Près de huit entreprises belges sur dix n’ont pas encore adapté leurs espaces de travail aux nouvelles tendances qui font hésiter les salariés entre télétravail et navette domicile-bureau. C’est ce qu’il ressort d’un sondage effectué par le cabinet de conseil BDO auprès de 150 entreprises pour déterminer la « maturité » des entreprises en termes de travail hybride. La collaboration entre les départements semble également s’instaurer péniblement. Ainsi, la moitié de nos entreprises n’ont pas encore trouvé de solution pour faciliter le déroulement des réunions hybrides, et, dans sept entreprises sur dix, il n’existe aucune mesure claire visant à maintenir le contact entre les travailleurs et leurs supérieurs. Ce sont les petites entreprises et les multinationales qui ont trouvé le plus facilement leurs nouvelles habitudes de travail.

Maintenant que nous pouvons tous retourner au bureau sans aucune restriction, les entreprises sont heureuses de pouvoir à nouveau accueillir leurs salariés en leur sein. Mais toutes les entreprises n’y parviennent pas aussi bien. Le plus gros écueil : l’absence de modification de l’aménagement des espaces de travail dans la majorité de ces entreprises. Ainsi, plus de huit espaces sur dix sont restés inchangés et comptent toujours le même nombre de bureaux, de salles de réunion et d’espaces ouverts. La plus-value du travail au bureau par rapport au télétravail, compte tenu du temps de déplacement, reste trop limitée pour de nombreux salariés.

« Les entreprises doivent créer suffisamment d’incitants pour motiver le déplacement vers le bureau. Les principales raisons qui poussent les travailleurs à se déplacer sont la collaboration et les contacts avec les collègues et les gens des autres départements. Or l’infrastructure initiale n’est absolument pas prévue en ce sens. Nous constatons que les espaces permettant les réunions hybrides, informelles et créatives ainsi que les longs appels bruyants via Teams par exemple ou les espaces fermés permettant à certains collaborateurs de s’isoler pour mieux se concentrer sont encore trop souvent inexistants dans de nombreuses entreprises », explique Geert Volders, partenaire de BDO Advisory

La moitié des entreprises ne s’est pas encore adaptée aux nouvelles habitudes de réunion

Outre l’aménagement attrayant des bureaux, la manière dont les collaborateurs peuvent travailler ensemble et se connecter entre eux sur leur lieu de travail joue un rôle prépondérant. Il semblerait qu’à cet égard, nos entreprises aient encore du pain sur la planche. Sept répondants sur dix déclarent qu’il n’y a pas ou presque pas de mesures claires visant à améliorer ou à maintenir les interactions entre les départements, les collègues et le management. La moitié des entreprises ne s’intéresse guère à la nouvelle culture de réunion ou ne l’a pas encore intégrée dans les nouvelles habitudes de travail.

« Malgré nos deux années de télétravail, nous entendons encore des gens dire “je ne t’entends pas”, “je ne te vois pas” ou “ton écran est verrouillé”. Ce n’est pas un problème en soi, mais il faut savoir que cela a un impact sur notre manière de nous réunir ainsi que sur l’intensité et le fonctionnement des équipes. Il est par conséquent essentiel que les entreprises élaborent un cadre clair pour définir les réunions qui doivent avoir lieu virtuellement et physiquement, à quelle fréquence et sur quels sujets. Aujourd’hui, l’échange pur d’informations peut se faire par de nombreux moyens numériques : l’on peut prévoir facilement une petite demi-heure le midi suivie d’un chat, par exemple. Il existe d’ailleurs de très chouettes applications pour le faire. Il est aussi essentiel de décider quand les collaborateurs doivent être présents physiquement au bureau. Rien de plus frustrant que d’aller au bureau et de n’y rencontrer personne », déclare Mario Santy, Senior Manager chez BDO Advisory.

60 % des entreprises utilisent encore des copies papier

L’organisation numérique et l’utilisation des moyens de communication digitaux sont bien ancrées dans les habitudes de la plupart des entreprises. Pourtant, bon nombre d’entre elles ont encore des progrès à faire au niveau de l’archivage et du stockage professionnel des documents. Dans 60 % des cas, les informations sont stockées à la fois sur un support papier et sur un support numérique. L’évolution vers le bureau sans papier doit davantage être concrétisée, selon BDO.

« La pandémie de coronavirus a incontestablement accéléré la digitalisation des entreprises, mais bon nombre d’entre elles persistent dans leurs vieilles habitudes de travail. Les classeurs d’archivage n’ont pas encore disparu partout. Il n’y a pas de système de gestion ou d’archivage des documents ou celui-ci est peu utilisé. Nous avons appris à travailler avec toutes sortes de moyens de communication pour rester en contact avec nos équipes, mais personne ne sait vraiment quels moyens de communication utiliser ni à quelles fins. L’élaboration minutieuse d’une charte claire pour tous les travailleurs serait un bon pas en avant », selon ​Mario Santy, Senior Manager bij BDO Advisory

Les très petites et les grosses entreprises sont les bons élèves.

BDO constate que ce sont surtout les (très) petites entreprises (jusqu’à 50 personnes) qui ont trouvé plus facilement leurs marques par rapport à ces nouvelles habitudes de travail. La flexibilité d’une petite organisation et la confiance qui existe entre le management et les travailleurs en sont les principales raisons. Dans les très grandes entreprises de plus de 2 000 salariés, le basculement vers cette nouvelle culture de travail s’est aussi opéré en place plus facilement. Selon BDO, l’explication vient du fait que ces entreprises étaient déjà préparées à relever ces défis. Ce sont les entreprises de 50 à 2000 salariés, estime BDO, qui ont le plus de pain sur la planche et qui doivent encore adapter leur fonctionnement et leur infrastructure.

« La plupart des entreprises ont instauré une politique générale en matière de télétravail, mais celle-ci est souvent trop stricte et ne laisse que peu de marge aux équipes d’une part et aux individus d’autre part. Les entreprises doivent se départir du modèle “one size fits all” et accorder davantage de confiance à leurs travailleurs. Les managers doivent oser expérimenter de nouvelles habitudes avec leurs collaborateurs en vue d’intégrer les nouvelles “normes” de travail dans leur culture d’entreprise ».

Source: Via le “Quickscan” en ligne, BDO permet aux entreprises de passer au crible leur fonctionnement hybride. BDO a envoyé ce Quickscan par mail à ses clients tout en le plaçant également sur son site web. Jusqu’à présent, 141 entreprises ont spontanément répondu aux questions du test. Les tendances énoncées dans le présent communiqué de presse ont été dégagées sur la base de ces données. La taille des entreprises interrogées était plus ou moins répartie de manière proportionnelle : 41 petites entreprises de 50 personnes maximum, 43 entreprises de 50 à 199 personnes, 25 entreprises de 200 à 499 personnes, 29 entreprises de 500 à 2 000 personnes. Cinq entreprises de plus de 2 000 personnes ont également répondu au questionnaire. Les répondants étaient issus de secteurs commerciaux différents (secteur graphique, transport, secteur financier…) et du secteur public (administrations publiques et pouvoirs publics).