Ruim 8 op de 10 Belgische bedrijven hebben hun kantoor nog niet aangepast aan de veranderde noden van het New normal, waarbij werknemers twijfelen tussen thuis werken of pendelen naar de werkvloer. Dat blijkt uit een steekproef door advieskantoor BDO bij 150 bedrijven rond hoe ‘volwassen’ onze bedrijven zijn als het gaat over hybride werken. Ook het samenwerken met andere afdelingen loopt moeilijk. Zo heeft de helft van onze bedrijven nog geen oplossing gevonden om hybride vergaderingen vlot te laten verlopen en zijn er bij 7 op de 10 bedrijven geen duidelijke afspraken om contact te houden tussen collega’s en leidinggevenden. Kleine bedrijven en multinationals vinden het makkelijkst hun draai in de nieuwe manier van werken.

Nu we terug met z’n allen onbeperkt naar kantoor mogen, zien organisaties graag hun werknemers weer meer afzakken naar kantoor. Niet alle organisaties slagen daar even vlot in. Grote boosdoener blijkt het feit dat het merendeel van de bedrijven de kantoorruimte zelf onaangeroerd liet. Zo zijn meer dan 8 op de 10 kantoorruimtes nog steeds traditioneel uitgerust met bureaus, vergaderzalen en open ruimtes. De meerwaarde van naar kantoor komen ten opzichte van werken in het thuiskantoor – mede rekening houdend met de verplaatsingstijd – is daardoor voor veel medewerkers te beperkt.

​Geert Volders, partner bij BDO Advisory: “Bedrijven moeten voldoende voordelen creëren om de verplaatsing naar kantoor interessant te maken. Een van de voornaamste redenen om naar kantoor te komen is het samenwerken en het contact opzoeken met collega’s en mensen van andere departementen. Daar is de infrastructuur helemaal niet op voorzien. We stellen vast dat ruimtes voor hybride , creatieve en informele meetings, booths om vaak lange en luide teamscalls te doen en te telefoneren of afgesloten ruimtes waar medewerkers zich volop kunnen concentreren in veel bedrijven vandaag nog onbestaande zijn.”

Helft bedrijven heeft vergadercultuur nog niet aangepast

Naast de aantrekkelijke invulling van het kantoor, speelt ook de manier hoe medewerkers actief met elkaar kunnen connecteren en samenwerken op de werkvloer een belangrijke rol. Maar daar lijken bedrijven in ons land nog wat werk te hebben. 7 op de 10 respondenten geven aan dat er geen of slechts occasioneel afspraken gemaakt zijn om de interactie tussen departementen, collega’s en leidinggevenden op peil te houden en te verbeteren. De helft van de bedrijven heeft dan weer te weinig aandacht voor de vergaderstructuur of heeft die nog niet aan het nieuwe werken aangepast.

“Ondanks twee jaar telewerken krijgen we bekende zinnetjes als ‘Ik hoor je niet’, ‘Ik zie je niet’ of ‘Je scherm staat stil’ nog te vaak te horen. Dat is op zich geen probleem, al moeten we ons ervan bewust zijn dat ze een invloed hebben op onze manier van vergaderen én op de intensiteit en werking van de teams. Daarom is het des te belangrijker dat bedrijven goede afspraken maken rond welke vergaderingen digitaal of fysiek gebeuren, met welke frequentie en met welke inhoud. Vandaag kan pure informatie-uitwisseling op vele digitale manieren, zoals een half uurtje vanaf 12 uur met een kleine chat achteraf. Er zijn daar trouwens zeer toffe toepassingen voor beschikbaar. Daarnaast is het belangrijk om af te spreken wanneer collega’s samen fysiek op kantoor zijn. Niets is zo frustrerend om terug naar kantoor te gaan, om daar dan geen collega’s te ontmoeten” verklaart ​Mario Santy, senior manager bij BDO Advisory.

60% behoudt papieren kopie

De digitale werking en het gebruik van digitale communicatiemiddelen is dan wel goed ingeburgerd in de meeste bedrijven. Toch is er in veel organisaties nog werk aan de winkel omtrent de archivering en professionele opslag van documenten. In 60% van de gevallen wordt informatie nog zowel op papier als digitaal bijgehouden. De evolutie naar volledig papierloos werken moet volgens BDO dan ook zeker nog verder vorm krijgen.

“Corona heeft de digitalisering zeker versneld, al blijven veel ondernemingen zich vasthouden aan bepaalde traditionele manieren van werken. De dossierkaftjes zijn nog niet overal volledig verdwenen. Een degelijk documentmanagement- en archiveringssysteem ontbreekt of wordt onvoldoende gebruikt. We hebben wel goed leren werken met allerlei communicatiemiddelen om op de hoogte te blijven van ons team, maar vaak is er onduidelijkheid over welke communicatiemiddelen voor welke doeleinden gebruikt moeten worden. Een goed opgesteld communicatiecharter dat duidelijk is voor het hele team kan daarbij helpen.” aldus ​Mario Santy, senior manager bij BDO Advisory

Beste van de klas: zeer kleine en grote bedrijven

BDO merkt op dat vooral (zeer) kleine bedrijven (tot 50 personen) gemakkelijker hun draai vinden in de nieuwe manier van werken. De flexibiliteit van een kleine organisatie en het vertrouwen tussen leidinggevenden en werknemers zijn daar de belangrijkste redenen voor. Maar ook bij zeer grote bedrijven met meer dan 2.000 medewerkers loopt de omslag naar de nieuwe werkcultuur vlotter. Volgens BDO is dat te verklaren door het feit dat deze bedrijven al ingesteld waren op de nieuwe manier van werken. Organisaties tussen de 50 en 2.000 medewerkers hebben volgens BDO nog het meeste werk voor de boeg om zich aan te passen aan de nieuwe werkcultuur en dito infrastructuur.

“De meeste bedrijven hebben wel een algemeen telewerkbeleid, maar vaak is het te strak met te weinig ruimte voor de invulling van het team enerzijds en het individu anderzijds. Bedrijven moeten het ‘one size fits all’-idee loslaten en werken aan het vertrouwen in hun medewerkers. Samen met hun teams en medewerkers moeten leidinggevenden durven experimenteren om zo hun werkcultuur in ‘het nieuwe werken’ te verbeteren.” aldus ​Geert Volders, partner bij BDO Advisory.

​Bron: aan de hand van een online “Quickscan” geeft BDO bedrijven de mogelijkheid om hun hybride werking on der de loep te nemen. BDO verspreidde de Quickscan via mail naar hun klanten en plaatste de scan ook op hun website. Tot nu toe vulden 141 organisaties vrijwillig de vragen in van de test. Op basis van deze gegevens werden trends vastgesteld die voor dit persbericht werden gebruikt. De grootte van de bevraagde organisaties was ongeveer evenredig verdeeld: 41 kleine organisaties tot 50 personen, 43 organisaties van 50 tot 199 personen, 25 organisaties van 200 tot 499 personen, 29 organisaties van 500 tot 2.000 personen. Er waren 5 organisaties met meer dan 2.000 personen. De bedrijven die de Quickscan invulden kwamen uit verschillende commerciële sectoren (zoals de grafische sector, transport, bankensector…) en publieke sectoren (zoals overheid en openbare besturen).