Uit wereldwijd onderzoek* van Alight Solutions (NYSE: ALIT), een cloud-gebaseerde leverancier van geïntegreerde digitale human capital en bedrijfsoplossingen, blijkt dat Europa de meest complexe salarisadministratie ter wereld heeft. Wereldwijd, en binnen Europa, staan de Belgische payrollregels dan weer op de derde plek in de Global Payroll Complexity Index. Alleen in Frankrijk en Italië is loonberekening nog ingewikkelder.

Uit de Global Payroll Complexity Index 2021 blijkt dat veertig procent van de bedrijven hun salarisadministratie gaat moderniseren tegen 2023. België is één van de landen waar payroll geen vanzelfsprekend businessproces is. De berekening van het bruto- naar het nettoloon is wat payroll in België zo complex maakt. De regelgeving hieromtrent is versplinterd doordat ze is ondergebracht bij meerdere overheden en vaak niet eenvoudig te interpreteren is. Bovendien worden de regels in België ook geregeld bijgestuurd. De tijdelijke werkloosheid en afwezigheden die de coronacrisis met zich meebracht, deden daar nog een schepje bovenop. Zo blijft België dan ook de derde plek in de Global Payroll Complexity Index bezetten.

De top tien van de landen met de meest complexe salarisadministratie:

1. Frankrijk
2. Italië
3. België
4. Duitsland
5. Spanje
6. Polen
7. Rusland
8. Zwitserland
9. Japan
10. Verenigde sStaten

Volgens hetzelfde onderzoek worden payrollsystemen voor het eerst meer in de cloud geregeld (61%) dan lokaal, binnen de eigen organisatie (39%). Bovendien heeft ruim een kwart van de bedrijven (26%) het afgelopen jaar digitale payroll projecten versneld en nog eens 62 procent verwacht in de komende twee jaar een digitale transformatie door te maken.

Versnelde digitale payroll

“Salarisadministratie wordt steeds complexer. Zeker nu bedrijven proberen bij te blijven met de verschuivende demografie van het personeelsbestand als gevolg van de pandemie. Het is een grote prestatie van bedrijven om de salarisadministratie draaiende te houden in tijden dat de bedrijfscontinuïteit op de proef werd gesteld. HR- en payrollleiders staan te popelen om de voordelen van digitale payroll te realiseren.”

HR- en payroll professionals pleiten daarom voor een versnelde digitale uitrol van payrollprojecten door regelgevingsrisico’s (42%), bedrijfsstrategie voor uitbestede bedrijfsprocessen (39%), kostenbeheersing (27%), tekort aan personeel in salarisadministratie (19%), en fusies, overnames en desinvesteringen (15%).

Problemen door handmatige updates

Maar niet alleen om deze redenen willen HR-professionals versnelde digitalisering. Er zijn ook vaak problemen die verband houden met de nauwkeurigheid van de loonlijst. Regelmatige wetgevingsupdates en wijzigingen in bijvoorbeeld verlofprogramma’s vereisten handmatige updates van de payroll systemen. Hierdoor nam het risico op kostbare fouten in de administratie toe. Uit Alight’s onderzoek blijkt dat meer dan een kwart (27%) van de inbreuken op werknemersgegevens sinds 2019 het gevolg waren van menselijke fouten. In Europa kunnen bedrijven die niet voldoen aan de GDPR-wetgeving een boete krijgen van vier procent van de jaaromzet. Daarnaast kan het lekken van salarisgegevens, als gevolg van slecht payroll procesbeheer, bedrijven twee procent van hun totale loonsom kosten.

“Bedrijven verliezen jaarlijks soms miljoenen euro’s door simpele fouten in het payroll proces”, aldus Wilson Silva, Vice President van outsourcing bij Alight. “Gelukkig kunnen ze die verliezen snel ombuigen door de payroll processen onder de loep te nemen en de fouten in het proces te corrigeren die vaak worden gemaakt. Het ontbreken van inzicht in, en controle over, de payroll processen liggen daar vaak aan ten grondslag, en dat is gemakkelijk te voorkomen.”

Bron : De Global Payroll Complexity Index van Alight geeft HR- en payroll-managers tijdig inzicht in de uitdagingen en complexiteit die gepaard gaan met de verwerking van de salarisadministratie. De tweejaarlijkse enquête, weerspiegelt de antwoorden van 147 bedrijven die wereldwijd actief zijn. Bij de beoordeling van de complexiteit rangschikt Alight lokale wetgevingen onder andere op hoe gecompliceerd bruto- en nettoloon berekend worden, belastbaar loon, verzekeringen, veiligheid van data en het berekenen van mogelijke uitkeringen.
*Het onderzoek is uitgevoerd onder 147 bedrijven die wereldwijd actief zijn.