Le taux de pénétration de la fiche de paie électronique a doublé en 4 ans. Fin 2019, près des sept travailleurs sur dix (68 %) ont reçu leur fiche de paie au format électronique. Soit deux fois plus qu’il y a quatre ans. En 2015, ce n’était encore le cas que de la moitié des travailleurs. Il y a cependant une différence importante entre les ouvriers et les employés : actuellement, huit employés sur dix (77 %) reçoivent leur fiche de paie au format électronique ; du côté des ouvriers, le seuil de la moitié est presque franchi pour la première fois en 2019, passant à 48 % en 2019.

Le taux de digitalisation de la fiche de paie est le plus élevé (78 %) dans les organisations qui emploient entre 20 et 99 travailleurs. Il culmine dans les organisations qui emploient entre 20 et 49 travailleurs. En revanche, les organisations de taille moyenne (de 250 à 499 travailleurs) numérisent le moins souvent la fiche de paie. Ensuite, le taux augmente à nouveau avec la taille de l’organisation.

Marielle Grégoire, Conseillère en organisation pour les PME de Wallonie-Bruxelles chez SD Worx, commente : « Nos PME n’ont pas à rougir devant les grandes entreprises. La proportion d’employés et d’ouvriers semble un facteur plus décisif. Nous constatons que la fiche de paie électronique n’est pas encore la norme uniquement dans les environnements de production ou les services comptant de nombreux ouvriers ; toutefois, la barre des 50 % est presque franchie en 2019. De nos jours, presque tout le monde possède un smartphone ; il semble logique que cette tendance électronique (et plus écologique) se poursuive. C’est un gain rapide pour tous les responsables RH, car le travailleur s’attend à avoir toutes les informations au format électronique et à portée de main. »

La société Teledyne ICM, basée à Andrimont (province de Liège), est spécialisée dans le développement, la fabrication et la commercialisation de solutions de radiographie portables digitale (générateurs à rayon-X et détecteurs). Active au niveau mondial dans le domaine du Non Destructive Testing (NDT) et de la sécurité, elle compte une quarantaine de travailleurs dans le secteur de la haute technologie.

Sébastien Troisfontaines, Accounting Manager, témoigne des avantages de la migration de Teledyne ICM du papier au numérique : « Auparavant, le secrétariat social envoyait encore les fiches de paie par courrier à chaque travailleur, donc de manière archaïque et non écologique. La digitalisation des fiches de paie nous offre plus de flexibilité et de contrôle. A présent, avant l’envoi des fiches de paie sur la plate-forme personnelle des travailleurs, nous avons la possibilité de les vérifier. L’information transmise aux travailleurs est donc plus pertinente et suscite moins de questions chez les travailleurs. »

« Nous travaillons avec des employés et des ouvriers qualifiés. Nous n’avons pas rendu la migration optionnelle : dans la mesure où tous les travailleurs ont accès à un ordinateur, la plupart possédant également un smartphone, il n’y a pas eu trop de questions ou de réticence. Ce fut une bonne occasion de mettre toutes les données à jour et pour ceux qui ne disposent pas d’une adresse e-mail professionnelle, nous avons fait le tour de l’atelier et demandé leurs adresses mails privées. L’avantage étant que tout le monde gardera accès à son compte privé à vie, même en cas de sortie de service. Les avantages de cette migration du papier au numérique ne s’arrêtent pas là. Tout est automatisé, y compris la gestion des congés : tout passe par la même plate-forme. Grâce à cette transition, nous réalisons des économies d’échelle, nous gagnons du temps et nous profitons d’un niveau de fiabilité accru. Quant au travailleur, il a tout à portée de main, de sa fiche de paie à sa demande de congé et son approbation. Il n’est plus nécessaire d’imprimer des documents et de les envoyer par courrier. Bref, cette implémentation nous a permis de gagner en précision et efficacité. Que du bonheur ! »

Source: SD Worx – enquête réalisée sur base d’un échantillon de près de 1 million de travailleurs.