Une étude menée par la KU Leuven en collaboration avec le fournisseur de services RH Securex auprès d’entreprises publiques et privées en Belgique montre que la majorité d’entre elles utilisent insuffisamment les données RH. L’absentéisme, la formation, les coûts salariaux et le nombre d’ETP sont des indicateurs suivis régulièrement mais la mise en relation avec les données financières reste un souci. Les PME, en particulier, sont à la traîne. « Cependant, même avec des ressources limitées, les entreprises peuvent en apprendre beaucoup via les données sur les ressources humaines. De petits ajustements permettent de réaliser d’importantes économies, ce qui rend nos entreprises plus compétitives, » explique Heidi Verlinden, HR Research Expert chez Securex.

Les données sur les ressources humaines sont des données relatives par exemple à la rotation du personnel, aux coûts salariaux, à l’absentéisme et à la qualité du leadership. Les rapports RH décrivent la situation dans laquelle se trouve une entreprise et indiquent par des clignotants les domaines dans lesquels il est nécessaire de réagir. L’analyse de données RH (HR analytics) permet de déterminer les causes d’un éventuel problème et de faire des prédictions pour l’avenir.

Le degré d’utilisation des données relatives aux RH dépend fortement de la taille de l’entreprise et du fait qu’elle dispose ou non d’un département ou d’un responsable des ressources humaines distinct. Par exemple, 90% des entreprises interrogées comptant plus de 250 travailleurs utilisent les données relatives aux ressources humaines pour adapter leurs processus opérationnels (par le biais de rapports ou d’analyses). Ce pourcentage est de 78% pour les PME qui emploient un responsable des ressources humaines, et de seulement 50% dans les PME sans responsable des ressources humaines.

« Les entreprises peuvent en apprendre beaucoup des données sur les RH, même avec des ressources limitées. La comparaison des taux d’absentéisme avec les concurrents, par exemple, indique si les absences sont anormalement fréquentes ou prolongées, si le risque d’absentéisme augmente et quels sont les profils à risque typiques des travailleurs. C’est un apport indispensable pour une approche ciblée. » explique Heidi Verlinden, HR Research Expert chez Securex.

L’analyse de données RH reste limitée dans les entreprises privées et publiques belges.

Une minorité de grandes organisations (à partir de 250 travailleurs) analyse les causes ou les conséquences (45%) d’une situation et moins d’une entreprise sur dix effectue des analyses pour faire des prévisions sur l’avenir (9%). Pour les PME, ces chiffres sont encore plus faibles (27% et 3%). Le responsable RH des PME (et ses données) est moins impliqué que dans les grandes entreprises en ce qui concerne la mise en place de la stratégie organisationnelle (85% contre 97%). Plus cette participation est importante, plus l’utilisation des données est mature. C’est le cas également dans les PME.

Parmi les raisons d’utiliser des données relatives aux ressources humaines, les personnes interrogées ont cité la réalisation d’objectifs organisationnels et un meilleur processus décisionnel :

« L’étude montre que les entreprises utilisent leurs données RH pour éviter la subjectivité et l’intuition dans la prise de décision, pour développer des activités RH plus efficaces et pour engendrer des gains de productivité ainsi qu’améliorer le bien-être des travailleurs, » expliquent le Pr. Sophie De Winne et Tim Van Laere, étudiant à la KU Leuven.

Manque de connaissances statistiques

Les éléments RH pour lesquels les chiffres et les analyses sont les plus souvent utilisés sont l’absentéisme (94% des entreprises), la formation (90%) et la planification du personnel, telle que les coûts salariaux (90%). Les aspects les moins étudiés sont le leadership (49%), la motivation (56%) et le stress (57%).

Les connaissances, les données et les technologies de l’information sont les principaux obstacles à l’analyse de données RH. Les grandes entreprises pointent comme principal obstacle les problèmes informatiques ; pour les PME, c’est le manque de compétences statistiques et de formation en gestion des données qui constitue la première entrave à l’utilisation des données analytiques relatives aux ressources humaines.

On notera en particulier que l’étude de la KU Leuven et de Securex montre également qu’aucune PME sans responsable du personnel n’envisage de faire d’analyse de données RH de sa propre initiative, si elle n’utilise pas encore de données à l’heure actuelle. Mais cette intention est également faible dans le cas des PME disposant d’un service du personnel (32% envisagent d’utiliser des données à l’avenir). La principale explication pour les PME sans Directeur des Ressources Humaines réside dans le fait que cela ne correspond pas à la culture de l’entreprise (58%), tandis que pour les PME avec DRH, une des principales raisons réside dans le manque de soutien de la part de la direction générale (55%). Les PME qui envisagent l’analyse de données RH veulent surtout créer du bien-être pour leurs travailleurs et mesurer l’impact de leurs activités RH.

« La mise en corrélation des données RH avec des données financières ou opérationnelles réclame beaucoup de temps et d’argent, principalement pour affiner la qualité et la gestion des données. C’est une condition préalable à une bonne analyse de données RH. Cela conduit souvent à une situation paradoxale dans laquelle la direction voudra une preuve de l’utilité des données avant de vouloir y investir dedans, alors que le département des RH a précisément besoin des données pour fournir cette preuve. » expliquent le Pr. Sophie De Winne et Tim Van Laere, étudiant (KU Leuven).

Source: les résultats sont basés sur une enquête en ligne réalisée durant l’été 2019. Le questionnaire a été rempli par le directeur des ressources humaines ou le PDG de 241 entreprises belges. 52% emploient moins de 250 salariés et répondent à la définition générale d’une PME, dont 81% ont un département ou un responsable des ressources humaines. Les secteurs « santé et bien-être », « gouvernement et services publics » et « entreprises B2B » représentent ensemble 41% de l’échantillon.