Ruim drie op de vier Vlamingen (76%), ergeren zich wel eens aan vergaderingen op het werk. Bij 35% is dit zelfs meestal of altijd het geval. Het niet doorhakken van knopen (48%), of het oprakelen van oude discussies (33%) zijn onze grootste vergaderfrustraties. Dat blijkt uit een onderzoek van Protime, marktleider in onder meer tijdregistratie en workforce management bij 1.000 Vlaamse bedienden. Wekelijks gaat zo gemiddeld een uur aan waardevolle werktijd verloren aan nutteloze vergaderingen.

“Vergaderen kan én moet efficiënter. Gelukkig dringt dit bij veel bedrijven door en wordt er bij meer dan de helft (56%) actie ondernomen om de vergadercultuur gezonder te maken. Dit door bijvoorbeeld concrete actiepunten op te stellen of een strakke planning aan te houden. Zo zorgen deze bedrijven ervoor dat vergaderen voor de deelnemers niet als tijdverlies aanvoelt,” zegt Gille Sebrechts, CEO van Protime.

Vergaderen; sommigen doen niks liever en anderen hebben er een grote hekel aan. Ruim een derde (35%) behoort tot het tweede kamp en ergert zich meestal of altijd tijdens vergaderingen. Met stip op nummer één als grootste vergaderfrustratie; ‘Er worden te weinig beslissingen genomen’ (48%) gevolgd door ‘dezelfde discussies worden telkens opnieuw opgerakeld’ (33%) en ‘deelnemers die tijdens meetings met andere zaken bezig zijn’ (30%).

De 10 grootste vergaderfrustraties:

1. Er worden weinig beslissingen genomen (48%)
2. Oude discussies worden opnieuw aangewakkerd (33%)
3. Mensen zijn tijdens de vergadering met andere dingen bezig (30%)
4. Deelnemers komen te laat (28%)
5. De vergadering wordt niet voorbereid (23%)
6. Ik word uitgenodigd bij vergaderingen die niet horen bij mijn functie (22%)
7. Er is geen mogelijk om zelf iets in te brengen (20%)
8. Afspraken worden niet vastgelegd (20%)
9. Er is niemand die de vergadering leidt (18%)
10. De technologie laat ons vaak in de steek (10%)

4 werknemers op 5 met andere dingen bezig tijdens digitale meetings

Drie op de tien deelnemers ergeren zich aan mensen die tijdens een vergadering met hun smartphone bezig zijn. Vooral tijdens digitale meetings is het makkelijk of andere taken uit te voeren. Ruim vier op de vijf Vlamingen (83%) die deelnemen aan een Teams, Skype of Google Meet vergadering, leest (60%) en beantwoordt (49%) wel eens mails, werkt aan andere taken (39%) of bekijkt sociale media (16%) tijdens deze vergaderingen.

De meest voorkomende andere bezigheden tijdens digitale meetings mét camera:

• Mails lezen (60%)
• Mails beantwoorden (49%)
• Werken aan andere taken (39%)
• Eten/drinken (31%)
• Chatten/appen (23%)
• Sociale media bekijken (16%)
• Nieuwssites bezoeken (10%)
• Persoonlijke administratie (9,5%)

Een gezonde vergadercultuur

Of je nu houdt van vergaderen of niet, vrijwel niemand ontkomt eraan. We doen er daarom beter aan om de frustraties weg te werken door onze meetings zo efficiënt mogelijk te organiseren. Meer dan de helft van de respondenten (56%) geeft aan dat er bij zijn of haar werkgever concreet actie ondernomen wordt om een gezonde vergadercultuur te creëren. Dit bijvoorbeeld door concrete actiepunten op te stellen (43%) en/of een strakke agenda en planning aan te houden zodat alle agendapunten behandeld worden (36%). Het aanstellen van een voorzitter (31%), sluit de top drie van de maatregelen af.

Wat gebeurt er om de efficiëntie van vergaderingen te verhogen?

• Er worden concrete actiepunten opgesteld (43%)
• Er wordt een strakke planning aangehouden zodat alle agendapunten behandeld kunnen worden (36%)
• Er wordt een voorzitter aangesteld om de vergadering te leiden (31%)
• Zonder agenda vindt de vergadering niet plaats (29%)
• Er komt alleen een vergadering als het doel helder is (22%)
• Een fysieke actieve houding wordt gestimuleerd. Bijvoorbeeld door stand-ups (12%)
• Er mogen geen laptops of telefoons mee naar de vergadering (10%)
• Zonder persoonlijke voorbereiding wordt er niet deelgenomen aan de vergadering (7%)

Bron & Methodologie – Het online onderzoek werd tussen 29 maart 2023 en 13 april 2023 uitgevoerd door onderzoeksbureau iVOX in opdracht van Protime bij 1.000 Nederlandstalige Belgen die werken als bediende. Het onderzoek is representatief op taal, geslacht, leeftijd en diploma. De maximale foutenmarge bedraagt 3,02%.