Par rapport à l’année dernière, les employeurs belges investissent davantage dans le traitement de la paie. Les trois principaux investissements sont les suivants : adaptation au droit du travail modifié (51%), sécurité des données salariales (42%) et des processus plus écologiques avec moins de papier (41%). Cette tendance est conforme à celle observée en Europe.

Donner aux travailleurs l’accès à un système RH numérique en libre-service rend également les données plus précises. En Belgique et en Italie, les employeurs s’appuient le plus souvent sur des partenaires spécialisés dans la gestion des salaires. Il est également intéressant de noter qu’un employeur belge sur trois a économisé des coûts considérables en externalisant ce service.

La moitié des travailleurs gèrent en partie leurs propres tâches administratives liées aux RH

Cette année, de plus en plus d’entreprises belges investissent également dans l’optimisation de la gestion des salaires par rapport à l’année dernière. La moitié (51%) investit dans la conformité légale et l’adaptation au droit du travail. Il s’agit d’une augmentation par rapport aux 31% de 2024. Près des deux tiers (61%) des employeurs belges déclarent également suivre activement les réglementations de l’UE en matière de ressources humaines.

La sécurité des données salariales arrive en deuxième position en termes d’investissements, avec 42% des employeurs. L’année dernière, ce chiffre était de 30%. La durabilité, comme le fait de réduire l’utilisation de papier et les processus plus respectueux de l’environnement, arrive en troisième position avec 41% de employeurs belges.

En outre, de plus en plus d’entreprises investissent également dans des systèmes de type libre-service pour les travailleurs, par exemple pour consulter leurs fiches de paie ou demander des congés. Plus d’un tiers (38%) déclarent qu’ils investiront dans ce domaine, contre 28% en 2024. L’enquête auprès des travailleurs montre que la moitié (53%) des travailleurs belges peuvent gérer eux-mêmes de nombreuses tâches administratives RH via un système en libre-service, comme l’enregistrement des absences pour cause de maladie. Cela peut être lié au besoin de l’organisation pour un traitement de la paie plus continu et en temps réel (27%). Le top cinq inclut également l’intégration avec d’autres systèmes tels que la finance et l’enregistrement du temps (27%). La formation des collaborateurs s’occupant du traitement des salaires en interne s’ajoute à l’obligation de suivre l’évolution de la législation (également 27%), si cette activité n’est pas externalisée.

La Belgique et l’Italie sont en tête en matière de confiance dans la gestion externe de la paie

Les employeurs belges sont ceux qui optent le plus pour l’externalisation du traitement des salaires, tant en termes de logiciels que de personnel. Cela situe la Belgique en tête du classement avec l’Italie.

• En Belgique, en Finlande et en Italie, les employeurs sont ceux qui choisissent le moins de gérer les salaires avec leur propre logiciel et leur propre personnel, avec respectivement 17 %, 15 % et 14 %. Les employeurs belges sont les moins enclins à combiner leur propre logiciel avec du personnel externe : ce chiffre est limité à 6 % des employeurs.
• L’externalisation complète des logiciels et de l’ensemble du personnel varie également d’un pays à l’autre, la Belgique et l’Italie étant en tête : plus d’un employeur sur trois opte pour cette formule.
• Les services de gestion des salaires, dans lesquels le prestataire de services de paie prend en charge une (grande) partie des tâches opérationnelles et administratives, sont la formule la plus courante. Il combine également des services de paie avec un logiciel.
• L’utilisation de logiciels indépendants par un fournisseur externe (le modèle SaaS) est plus faible en Belgique et en Italie que dans les autres pays.

L’externalisation devrait augmenter d’ici 2028

Les professionnels des RH et de la paie s’attendent à ce que l’externalisation (partielle) des services de paie devienne plus populaire au cours des trois prochaines années.

Actuellement, 47% des entreprises belges externalisent partiellement le traitement des salaires. Les employeurs interrogés s’attendent à ce que ce pourcentage atteigne 50% d’ici 2028. Ces pourcentages sont supérieurs à la moyenne européenne actuelle de 36% et même aux prévisions européennes pour 2028 de 41%. L’utilisation de logiciels propres en combinaison avec l’aide d’experts externes augmentera également, passant de 6% à 8%. L’externalisation complète resterait stable, atteignant environ 10 à 11% en Belgique.

En revanche, les modèles SaaS et les systèmes internes avec leur propre personnel perdent de leur popularité. En Belgique, ce pourcentage est déjà inférieur à la moyenne européenne (25%). Moins d’une entreprise belge sur cinq (17%) utilise actuellement son propre logiciel et son propre personnel pour la paie, et ce nombre devrait tomber à 14% d’ici 2028. Moins d’une entreprise belge sur cinq (19%) utilise de manière indépendante un logiciel d’un fournisseur externe (modèle dit SaaS). Ce chiffre devrait tomber à 17% d’ici 2028.

Une entreprise belge sur trois économise des coûts en externalisant les services de paie

Les entreprises qui externalisent entièrement le traitement des salaires déclarent réaliser le plus d’économies dans leur processus de paie : 41% d’entre elles réalisant des économies. Ce chiffre est nettement inférieur pour les entreprises qui gèrent entièrement leur paie, avec leur propre logiciel et leur propre personnel, à savoir 28%, soit environ un quart. Pour les employeurs qui externalisent partiellement le traitement de la paie en travaillant, par exemple, avec leur propre logiciel et des spécialistes externes, avec des SaaS ou des MPS (Managed Payroll Services), ce chiffre se situe entre les deux : un sur trois (33%).

L’optimisation de la paie comme l’un des cinq plus grands défis RH pour 2025.

« L’externalisation de la gestion des salaires devient de plus en plus importante dans un monde en mutation rapide, où le droit du travail change constamment et où la numérisation exige davantage d’investissements. Grâce aux innovations technologiques des développeurs spécialisés, la paie devient plus conviviale et personnalisée. Les solutions modernes de gestion des salaires sont évolutives et répondent au besoin des employeurs de disposer à tout moment des informations les plus précises. Les travailleurs ont également un accès direct aux informations relatives à la paie, ce qui leur permet de demander des congés ou de soumettre des notes de frais très facilement par des moyens numériques. Il est intéressant de noter que la Belgique, ainsi que l’Italie, sont les leaders en termes de confiance dans les systèmes de paie externe« , conclut Dominique Tassent, Managing Director Belgium chez SD Worx.

Source : l’enquête a été menée en février 2025 dans 16 pays européens: Belgique, Allemagne, Finlande, France, Irlande, Italie, Croatie, Pays-Bas, Norvège, Pologne, Roumanie, Serbie, Slovénie, Espagne, Suède et Royaume-Uni par le SD Worx Research Institute. Au total, 5625 employeurs et 16.000 travailleurs ont été interrogés. Les résultats donnent une image représentative du marché du travail dans chaque pays.