Une enquête menée par le prestataire de services RH SD Worx auprès de 2.500 employés belges du secteur privé montre que la majorité d’entre eux (88%) souhaitent soumettre et traiter leurs absences, telles que les congés et les maladies, par voie digitale. Pourtant, en 2019, seul un seul employé sur quatre (24 %) peut demander un congé à partir d’un appareil mobile. Comment combler aujourd’hui ce ‘fossé digital’ ?

Pour répondre au besoin croissant de centralisation et de numérisation de l’administration pratique des ressources humaines, SD Worx lance aujourd’hui son assistant digital pour 200.000 collaborateurs chez 2.500 clients. Cela offre aux employés la possibilité d’utiliser une application – et à l’avenir d’autres canaux de communication fréquemment utilisés, tels que Facebook Messenger ou Skype – pour demander rapidement et efficacement des congés, soumettre des fiches de congé de maladie ou consulter les données de paie.

L’accès mobile augmente, mais reste (encore) à la traîne.

Parmi les cinq principales tâches administratives que les employés belges souhaitent pouvoir effectuer digitalement : gestion et planification de l’agenda (84%), soumission d’une note de maladie (82%) et notification d’absence pour cause de maladie (80%).

Alors que dans notre vie privée nous ne décrochons pas de notre smartphone ou tablette, dans la sphère professionnelle, nous n’utilisons pas assez nos appareils mobiles pour gérer l’administration pratique des RH, comme les demandes de congé. Seul un travailleur sur quatre (24 %) demande ses congés via un smartphone ou une tablette, selon l’enquête de SD Worx. Sur ce plan, la Belgique est en retard sur ses voisins. L’année passée, ce chiffre n’était que d’un travailleur sur cinq (18%).

Afin de répondre au besoin et à la demande claire des travailleurs de pouvoir consulter leur solde de congés et leurs donnézs salariales, introduire des notes de frais, demander du télétravail et régler d’autres questions pratiques RH sous forme digitale et sur appareils mobiles, SD Worx a développé son Digital Assistant. Cet outil a pour but d’éviter la jungle d’outils et d’appareils de l’administration du personnel afin que les travailleurs puissent eux-mêmes gérer facilement leur administration des RH de façon digitale. Les travailleurs peuvent discuter avec l’assistant digital et, ainsi, facilement demander des congés, tenir à jour leur agenda professionnel d’un geste, annuler des réunions ou les tenir par Skype, soumettre des certificats médicaux et programmer des messages out-of-office.

Co-création : des clients aident à perfectionner l’outil

La société SKF Logistics Services Belgium, basée à Tongres, fait partie des utilisateurs enthousiastes de l’assistant digital depuis le début, avec 166 utilisateurs actifs dans le centre de distribution européen du groupe. Kim Boschmans, Internal Communication, Logistics & Demand Chain, exprime la valeur ajoutée : « Demander facilement et rapidement un congé, mettre en place ou supprimer son absence, ou encore consulter les détails de sa fiche de paie : via l’application, nos collaborateurs ont toujours tout cela à portée de main. Il y a aussi un chatbot pratique pour les questions sur le congé parental. Cela réduit également l’administration de notre département RH. De plus, SD Worx s’appuie sur nos retours d’expérience et met en place, par exemple, des notifications push dans l’application pour une meilleure communication interne : après tout, nous voulons communiquer avec nos employés de manière rapide, ouverte et transparente. Ils sont notre force, c’est pourquoi nous sommes heureux d’investir en eux. »

L’entreprise ICT CTG de Diegem fait également partie des clients qui croient fermement en la valeur ajoutée de cet outil. L’entreprise compte environ 500 employés, pour la plupart des consultants qui sont très mobiles et travaillent pour le client. Ferdi Claes, directeur des ressources humaines, explique : « L’assistant numérique est très intuitif, vous remarquez qu’il y a de l’intelligence derrière, que les questions des employés ont été considérées. En tant que manager, je peux maintenant aussi approuver les congés via le smartphone : tout est à un seul endroit, centralisé et à portée de main. Nous n’avons pas fait beaucoup de publicité pour le moment, mais nous le ferons dès que nous aurons déployé l’Assistant numérique pour la communication interne l’année prochaine. Le courrier est parfois trop volatil. L’assistant numérique permet aux employés de trouver toutes les informations sur leur smartphone quand ils en ont besoin. Nous pensons qu’il est important de continuer à évoluer avec des outils qui se concentrent sur l’employé. »

Françoise Boulanger, senior consultant du groupe SD Worx: « En testant l’assistant digital avec les clients et en tenant compte de leurs suggestions, nous créons une valeur ajoutée supplémentaire pour leurs employés : consultez le calendrier de l’équipe si vous souhaitez demander un congé, par exemple, ou améliorez la communication interne en envoyant un message push à vos employés. Les collaborateurs sont souvent confrontés à de nombreuses questions quotidiennes et pratiques, qui prennent beaucoup de temps, tant pour eux-mêmes que pour le département RH de leur organisation. L’assistant digital est un outil qui vise à mettre fin à cette perte de temps. De plus, il n’est pas limité à un seul canal. En plus de l’application et du chat web, il sera également accessible via des outils de communication tels que Facebook Messenger ou Skype ».

« Pour le développement, nous avons mis en place une start-up interne qui met l’accent sur la valeur de l’employé et qui, avec cette nouvelle ‘expérience de l’employé’, répond aux besoins digitaux des clients finaux de nos clients. Notre outil est maintenant prêt pour une large base d’utilisateurs. Grâce à un panel de clients ‘early adopters’ qui nous ont fait part de leurs commentaires, nous avons rendu notre assistant plus intelligent et plus efficace de jour en jour. Cet automne, nous avons accueilli plus de 100 clients sur la liste d’attente. Pour nous, c’était la confirmation que nous construisons quelque chose que nos clients attendent. Un outil qu’ils peuvent utiliser pour faire une différence pour leurs employés, parce que chaque ‘point de contact’ compte » , conclut Françoise Boulanger.

Source: l’enquête Europe LTD est un questionnaire portant sur une centaine d’aspects liés au travail en rapport avec la satisfaction, la motivation, l’implication et l’engagement des travailleurs. Depuis 2009, l’enquête est réalisée chaque année auprès de 2.500 travailleurs belges sous le nom de NV Belgique.