Goed nieuws: de servicegraad van payroll, die aanduidt hoeveel collega’s elke hr-medewerker ‘bedient’ op het vlak van loonverwerking, zit na een daling weer in stijgende lijn bij grote organisaties. Al varieert dit sterk per bedrijf. Voor loonsverwerking ligt dit in 2019 op 325 medewerkers. Voor alle HR-domeinen samen ligt deze graadmeter lager. Gemiddeld heeft een organisatie 1 voltijdse HR-kracht nodig per 113 medewerkers om alle HR-domeinen af te dekken, gaande van rekrutering, verloning, payroll, interne communicatie, juridische aspecten van arbeidsreglement, werknemersvragen, relaties met sociale partners tot de correcte loonbrief elke maand.

Joris Valkenborgh, Business Unit Manager Outsourcing Services van SD Worx geeft tekst en uitleg bij de trend: “Hoewel de HR afdeling te maken heeft met stijgende complexiteit en erg uiteenlopende uitdagingen, zien wij dat veel bedrijven er toch in slagen om, dankzij digitalisering en uitbesteding, de laatste jaren de efficiëntie van de payroll of administratie in het HR departement te doen toenemen. De vrijgekomen tijd kan dan gaan naar projecten waar daarvoor minder tijd was of naar een meer strategische HR-rol. Bij de top vijf van lopende projecten staat onder meer de juiste profielen vinden en het verbeteren van de dienstverlening.”

Loonadministratie vergt hoge specialisatie, intern of extern

Voor de loonadministratie liggen de gemiddeldes hoger dan voor HR in het algemeen: “Payroll is een domein bij uitstek waar het bundelen van expertise efficiëntiewinsten afwerpt. Door de hoge specialisatie en focus op HR-wetgeving van onze medewerkers realiseren we extra tijdswinst, die kan gaan naar werknemersvragen, of strategische HR-projecten, acties in gezondheid, en dergelijke.”

Een voltijdse (gespecialiseerde) HR-medewerker kan voor meer medewerkers bv. de loonadministratie bolwerken. Gemiddeld kon een organisatie in 2019 met 1 voltijdse (gespecialiseerde hr) medewerker de payroll verzorgen van 325 medewerkers. In middelgrote organisaties (100-499) ligt dit lager: gaande van 114 gemiddeld tot 159. In de grotere organisaties (500+) van 384 tot 595.

“Die schaalvoordelen liggen eigenlijk binnen ieders handbereik, want via outsourcing hoeft je intern niet alle kennis op te bouwen. De complexiteit heeft te maken met nieuwe wetgeving in België of wijzigingen aan bestaande wetgeving; denk maar aan deeltijdse werkhervatting. Bovendien neemt de complexiteit toe zodra men ook personeel in / uit het buitenland inzet voor verdere expansie. Het is van belang dat alle berekeningen juridisch sluitend zijn.”

Kantelpunt bij H.Essers tussen 60-80 werknemers

Ook in internationale context is het concept van servicegraad nuttig. Organisaties hanteren dit als een benchmark voor het inzetten van voldoende HR-resources: het aantal medewerkers bepaalt de nodige capaciteit. H.Essers kiest in landen met 60-80 mensen voor een eigen HR-afdeling; in andere landen met minder medewerkers op de payroll, vertrouwen ze op een sociaal secretariaat als externe partner voor de payroll.

Mike Dautzenberg, HR Director van logistieke dienstverlener H.Essers – actief in 17 landen met 6560 medewerkers – herkent de uitdagingen: “In landen waar we met meer dan 60 à 80 mensen zijn, werken we met een lokale payroll afdeling, met 1 à 2 lokale medewerkers die we opleiden; in landen waar we met 15 à 20 mensen zijn, werken we met een gespecialiseerde partner, omdat dit de garantie is om juridisch helemaal in orde te zijn. Anders riskeren we achteraf maar de factuur te krijgen, omdat een aangifte niet correct gebeurt of omdat er onvoldoende pensioenrechten zijn afgehouden. Dat verschilt allemaal van land tot land. Bovendien willen we een uniforme rapportering richting het hoofdkantoor, waarbij bv. loon- en ziektekosten op dezelfde manier zijn gedefinieerd en vergelijkbaar zijn, want ook daarin gelden per land andere spelregels.”

Bron: Aan het onderzoek “HR Benchmarks 2019” namen in totaal 118 grote organisaties (>= 100 werknemers) deel. 35% van de steekproef bestaat uit organisaties met meer dan 1000 werknemers. De respondenten zijn voornamelijk HR-directeurs/managers (40%), HR-specialisten (33%) of andere bedrijfsvoerders (5%). Het onderzoek heeft als doel zicht te krijgen op de bestaande hr praktijken bij grote organisaties. Meer bepaald omvat het onderzoek van 2019 data over volgende HR onderwerpen: HR uitdagingen en projecten, HR outsourcing, organisatie van HR, HR digitalisering, flexibele tewerkstelling, flexibele beloning en mobiliteit.