Dit was de vraag die ze zich bij Protime in Aartselaar stelden. Terug naar de pre-coronatoestand was immers geen optie. Alle Protimers werden bij de uitwerking van de coronamaatregelen betrokken. Al snel werd besloten dat maximum de helft van de werknemers gelijktijdig op kantoor mochten zijn, de anderen zouden thuiswerken.

Ook voor de coronacrisis was telewerken wel al goed ingeburgerd bij Protime, maar het kon enkel op aanvraag en na expliciete goedkeuring. Voortaan worden de rollen omgedraaid: wie naar één van de kantoren wil komen, moet dit aan zijn leidinggevende aanvragen via de ‘myProtime app’. In functie van de bezettingsgraad op kantoor, kunnen de leidinggevenden dit goed- of afkeuren en hebben ze meteen een zicht op wie wanneer komt werken. Werknemers kunnen via dezelfde app op hun smartphone aangeven wanneer ze op kantoor aankomen én wanneer ze er vertrekken. Mocht er toch iemand ziek worden, dan krijgt zijn of haar leidinggevende automatisch een Covid-19 rapport waarin staat met wie de werknemer op kantoor mogelijk in contact kwam.

Niet alleen nu, maar ook na de coronacrisis, wordt thuiswerk bij ons een blijver en moeten werknemers via een app aanvragen om naar kantoor te mogen komen,” aldus Peter s’Jongers, CEO van Protime. Op die manier wordt ervoor gewaakt dat er niet teveel mensen op hetzelfde moment op kantoor werken. Én, mocht er toch iemand ziek worden, kan ook snel nagegaan worden wanneer en met wie hij of zij op kantoor was.

“Met de myProtime app bieden we bedrijven niet alleen een oplossing om hun werknemers veilig opnieuw naar kantoor te laten komen, maar ook om plaats- en tijdsonafhankelijk werken in de praktijk te brengen voor hun werknemers. De meesten onder ons zitten door deze crisis nog steeds in een gewijzigde thuissituatie die bepaalde zaken bemoeilijkt. Zo moeten velen hun werk weten te combineren met de opvang en begeleiding bij het schoolwerk van hun kinderen. Als bedrijf gaan we daarin mee en geven we onze werknemers de nodige flexibiliteit om hun werk-thuis-tijd zelf in te delen. Wie zijn kroost overdag wil helpen met de schooltaken, om dan na de bedtijd van de kinderen verder te werken, kan dit zonder enig probleem.”

Dit alles wordt mee mogelijk gemaakt door registratietools waarin Protimers kunnen bijhouden hoeveel tijd ze aan hun werk spenderen. “Net zoals een hartslagmeter ons erop attent maakt wanneer we iets te intensief aan het sporten zijn, kunnen ook online registratietools een alarmbel doen afgaan. Je wordt immers niet betaald om 60 uur te werken om je opdrachten af te krijgen. Soms moet je gas terugnemen of er loert een burn-out om te hoek. Ook hier hebben de leidinggevenden als goede coaches een rol te spelen in het monitoren van de werktijd en –prestaties. En dat geldt evenzeer voor wie maar 20 uur per week werkt, maar voor 40 uur betaald wordt; die zal dan weer een tandje moeten bijsteken”.

Het hoofdkantoor als ontmoetingsplek

Hoe behoud je een verbindende bedrijfscultuur wanneer maximum de helft van het personeel tegelijk op kantoor is? “Bij Protime merk ik dat ons sterk samenhorigheidsgevoel onze drijvende kracht is. Het zorgt ervoor dat de veerkracht om met deze crisis om te gaan, heel groot is in de teams en dat collega’s elkaar ook – virtueel dan – vaak gaan opzoeken. Elke werkdag start bijvoorbeeld met een virtuele stand-up per team, er zijn veel videocalls en elke vrijdag hebben we ons virtueel café. Het is aan onze teamleaders om onze bedrijfscultuur te bewaken, maar ook het hoofdkantoor speelt daar een rol in,” aldus Peter.

Nu de voordelen van telewerken voor iedereen duidelijk werden, zullen weinigen nog willen terugkeren naar de oude situatie met veel fileleed en tijdverlies door de woon-werkverplaatsingen. Protime verwacht daarom dat we in de toekomst vaker decentraal zullen werken vanuit derde werkplekken zoals thuis of vanuit hubs. Het hoofdkantoor blijft een belangrijke toegevoegde waarde hebben, maar dan als een kleinere – meer kostenefficiënte – ontmoetingsplek en als blauwdruk van de bedrijfscultuur met onder meer de cultuurwaarden op de bedrijfsmuren.

Bron: Protime