Uit internationaal onderzoek van SD Worx tijdens de COVID-19-crisis, blijkt dat heel wat medewerkers hun HR-vragen nog niet via digitale weg kunnen stellen. Vier op de tien werknemers (42%) moeten vandaag nog noodgewongen elke keer de personeeldienst contacteren voor HR-kwesties en dat is in de huidige omstandigheden verre van ideaal, zeker nu fysiek langsgaan geen evidentie is. Werkgevers willen hier graag verandering in brengen. Meer dan zes op de tien bedrijven hebben al plannen om de ‘HR-dienstverlening naar medewerkers’ te verbeteren. In België is dit zelfs na payroll de absolute topprioriteit.

HR-afdelingen handelen vragen van personeelsleden nog vaak fysiek af waar we vandaag al lang over alle mogelijkheden beschikken om dit zoveel mogelijk via digitale wegen te laten lopen. Uit een onderzoek van SD Worx blijkt dat 42 procent van de Belgische werknemers nog altijd bij de personeelsdienst moet passeren als ze met een vraag of een probleem zitten rond loon, werktijden, leeropportuniteiten, loopbaan en afwezigheden (ziekte of verlof). In een fase waarin telewerken nog altijd de norm is, kunnen we van een gemiste kans spreken.

Het is nochtans zeker mogelijk. Dat bewijst één werknemer op vijf (21%) die deze HR-vragen wél al uitsluitend via de digitale weg kan oplossen, zonder tussenkomst van een HR-medewerker. Bijna één op vijf (19%) combineert beide manieren. Wanneer ze gebruikmaken van digitale diensten, gebeurt dit dubbel zo vaak via een desk- of laptop dan via smartphones of tablets. Ook hier is er ruimte voor verbetering want mobielvriendelijke zelfbedieningstools of digitale assistenten verbeteren de ervaring van de werknemer gevoelig.

Werknemers én werkgevers klaar voor switch

Ongeveer de helft van de Belgische werknemers geeft aan erg graag via elektronische kanalen HR-specifieke vragen te willen stellen of beslissingen te kunnen nemen zoals verlofaanvragen, ziekte melden of het raadplegen van hun loonstrook. Werknemers hopen snel elektronisch te kunnen schakelen met hun HR-afdelingen. Zo geeft bijvoorbeeld 61,6 procent aan dat ze erg graag hun werkuren elektronisch willen registreren, 60,1 procent wil online zicht krijgen op zijn of haar resterende vakantiedagen en 57,7 procent wil graag digitaal vakantie kunnen aanvragen.

Ze willen met andere woorden massaal de switch maken en ook werkgevers hebben hier oren naar. Vandaag beschikt nog maar een kwart (26,8 procent) van de Belgische werknemers over een digitale (self-service) HR-omgeving, maar 61,4 procent van de Belgische bedrijven maakt nog binnen het jaar werk van een betere HR-service voor haar werknemers. Bij net iets meer dan 1 bedrijf op 2 wordt hier momenteel al volop aan gesleuteld. 9,3 procent heeft plannen om nog binnen het jaar verbeteringen te gaan doorvoeren.

“Vandaag zijn nog vier op tien werknemers genoodzaakt om de personeelsdienst of een HR-medewerker te contacteren als ze met een HR-vraag zitten of iets willen aanpassen rond bijvoorbeeld werktijden of afwezigheden. Dat is gezien de coronacrisis helaas niet meer van deze tijd. Medewerkers zijn vragende partij om die processen digitaal te versnellen en ook werkgevers maken actief werk van het verbeteren van hun HR-dienstverlening. Als die tendens zich voortzet zal het aantal bedrijven dat een digitaal (self-service) HR-platform aanbiedt enorm gaan stijgen. Waar vandaag al iets meer dan 1 Belgische werknemer op 4 hiervan gebruik kan maken, verwachten we dat dit percentage gevoelig gaat stijgen in de komende maanden en jaren”, zegt Ruben Smolders, Information Technology Lead SD Worx.

Betere HR-dienstverlening als prioriteit

Vlottere HR verbetert de employee experience, maar versnelt ook de bedrijfsprocessen en dat is een factor die evenmin uit het oog mag worden verloren. De progressiemarge blijkt in ieder geval nog groot. Op de vraag hoe tevreden bedrijven vandaag zijn over hun digitale tools voor werknemers, antwoordde in België 62,5 procent dat ze helemaal niet tot deels ontevreden zijn. Het Europese gemiddelde ligt hier op 54,4 procent. Gezien de totale impact van het verbeteren van HR-dienstverlening op het bedrijfsleven, mag het dan ook niet verbazen dat naast payroll, het verbeteren van de service naar het personeel toe de absolute prioriteit is voor Belgische bedrijven.

Door de pandemie en het vele telewerken worden bedrijven geconfronteerd met een toename van vragen van hun werknemers over onderwerpen gaande van thuiswerk tot vakantieproblemen. Langs de personeelsdienst lopen is door de coronamaatregelen lang niet zo evident meer. Daarom zijn digitale oplossingen een must geworden waar zowel werknemer als werkgever de voordelen van ondervindt. Tot die conclusie kwam men ook bij Nike.

“We lanceerden een digitaal platform met verschillende modules, zoals een tijdsregistratiesysteem, dat gekoppeld is aan ons badgesysteem. Mobiel, zodat iedereen er altijd en overal persoonlijke gegevens zoals zijn verlofsaldo kan bekijken en info zoals fiets- of carpoolgebruik van de dag kan ingeven. Ook ziekteattesten kunnen erin worden opgeladen volgens een geautomatiseerde template. Zo weten we meteen of het een verlenging betreft, tot wanneer de ziekteperiode geldt enzovoort.” Filip Peeters, HR director at Nike European Logistics Campus