Nood aan vereenvoudiging en flexibilisering duwt kmo-ondernemer richting digitale oplossingen. Meer dan een op drie (35%) van de kmo’s heeft een modern tijdregistratiesysteem waarmee de medewerkers op verschillende manieren ingeven hoe lang ze werken. Hiermee verzoenen ze de hoge verwachtingen van hun klanten met de toegenomen vraag van hun medewerkers naar meer flexibiliteit. In de top 10 van digitale vereenvoudigingen die kmo’s reeds toepassen, staat de digitale loonbrief bovenaan (66%).

Op de wish list van kmo’s staat dan weer onder andere het invoeren van een digitale werkplanning. “Digitale oplossingen vormen een betrouwbare basis voor de loonverwerking. Uit ons onderzoek blijkt dat de verlaging van manuele administratieve taken de beste drijfveer is voor onze kmo’s om te starten met digitale vereenvoudiging en automatisatie: 65% vindt dit een goede reden om op de digitale trein te stappen (zie persbericht 25 maart 2019). Er is immers ook nood aan flexibilisering”, verduidelijkt Annelies Rottiers, verantwoordelijke kmo consultancy bij SD Worx. Voor dit soort van digitale hr- oplossingen werkt SD Worx samen met zijn gespecialiseerde partner Protime.

Verzoen hoge klantenverwachtingen met de vraag naar meer flexibele werktijd

Steeds meer klanten verwachten een permanente beschikbaarheid tijdens de kantooruren. Anderzijds voelen werkgevers de druk naar meer flexibiliteit en een betere balans tussen werk en privé. Deze digitale aanpak verzoent beide verwachtingen en biedt ook voordelen voor organisaties met een variërende workload waarbij het op sommige momenten heel druk is en op andere tijdstippen dan weer rustiger.

Een gedeelde teamkalender biedt een up-to-date overzicht voor alle betrokkenen. Hiervan getuigt ook Forbo, een internationaal bedrijf gespecialiseerd in onder meer innovatieve vloerbedekkingen, met 23 medewerkers in België: “Onze medewerkers waren vragende partij voor glijdende werkuren op de werkvloer. De tijdregistratieoplossing van Protime laat hen toe hun aan- en afwezigheden zelf in te voeren en te beheren. Ook een rechtstreekse koppeling met SD Worx als sociaal secretariaat is voorzien”, getuigt Michael Boelaert, als business controller verantwoordelijk voor alles wat met finance, HR en IT te maken heeft. “Vroeger werd voor elke aanvraag een e-mail verstuurd, maar vandaag gebeurt alles via het systeem. Dat leidt ook tot veel minder administratie en betekent dus tijdswinst voor iedereen. Onze mensen kunnen hun werkuren nu optimaal afstemmen op de files of de opvang van hun kinderen. We zijn heel tevreden.”

In de top 10 van digitale vereenvoudigingen voor de kmo of personeelsdienst

Peter s’Jongers, CEO van Protime: “Ook de kleinere ondernemers zien steeds meer het nut van een Employee Self Service-module zodat medewerkers hun afwezigheden zelf kunnen ingeven en beheren. De personeelsverantwoordelijke of ondernemer ziet zo in een oogopslag wanneer er een capaciteitstekort dreigt en kan zo snel ingrijpen.”

Eventuele capaciteitstekorten wil elke werkgever zo snel mogelijk kunnen aanpakken. Ongeveer een kwart van de kmo’s heeft een gespecialiseerde oplossing voor enerzijds werkplanning (26%), maar ook voor overuren (25%), zo blijkt uit het onderzoek van SD Worx. SD Worx en Protime zijn het eens: “Ondernemers die de flexibiliseringsnood goed inschatten, kunnen personeel beter inzetten en meer winst maken. Horeca en begrafenisondernemers zijn voorbeelden die extreme flexibiliteit vereisen. Digitale werkplanning en tijdsregistratie voeden de payroll en zorgen voor efficiëntie en gemoedsrust.”

Bron/Onderzoek: in de driemaandelijkse tewerkstellingsprognose van SD Worx zijn voor de 34e keer een voor België representatief aantal kmo’s bevraagd naar hun verwachtingen over tewerkstelling – ditmaal bevroegen we ook hun hr-digitaliseringstraject. Aan deze editie van de enquête namen 685 bedrijven van 1 – 99 werknemers deel. Voor de volledige steekproef bedraagt de foutenmarge 3,7%. De bevraging werd uitgevoerd door het onderzoeksbureau WES.