Europese bedrijven zijn steeds meer bereid om payroll uit te besteden. Dat is een van de belangrijkste conclusies van een grootschalig onderzoek onder werkgevers uitgevoerd door hr-dienstenleverancier SD Worx. België loopt voorop: bijna een op de drie Belgische bedrijven besteedt de loon verwerking grotendeels of volledig uit. Vorig jaar bleek dat nog een kwart van de bedrijven te zijn. De snel veranderende bedrijfsomgeving en de complexe wetgeving liggen aan de basis van deze trend. Bij andere Europese bedrijven zien we dezelfde evolutie: daar kiezen maar liefst zes op de tien vandaag een contract met een outsourcingpartner die hun payroll (gedeeltelijk) uitvoert, of overwegen dit.

De uitgebreide outsourcing van payroll heeft het afgelopen jaar in heel Europa een grote sprong voorwaarts gemaakt. België loopt nog steeds voorop op het gebied van payrolloutsourcing met bijna een op de drie (31%) bedrijven die payroll grotendeels of volledig uitbesteden. Vorig jaar was dat nog een kwart.

De coronacrisis en steunmaatregelen hebben de druk op werkgevers om ‘bij te blijven’ met nieuwe wetgeving verder verhoogd. De toegenomen complexiteit maakt de loonadministratie niet gemakkelijk. Het is ondertussen een knelpunt beroep in Vlaanderen. We zien payroll dan ook stijgen in de wish-list om uit te besteden.

Ondernemingen die payroll grotendeels of volledig uitbesteden aan derden (2020 – 2021):

België: 26,1% – 31,1%
Frankrijk: 21,6% – 27,4%
Italië: 16,5% – 25,9%
Nederland: 16,8% – 22,4%
Scandinavië: 21,6% (geen gegevens voor 2020)
Oostenrijk: 16,4% – 21,2%
Zwitserland: 5,9% – 19,7%
Ierland: 18,8% – 17,6%
Verenigd Koninkrijk: 13,6% – 16,9%
Spanje: 11,9% – 16,5%
Polen: 13,4% – 14,9%
Duitsland: 13,1% – 13,6%

In andere Europese landen stijgen vooral in Italië en Zwitserland de cijfers opvallend. Terwijl slechts 17% van de Italiaanse en 6% van de Zwitserse ondernemingen in 2020 hun payroll volledig (of gedeeltelijk) zou uitbesteden, steeg het aantal tot respectievelijk 26% en 20%. Ook in Frankrijk, Nederland en het Verenigd Koninkrijk nam de interesse in payrolloutsourcing toe in vergelijking met vorig jaar. Ierland is het enige onderzochte land waar uitgebreide payrolloutsourcing minder aantrekkelijk blijkt.

43,5% van de Europese bedrijven verbetert actief de payrollprocessen met lopende projecten of projecten die gepland staan (op korte of lange termijn).

Gestegen in HR-prioriteiten

Payroll is bovendien van nummer acht naar nummer drie gesprongen op de lijst van hr-domeinen die het meest geschikt zijn voor outsourcing. Dominique Tassent, Segment Director Belgium bij SD Worx België licht toe: “Een mogelijke verklaring is dat hr-managers dit liever overlaten aan een betrouwbare partner omwille van de complexiteit van de wetgeving en de nood aan businesscontinuïteit. Enkel de automatisering van hr-processen en de naleving van de sociaaljuridische reglementering worden nog meer uitbesteed. Deze twee domeinen zorgen er beide voor dat het payrollproces vlotter verloopt.”

Op Belgische bodem staat payroll op de tweede plaats van de top vijf hr-domeinen die door een externe partij behandeld worden. Op nummer één staan de projecten die te maken hebben met sociaal- en juridische regelgeving. Daarnaast vullen HR-proces automatie, beloning en loonkosten de top vijf verder aan.

Bedrijven in Italië, Scandinavië, Nederland, het Verenigd Koninkrijk, Frankrijk, Zwitserland en Oostenrijk beschouwen payroll als een van de vijf hr-domeinen waarin externe leveranciers het grootste verschil kunnen maken. De enige landen waar payrolloutsourcing niet tot de top vijf behoort, zijn Polen, Ierland, Spanje en Duitsland.

Vruchtbare grond voor payrolloutsourcing

Wat verklaart de groeiende populariteit van payrolloutsourcing? “Er zijn verschillende redenen voor het groeiend succes”, zegt Dominique Tassent, Segment Director Belgium bij SD Worx België. “Ten eerste biedt payrolloutsourcing ruimte voor meer strategische projecten. De meeste hr-teams kunnen hun tijd na de pandemie beter investeren in talentwerving of Learning & Development, in plaats van in repetitieve, arbeidsintensieve verwerking van payroll. Ten tweede biedt het gemoedsrust in drukke tijden. Technologische ontwikkelingen en cloudbased services garanderen veilige en eenvoudige toegang voor externe medewerkers, die ook zorgen voor de naleving van nieuwe regels en voorschriften, waar u ook zakendoet. Tot slot is er ook een menselijke factor. Uitbesteding van de meest foutgevoelige payrolltaken helpt de teamgeest van de HR-afdeling, die al lange tijd onder druk staat.”

Bron: de online enquête ‘The Future of Work and People in Europe 2021’ werd in juni 2021 gehouden. In 12 Europese landen (België, Nederland, Frankrijk, Italië, Spanje, Ierland, Duitsland, Oostenrijk, Zwitserland, Polen, het VK en Scandinavië) heeft SD Worx in de loop van enkele weken bijna 3.000 bedrijven weten te bereiken. De deelnemers varieerden van kleine bedrijven (minder dan 100 werknemers) tot grote ondernemingen (meer dan 1.000 werknemers) en vertegenwoordigen alle vier de economische sectoren.