Een bevraging van hr-dienstverlener SD Worx bij 2.500 Belgische werknemers in de privésector toont aan dat de meerderheid afwezigheden zoals verlof en ziekte digitaal wil indienen en afhandelen. Toch kan slechts een op vier (24%) de verlofaanvraag in 2019 mobiel regelen.

Om in te spelen op de almaar groeiende behoefte naar centralisering en digitalisering van praktische hr-administratie, lanceert SD Worx zijn Digitale Assistent nu naar 200.000 werknemers bij 2.500 klanten. Die biedt werknemers de mogelijkheid om via een app – en in de toekomst via andere veelgebruikte communicatiekanalen, zoals Facebook Messenger of Skype, snel en efficiënt vakantie aan te vragen, ziektebriefjes in te dienen of loongegevens te consulteren.

Negen op tien werknemers willen hun verlofsaldo digitaal raadplegen en digitaal ook verlof aanvragen (88%). In de top vijf van administratieve taken die Belgische werknemers digitaal willen uitvoeren: agendabeheer en planning (84%), digitaal een ziektebriefje indienen (82%) en digitaal een afwezigheid door ziekte doorgeven (80%).

Mobiel groeit maar hinkt (nog) achterop

Waar we in ons privéleven vaak niet weg te slaan zijn van onze smartphone of tablet, gebruiken we in de werksfeer nog steeds erg weinig onze mobiele toestellen om praktische hr-administratie regelen, zoals het aanvragen van vakantie. Slechts een op vier (24%) vraagt verlof aan via de smartphone of tablet, zo blijkt uit de bevraging van SD Worx. Hiermee hinken we achterop op onze buurlanden (zie tabel in bijlage). Vorig jaar was dit aandeel beperkt tot minder dan één op vijf (18%).

Om in te spelen op de duidelijke behoefte en vraag van werknemers om digitaal en via mobiele toestellen verlofsaldo’s te kunnen raadplegen, loongegevens te bekijken, onkosten in te dienen, telewerk aan te vragen en andere praktische hr-zaken snel te regelen, ontwikkelde SD Worx een Digitale Assistent, gevoed door de feedback van pilootklanten.

De SD Worx Digital Assistant is bedoeld om de wirwar van tools en toestellen voor personeelsadministratie te vermijden, zodat werknemers zelf vlot hun hr-administratie digitaal kunnen beheren. Werknemers kunnen chatten met de digitale assistent en zo bijvoorbeeld eenvoudig verlof aanvragen, in één beweging hun werkagenda up to date houden, meetings annuleren of omzetten naar Skype, ziektebriefjes indienen en out-of-officeboodschappen instellen.

Cocreatie: klanten als SKF Logistics helpen mee de tool verfijnen

SKF Logistics Services Belgium uit Tongeren is één van de enthousiaste gebruikers van het eerste uur, met ondertussen 166 actieve gebruikers in het Europese distributiecentrum van de groep. Kim Boschmans, Internal Communication, Logistics & Demand Chain verwoordt de meerwaarde: « Gemakkelijk en snel je verlof aanvragen, je out of office instellen of afzetten of loongegevens raadplegen: via de app hebben onze medewerkers dit allemaal altijd bij de hand. Er is ook een handige chatbot voor vragen over ouderschapsverlof. Het vermindert bovendien de administratie voor onze HR- afdeling. Meer nog: SD Worx gaat aan de slag met onze feedback en ontwikkelde de pushberichten voor een betere interne communicatie: we willen immers op een snelle, open en transparante manier communiceren met onze medewerkers. Zij zijn onze kracht en daarom investeren we hier graag in.”

Ook ICT-bedrijf CTG uit Diegem is één van de klanten die sterk geloven in de meerwaarde van deze tool. Het bedrijf telt een 500-tal medewerkers, veelal consultants die héél mobiel zijn en aan het werk zijn bij de klant. HR director Ferdi Claes geeft uitleg: “De Digitale Assistent is heel intuïtief; je merkt dat er intelligentie achter zit; dat er is nagedacht vanuit de vragen van medewerkers. Als leidinggevende kan ik nu ook via de smartphone verlof goedkeuren: alles bevindt zich op één plek, centraal binnen handbereik. Momenteel hebben we nog niet veel ruchtbaarheid gegeven, maar we zullen dit doen zodra we de Digitale Assistent gaan inzetten voor interne communicatie volgend jaar. Mail is soms te vluchtig. De Digitale Assistent zorgt ervoor dat medewerkers op hun smartphone alle info terugvinden, wanneer ze deze nodig hebben. We vinden het belangrijk om verder te evolueren met tools, die de medewerker centraal zetten.”

Kim Van Loo, worker centric innovator van SD Worx Group licht toe : “Door de Digital Assistant uit te testen bij klanten en hun suggesties mee te nemen, creëren we extra toegevoegde waarde voor hun medewerkers: de teamkalender zien als je verlof wilt aanvragen bijvoorbeeld of de interne communicatie verbeteren met een pushberichtje naar je medewerkers. Werknemers zitten vaak met heel wat dagdagelijkse, praktische vragen, die heel wat tijd opslorpen van zowel henzelf als het hr- departement in hun bedrijf. De SD Worx Digital Assistant is een tool die komaf wil maken met dit tijdsverlies. Bovendien is de Digital Assistant niet beperkt tot één kanaal. Naast een app en webchat is hij in de toekomst ook toegankelijk via communicatietools als Facebook Messenger of Skype.”

“Voor de ontwikkeling hebben we een interne startup opgericht, die zich focust op waarde voor medewerkers en met deze nieuwe “employee experience” een antwoord biedt aan de digitale noden van de echte klanten van onze klanten. Onze tool is nu klaar voor een grote gebruikersbasis. Dankzij een panel van ‘early adopter’ klanten die van heel nabij continu input leveren, hebben we onze assistent elke dag slimmer en beter gemaakt. Dit najaar mochten we meer dan 100 klanten verwelkomen op de wachtlijst. Dit was voor ons dé bevestiging dat we iets bouwen waar onze klanten op wachten. Iets waar ze naar hun medewerkers het verschil kunnen maken, want elk ‘touchpoint’ telt”, besluit Kim Van Loo.

Over het onderzoek – Het Europe LTD-onderzoek is een bevraging van honderd werkgerelateerde aspecten relevant voor tevredenheid, motivatie, betrokkenheid en engagement van medewerkers. Het onderzoek wordt in België sinds 2009 jaarlijks afgenomen onder de naam NV België, en dit bij 2.500 Belgische werknemers. Omwille van zijn internationale groei heeft SD Worx deze studie sinds 2017 uitgebreid naar Duitsland, Frankrijk, Nederland, Oostenrijk en het Verenigd Koninkrijk. Het gaat telkens om 500 werknemers.