‘Lors des réunions, le fait de revenir constamment sur de précédents sujets de discussion constitue la principale source de frustration’… Près de trois employés sur quatre (72,1%), se disent agacés par les réunions au bureau. Chez 37,8% d’entre eux, c’est souvent, voire constamment le cas. Le fait de revenir sur de précédentes discussions (38,9%) et les engagements qui ne sont pas tenus (38,4%) constituent les principales sources de frustration lors des réunions de travail. C’est ce que révèle une enquête de Protime, spécialiste de la gestion du temps et du personnel, menée auprès de 1.000 employés belges francophones. Chaque semaine, ce sont en moyenne 52 minutes de temps de travail qui sont perdues dans des réunions inutiles.

“Les réunions peuvent et doivent être plus efficaces. Heureusement, de nombreuses entreprises ont pris conscience du problème et près de 7 sur 10 d’entre elles (69,5%) ont mis en place des procédures visant à justement assainir l’esprit des réunions. Par exemple, en élaborant des points d’action concrets ou en se tenant à des horaires stricts. Ces entreprises veillent ainsi à ce que les réunions ne soient pas perçues par les participants comme des pertes de temps,” déclare Sophie Henrion, porte-parole de Protime.

Les meetings… Certains adorent, d’autres détestent. Près de quatre employés sur dix (37,8%) se rangent dans le deuxième groupe et sont généralement ou systématiquement exaspérés par les réunions. Cause d’agacement numéro un: ‘On revient toujours sur les mêmes sujets’ (38,9%). Elle est directement suivie par ‘Les engagements pris ne sont pas tenus’ (38,4%) et ‘Trop peu de décisions sont prises’ (35,5%).

Le top 10 des frustrations les plus importantes en réunion :

1. Durant la réunion, on revient toujours sur les mêmes sujets (38,9%)
2. Les engagements pris ne sont pas tenus (38,4%)
3. Trop peu de décisions sont prises durant le meeting (35,5%)
4. La réunion n’a pas été préparée (23,5%)
5. Les participants arrivent en retard (23%)
6. Les participants ‘font autre chose’ pendant la réunion (20,9%)
7. Je suis invité à participer à des réunions qui ne cadrent pas avec ma fonction (20,5%)
8. La réunion est à sens unique. Je ne reçois pas la possibilité d’y apporter ma contribution (17%)
9. Personne ne dirige la réunion (11,2%)
10. Durant les réunions en distanciel, les participants ‘font autre chose’ (10,2%)

4 employés sur 5 sont occupés à autre chose pendant les meetings en ligne

Plus d’un cinquième des participants sont agacés par celles et ceux qui consultent leur smartphone durant une réunion. Quand celle-ci se déroule en ligne, cela irrite une personne sur dix. C’est surtout durant ces réunions en ligne qu’il est facile d’avoir d’autres occupations. Plus de quatre employés sur cinq (83%) participant à un meeting via Teams, Skype, Zoom ou Google Meet, lisent (51,8%) leurs courriels et y répondent (42,8%), mangent ou boivent (34,1%) ou se consacrent à d’autres tâches (31,6%).

Les autres activités les plus courantes durant un meeting en ligne avec caméra:

• Lire mes e-mails (51,8%)
• Répondre à mes e-mails (42,8%)
• Manger/boire (34,1%)
• Travailler sur d’autres tâches (31,6%)
• Consulter mes réseaux sociaux (20,7%)
• Utiliser un chat/applis (16,4%)
• Surfer sur le web (16,1%)
• Tâche administrative personnelle, opérations bancaires par exemple (14,5%)

Que l’on aime les meetings ou pas, presque personne n’y échappe. Nous avons donc intérêt à éliminer toutes frustrations en organisant nos réunions pour qu’elles soient le plus efficaces possible. Près de sept personnes interrogées sur dix (69,5%) indiquent que leur employeur prend des mesures concrètes pour établir un esprit de réunions sain. En s’assurant par exemple que ‘toutes les réunions aient un objectif clair défini préalablement’ (29,4%) ou que ‘un planning strict soit respecté, pour que tous les points de l’ordre du jour puissent être traités’ (21,8%). ‘Sans ordre du jour, pas de réunion’ (17,1%) constitue la troisième de ces mesures.

Que peut-on faire pour améliorer l’efficacité des réunions?

• Toutes les réunions ont un objectif clair défini préalablement (29,4%)
• Un planning strict est respecté, pour que tous les points de l’ordre du jour puissent être traités (21,8%)
• Sans ordre du jour, pas de réunion (17,1%)
• Un responsable / président est désigné. C’est lui qui va diriger la réunion (16,9%)
• La réunion débouche toujours sur des points d’action concrets (15,7%)
• La préparation personnelle à la réunion est obligatoire (13,9%)
• Les ordinateurs portables et smartphones sont interdits pendant la réunion (11,5%)
• La participation active est encouragée, par exemple par des stand-ups ou des promenades (9,4%)

Source & Méthodologie – L’enquête en ligne a été réalisée entre le 29 mars et le 13 avril 2023 par l’agence iVOX pour le compte de Protime. 1.000 employés belges francophones ont été interrogés. L’enquête est représentative en termes de genre, d’âge et de diplôme. La marge d’erreur maximale est de 3,02%.