Voor veel werkgevers is het een behoorlijke uitdaging om hun medewerkers gedurende de zomermaanden gemotiveerd en betrokken te houden. Bedrijven moeten zich op deze vakantieperiode voorbereiden om doorlopende productiviteit te waarborgen en tegelijkertijd de noodzaak te elimineren om met medewerkers in contact te blijven terwijl ze zelf weg zijn. De deskundigen bij Hogan Assessments hebben de belangrijkste gebieden bepaald die bijdragen aan een succesvolle vakantieplanning en bieden professioneel advies over de beste manier waarop u hiervoor strategieën kunt implementeren.

Tip 1: Wat meer hooi op de vork! Geef junior teamleden de kans om meer verantwoordelijkheid op zich te nemen

“De vakantie van de ene medewerker kan een gouden kans zijn voor de professionele ontwikkeling van een ander teamlid. De zomerperiode kan het ideale moment zijn om junior teamleden de kans te bieden om extra verantwoordelijkheden op zich te nemen en nieuwe vaardigheden op te doen door de taken van hoger personeel op zich nemen,” zo vertelt Dr. Ryne Sherman, Chief Science Officer bij Hogan Assessments en presentator van de The Science of Personality-podcast. De zomer is vaak een tijd waarin de betrokkenheid van medewerkers afneemt. Daarom moeten managers deze tijd gebruiken om kansen voor verbetering te bespreken met medewerkers die daarvoor openstaan. Wanneer teamleden langere tijd afwezig zijn, is een goede overdracht van cruciaal belang. Dit biedt minder ervaren collega’s een uitstekende ontwikkelingskans door hen de mogelijkheid te geven taken van meer ervaren collega’s op zich te nemen. “Zorg er wel voor dat u de persoon die voor de vakantieganger invalt niet overbelast en biedt hem of haar voldoende ondersteuning, aangezien niemand zich gestrest mag gaan voelen of een dubbele werklast moet ervaren”, aldus Dr. Sherman.

Tip 2: Plan ruim van tevoren! Bekijk ruim voor de zomermaanden al wat uw zakelijke behoeften gaan worden

Voordat het management vakantieaanvragen goedkeurt, moet er eerst bekeken worden hoeveel werk hun teams tijdens de zomermaanden hebben. Vanuit zakelijk perspectief moet er met diverse factoren rekening gehouden worden, met als einddoel te bepalen hoe druk het bedrijf is op het moment dat er het minste mensen zijn. Als een of twee weken bijzonder druk zijn, zouden managers kunnen overwegen om hun medewerkers te vragen niet op dat moment weg te gaan, behalve in noodgevallen.

Wellicht klinkt dit iets te voor de hand liggend, maar communicatie is van essentieel belang bij het coördineren van de roosters van een grote groep mensen. Managers kunnen zichzelf een hoop kopzorgen besparen door van tevoren met elk personeelslid te spreken en naar hun vakantieplannen te vragen. Ook het gebruik van vakantieplanners of kalenders die elke medewerker moet invullen, kan helpen om de aanvragen vanuit het team beter te visualiseren en potentiële hiaten in de bezetting te zien. “Door te plannen en proactief te werk te gaan, kunnen bedrijven voor een soepel vakantieseizoen zorgen. Als er bijvoorbeeld meerdere medewerkers zijn die een bepaalde week weg willen, kan het handig zijn om te vragen of iemand zijn plannen wat naar vroeger of later kan verschuiven. Dit zal niet in alle gevallen mogelijk zijn, maar het is verrassend hoe flexibel mensen kunnen zijn op het moment dat er effectief met hen wordt gecommuniceerd,” zo vertelt Dr. Sherman.

Tip 3: Rustig op gang komen! Geef teamleden een beetje ondersteuning zodra ze weer terugkomen van hun vakantie

Het kan best lastig zijn om na de vakantie weer op gang te komen. Van het omgaan met een overvolle inbox, strakke deadlines tot vermoeidheid na een lange reis; de eisen van het kantoorwerk kunnen zelfs voor de meest toegewijde werknemers behoorlijk overweldigend en stressvol zijn. “Na een vakantie weer aan de slag gaan, kan medewerkers een gevoel van teleurstelling of zelfs angst bezorgen, en dat is niet goed voor het moreel of de productiviteit. Het is belangrijk dat managers ervoor zorgen dat hun medewerkers in de zomerperiode betrokken blijven, vooral als ze terugkomen van verlof,” aldus Dr. Sherman. Een simpele manier om het moreel op te krikken en teamleden te helpen om hun werkdruk te prioriteren is het plannen van informele ’terug aan het werk’-vergaderingen op de ochtend dat ze weer op kantoor komen. Hierin kunnen ze kort worden bijgepraat over de status van projecten en kunnen ze op de hoogte worden gesteld van belangrijke gebeurtenissen of nieuws dat tijdens hun afwezigheid heeft plaatsgevonden. Managers kunnen hun medewerkers ook helpen bij het opstellen van een lijst met dringende taken, zodat ze weten wat er direct moet gebeuren en wat later kan worden gedaan. “Dergelijke vergaderingen kunnen teamleden helpen om zich gehoord en ondersteund te voelen. Zo is er minder stress wat voor een soepele overgang van de vakantiemodus naar de werkmodus zorgt,” zo besluit Dr. Sherman.

Bron: Hogan Assessments