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L’ONSS va imposer l’utilisation de l’e-box aux entreprises.

L’utilisation de l’e-Box deviendra bientôt obligatoire ! L’ONSS met l’accent sur la numérisation de son flux de documents en recourant de plus en plus à l’utilisation de l’e-Box comme moyen de communication avec les entreprises. Actuellement, il reste environ 50% des employeurs à convaincre de passer sur la plateforme électronique.

Dans le courant de l’été passé, le gouvernement a déposé un avant-projet de loi visant à généraliser le recouvrement des cotisations sociales non payées par voie de contrainte à l’Office national de sécurité sociale. L’avant-projet avait également pour objectif de rendre obligatoire l’e-Box dans le cadre de la relation entre l’ONSS et les employeurs, leurs mandataires et les curateurs. L’avant-projet était introduit par le ministre de la Justice Koen Geens, la ministre des Affaires sociales Maggie De Block et le ministre de l’Emploi Kris Peeters. L’initiative s’inscrivait. dans le cadre de l’exécution du Plan Justice.

Revenons sur la décision prévoyant que toute communication de l’ONSS avec l’entreprise devait obligatoirement avoir lieu via l’e-Box. La date d’entrée en vigueur de cette décision doit encore être fixée par arrêté royal.

L’e-Box est la boîte aux lettres électronique sécurisée via laquelle l’ONSS communique avec les entreprises. Elle est actuellement déjà utilisée par l’ONSS pour l’envoi de nombreux documents (par exemple, l’aperçu annuel des mesures pour l’emploi). Mais si l’entreprise n’a pas activé son e-Box, l’ONSS continue d’envoyer les documents nécessaires par la poste.

Étant donné toutefois que la généralisation de l’utilisation de la contrainte à partir du 1er janvier 2017 aura un impact énorme sur la relation de l’ONSS avec les entreprises, le gouvernement a d’ores et déjà décidé de rendre l’utilisation de l’e-Box obligatoire, de façon à ce que la communication entre l’ONSS et l’entreprise puisse passer par un canal clairement réglementé. Le projet de loi prévoit donc que toute communication de la part des institutions de sécurité sociale à une entreprise ou à un mandataire ou curateur devra être faite via cette boîte aux lettres électronique sécurisée.

Étant donné que la généralisation de la contrainte deviendra effective à partir du 1er janvier 2017, il nous paraît toutefois probable que l’utilisation de l’e-Box sera rendue obligatoire à partir de cette même date pour les communications en la matière.

Actuellement, seule une bonne moitié des employeurs utilisent l’e-Box. L’exposé des motifs du projet de loi prévoit dès lors que l’ONSS continuera, durant une période de transition, à envoyer certains documents en format papier aux employeurs qui n’ont pas encore activé leur e-Box. Ces derniers recevront alors également une invitation à activer leur e-Box sans tarder.

Pratiquement ?

L’e-box est bien entendu disponible pour chaque entreprise, à condition de s’enregistrer sur le portail de la sécurité sociale. Lorsque votre entreprise est enregistrée, le Gestionnaire d’Accès Principal (Responsable Accès Entité) reçoit pour votre entreprise deux courriers successifs. Il y trouvera un nom d’utilisateur et un mot de passe avec lesquels il pourra se connecter pour la première fois au portail.

Le Gestionnaire d’Accès Principal (Responsable Accès Entité) pourra alors activer une ou plusieurs qualités pour l’entreprise (par exemple, la qualité « Employeur ONSS »). Une e-Box sera automatiquement disponible pour chaque qualité activée. Toute qualité est placée sous la responsabilité d’un Gestionnaire d’Accès (gestionnaire local)qui gère l’accès à l’e-Box. Le Gestionnaire d’Accès (gestionnaire local) peut créer des utilisateurs, employés de l’entreprise, pour leur donner accès à e-Box. Le Gestionnaire d’Accès (gestionnaire local) définit, pour chaque utilisateur, les services en ligne sécurisés auxquels il a accès via le service en ligne Gestion des Accès.

Source : Portail de la sécurité sociale – Presscenter – Secrétariat Social Securex – Legal

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