Les entreprises vont à présent aussi mesurer l’effet des programmes, par exemple l’évolution de la rétention durant la première année.

David Plink, CEO du Top Employers Institute, ajoute : « Les préférences et les attentes des collaborateurs évoluent. Ils ont accès à des informations sur l’employeur qui montrent s’il est probable ou non que l’entreprise soit un bon employeur. L’ancienne approche de l’intégration n’est de ce fait plus pertinente. L’intégration a évolué d’un événement organisé le premier jour vers un processus d’apprentissage continu, avec l’intégration sociale et culturelle comme élément clé, tout comme les cadres supérieurs, qui jouent un rôle actif. »

Les conclusions de l’On-Boarding – HR Insights Reportsont soutenues par les résultats de l’enquête sur les meilleures pratiques RH des Top Employers. Cette enquête analyse l’environnement RH d’organisations du monde entier en termes de stratégie, de mise en œuvre/conduite de la politique, de contrôle et communication des conditions de travail et de développement des collaborateurs.