Met de aangescherpte COVID-maatregelen werken kantoor-medewerkers opnieuw het merendeel van de tijd (verplicht) van thuis. De verwachting is dat ook na de corona veel bedrijven het hybride werken – waarbij medewerkers een deel van de werkweek op kantoor en een deel thuis of op een andere locatie werken – behouden. Nu deze werkmethode de norm wordt, blijven medewerkers afhankelijk van online samenwerkingstools om in contact te blijven met collega’s. Ook hybride vergaderingen zullen veel vaker voorkomen, waarbij mensen vanuit huis en vanuit kantoor aan dezelfde vergadering deelnemen. Onderzoek1 van Sharp toont aan dat technologische uitdagingen een grote impact hebben op het succes van hybride werken.

Uit onderzoek bij meer dan 6.000 kantoormedewerkers in kmo’s doorheen Europa blijkt dat medewerkers moeite hebben met videovergaderingen en de technologie die wordt gebruikt. Daardoor kunnen thuiswerkers zich bijvoorbeeld buitengesloten voelen tijdens vergaderingen. Opvallende resultaten uit het onderzoek zijn:

• De helft van de kantoormedewerkers (49 procent) geeft de voorkeur aan face-to-face vergaderingen.
• Iets minder dan de helft (47 procent) vindt het verwarrend om verschillende tools voor videovergaderingen te moeten gebruiken.
• Meer dan de helft (53 procent) heeft ook moeite om geconcentreerd te blijven tijdens vergaderingen op afstand.
• Nu steeds meer bedrijven een mix hebben van medewerkers die op kantoor werken en collega’s op afstand, zeggen bijna drie op de tien medewerkers (28 procent) dat sommige mensen zich buitengesloten en geen onderdeel van het team voelen.
• 22 procent is bang dat communiceren moeilijker zal worden nu meer bedrijven overstappen op een mix van mensen die op kantoor en op afstand werken.
• Iets minder dan een op de vijf (17 procent) kantoormedewerkers geeft aan dat het moeilijker zal worden om met nieuwe ideeën te komen en te brainstormen.
• 16 procent van de kantoormedewerkers is bang dat het moeilijker zal zijn om succesvolle/nuttige vergaderingen te houden.

Geen training

Gezien de grote afhankelijkheid van technologie om vergaderingen te ondersteunen, is het verrassend om te zien minder dan de helft (47 procent) van de kantoormedewerkers aangeeft training te hebben gehad in het gebruik van die technologie.

Dr. Nigel Oseland, werkplekpsycholoog die samenwerkt met Sharp, legt uit: “Veel mensen raken gewend aan hybride werken, maar hybride vergaderingen zullen een steile leercurve hebben vanuit meerdere perspectieven. De bevindingen van Sharp benadrukken het belang van het interactief houden van vergaderingen om de creativiteit te stimuleren. Zeker voor mensen die op afstand werken, omdat het online veel moeilijker is om met nieuwe ideeën te komen. Het is de interactiviteit tussen de deelnemers op afstand en de persoonlijke ervaring die betrokkenheid stimuleert – en technologie is essentieel om dit te bevorderen.”

Als reactie op de resultaten heeft Sharp een nieuw rapport over het succesvol toepassen van hybride vergaderingen voor kmo’s gelanceerd, ontwikkeld in samenwerking met dr. Nigel Oseland. Het rapport kan worden gedownload via www.sharp.be/hybride-vergaderen en laat zien hoe medewerkers denken over het hybride vergaderen, biedt deskundige begeleiding bij de vraag wat in overweging genomen moet worden voor succesvolle vergaderingen, en biedt advies over het kiezen van vergaderingsoplossingen ter ondersteuning van nieuwe manieren van werken.

Meer kansen bij jongeren

Ondanks de zorgen die uit het onderzoek naar voren komen, bieden vergaderingen op afstand meer kansen voor veel medewerkers die jonger zijn dan dertig. De helft van hen (50 procent) geeft aan dat ze tijdens online vergaderingen meer vertrouwen hebben om hardop te praten dan face-to-face, en bijna drie op de vijf (59 procent) zeggen dat meer mensen in staat zijn om een actieve bijdrage te leveren tijdens een vergadering op afstand.

Wilbert Hendriks, Manager Marketing & Strategie Benelux bij Sharp: “Bij Sharp is het onze missie om een eind te maken aan slechte vergaderingen. Deze resultaten laten zien dat bedrijven oplossingen nodig hebben die aansluiten bij de behoeften van een hybride toekomst, waarbij technologie geen barrières opwerpt tijdens vergaderingen, maar juist effectieve manieren biedt om met alle deelnemers in gesprek te gaan. Een mix van interactieve tools is nodig om samenwerking rond ideeën en het delen van informatie mogelijk te maken, om ervoor te zorgen dat iedereen betrokken is en een vergadering effectief is.”

Dr. Nigel Oseland: “Training over hoe het meest uit technologie te halen en tools en technieken die aan de basis liggen van goede vergaderingen, helpen problemen die medewerkers op afstand ervaren te bestrijden, en in de toekomst het succes van hybride vergaderingen te garanderen.”

Bron : het onderzoek is uitgevoerd onder meer dan 6.000 kantoormedewerkers in kmo’s doorheen Europa. Sharp heeft het onderzoek uitgevoerd om te onderzoeken wat voor impact de Covid-19-pandemie heeft gehad op de verwachtingen van medewerkers over de manier waarop zij in de toekomst willen vergaderen en samenwerken, en hoe ze denken over het veranderende vergaderingsklimaat.