82 % van de ondervraagde CEO’s voorziet functioneringsgesprekken voor zijn bedienden; en 67% doet dat voor zijn arbeiders. Toch zegt van de CEO’s die ja geantwoord hebben 20% dat ze niet echt tevreden zijn over het evaluatiesysteem dat ze vandaag hanteren. Dat blijkt uit een panelbevraging door hr-adviesbureau ACERTA bij CEO’s en hr-managers over performance management. Nogal wat CEO’s en hr-managers geven aan dat ze evaluaties belangrijk vinden, maar dat ze nog niet de juiste formule gevonden hebben opdat die een maximaal effect zouden hebben.

Onder functioneringsgesprek wordt hier verstaan een formeel gesprek dat minstens eens per jaar wordt ingepland over het functioneren van de werknemer.

Elke respondent geeft aan dat een dergelijk functioneringsgesprek niet vrijblijvend is. Zo een functioneringsgesprek is vaak bepalend – zo geven de door ACERTA bevraagde CEO’s en hr-managers aan – voor het eventueel in aanmerking komen voor een andere functie, een eventuele loonsverhoging (structureel), een eventuele bonus (eenmalig) en/of de hoogte van die loonsverhoging of bonus. Peter Tuybens, Director Talent Development: “Voorwaarde daarbij is dat de doelstellingen vooraf zijn vastgelegd – 70% van de bevraagde CEO’s bevestigt dat dat ook zo gebeurt. Maar ze vastleggen is op zich niet voldoende, de doelen moeten ook haalbaar zijn én de werknemer in kwestie moet een impact hebben op het halen van die doelstellingen, anders zijn ze vooral een bron van frustratie. Voor een loonsverhoging moet het daarbij vooral gaan over individuele doelstellingen over het eigen, normale functioneren; een bonus kan gelinkt zijn aan een collectieve doelstelling.”

28% van de managers geeft pas applaus of kritiek op het jaarlijks functioneringsgesprek

Gevraagd naar het belangrijkste doel van een functioneringsgesprek, antwoordt 28% van de CEO’s/hr-managers met ‘feedback geven over de performantie van het voorbije jaar’. Toch heeft niet elke vorm van feedback daar zijn plaats. “Iedereen begrijpt dat je als ouder op zondag niet meer moet afkomen dat één van de kinderen op woensdag aan tafel niet had mogen sms’en. Voor feedback om een positief effect te hebben, moet die zo snel mogelijk volgen op de gebeurtenissen, wanneer de link tussen oorzaak en gevolg nog ‘vers’ is. Uitspraken als ‘weet je nog toen jij dat deed als reactie op die vraag van die klant’, maken van een functioneringsgesprek een afrekening, en niet een manier om samen vooruit te gaan. Dat soort feedback heeft geen plaats op een functioneringsgesprek, voor dergelijke feedback zou elke werkgever een systeem van continue feedback moeten hebben, want dan werkt het wel constructief.”

De toekomst als inzet van het functioneringsgesprek

Voor 55% is een van de doelen van het functioneringsgesprekken feedback geven op de prestaties van het voorbije jaar, voor 28% is dat de belangrijkste aanleiding. Ongeveer 20% van de CEO’s geeft als doel van de jaarlijkse functioneringsgesprekken: ‘leren hoe de werknemer op zijn best kan worden ingezet het komende jaar’. Er wordt dus bijna evenveel vooruit- als achteromgekeken. Peter Tuybens: “Feedforward is inderdaad een heel belangrijk element van een goed functioneringsgesprek. 95% van de werkgevers wil dat de werknemer met meer positieve energie het functioneringsgesprek verlaat dan bij het binnenkomen. Vooruitblikken op het vervolg van de samenwerking is een goede manier om dat te bekomen. Dit kan zowel aan de leidinggevende als aan de medewerker perspectief bieden: de meest zinvolle feedforward is immers tweerichtingsverkeer. Ook het functioneren van de leidinggevende zou op dergelijk gesprek meer kans moeten krijgen dan vandaag.”

Het functioneringsgesprek: gooi het kind niet met het badwater weg

Almaar meer bedrijven schaffen de jaarlijkse functioneringsgesprekken af, omdat ze eerder demotiverend dan motiverend zouden werken. Het niet krijgen van een loonsverhoging of bonus of promotie doet meer kwaad, dan het wel krijgen goed kan doen, klinkt het. We haalden ook al aan dat concrete feedback thuishoort in een beleid van directe en continue evaluatie, niet in een jaarlijks functioneringsgesprek. “En toch hoeft dat geen reden te zijn om het functioneringsgesprek dan maar af te schaffen. Een gepland moment om onder vier ogen in dialoog doelen en realiteit te vergelijken en vooral om samen vooruit te kijken, heeft in de relatie werkgever-werknemer wel degelijk zijn plaats. Maar dan niet als enige maar als een van meerdere elementen van een goed performance management.”

Over de cijfers – Het panel bestaat uit 402 panelleden die zorgvuldig geselecteerd werden uit kleine, middelgrote en grote bedrijven. De bevraging werd afgenomen eind november, begin december 2017. De deelnemers bekleden een van de volgende functies: CEO, HR Directeur, HR business partner, HR manager of payroll verantwoordelijke.