84% van de Belgen ziet het zitten om ook na de crisis twee dagen of langer de bedrijfsvloer niet te betreden. Dat is 19% meer dan aan het begin van de coronacrisis. Sociaal contact en teamwerk lijken de enige troeven nog om medewerkers wél naar kantoor te krijgen. Het ingeburgerde telewerken heeft volgens advieskantoor BDO ook gevolgen voor de bedrijfsorganisatie. Zo zullen bedrijven tot een derde minder kantoorruimte nodig hebben, maar de beschikbare ruimte wel beter moeten coördineren via o.a. planningsapps en goede teamafspraken.

Na 5 weken crisis voerde advieskantoor BDO vorig jaar voor het eerst een grote “telewerk-enquête” uit bij medewerkers van verschillende organisaties. Toen was al duidelijk dat de Belg de smaak van telewerk te pakken kreeg. Eén jaar later smaakt telewerk naar (nog) meer. Waar in 2020 65% nog minstens twee dagen wou telewerken, is dat nu 84%. Bovendien verkiezen een groter aantal medewerkers drie dagen telewerk (33%) in plaats van één dag (12%). Vorig jaar was die trend nog omgekeerd. De Belg lijkt zijn workflow in huis te hebben gevonden. 65% geeft aan daar productiever te zijn dan op kantoor door de tijdswinst, het concentratievermogen en het vermijden van woon-werkverkeer. Toch blijkt uit dezelfde enquête dat medewerkers ook uitkijken om terug naar kantoor te gaan, al is het werk op zich niet de voornaamste reden.

“Iedereen kijkt er wel naar uit om de collega’s terug te zien om terug wat meer informeel contact te hebben. Volgens onze enquête is dat de voornaamste reden om terug naar kantoor te gaan voor 72% van de medewerkers. Daarnaast is de kantoorruimte volgens 56% de ideale plek nog om brainstorms te doen en meer creatief werk. Maar het individuele werk – zoals telefoons, projectwerk en administratie – dat lijkt iedereen liever thuis te doen. Van “telewerkmoeheid” is dus geen sprake. Er is wél een moeheid van voltijds telewerken. Het is dus belangrijk dat bedrijven na de crisis een goed evenwicht kunnen aanbieden” verklaart Geert Volders, Partner van BDO Strategy & Transformation.

30% minder werkposten

De resultaten van de enquête geven volgens BDO belangrijke inzichten over hoe bedrijven zich na de coronacrisis verder zullen ontwikkelen. Zo berekende BDO dat een bedrijf dat standaard twee dagen telewerk toelaat, gemiddeld 30% minder werkposten op kantoor nodig heeft. Daardoor zal er op lange termijn volgens het advieskantoor wereldwijd tot 35% minder kantoorruimte zijn. Coworkingruimtes zullen dan ook steeds meer de norm worden. Maar meer telewerk en minder kantoorruimte betekent ook meer nood aan planning. En dat is waar het schoentje bij veel organisaties nog steeds knelt.

“We merken dat veel bedrijven nog steeds geen deftig uitgewerkt systeem hebben waardoor je het aantal beschikbare plaatsen op kantoor kan registreren. Dat is toch opvallend, gezien we nu al weten dat bedrijven geneigd zijn om bedrijfsruimte af te staan en zich te herorganiseren als meetinghubs. Medewerkers zullen doelgericht naar kantoor gaan om er zeker van te zijn dat ze met de ene of andere collega kunnen spreken. Bovendien zal het binnenkort ook een vereiste zijn, als we vanaf 9 juni terug met 20% van het personeel de kantoorruimte mogen bezetten. Dergelijke registratie moet niet moeilijk zijn. Planning apps – zoals Workero, Okku en Spacewell – rezen de afgelopen tijd als paddestoelen uit de grond.”

Thuiswerkbeleid

Naast een gebrek aan een registratiesysteem, ondervindt BDO dat veel bedrijven vandaag nog worstelen met een thuiswerkbeleid op te stellen. In de telewerk-enquête gaf 43% van de ondervraagde medewerkers aan dat hun bedrijf prioriteit moet geven aan een organisatiecultuur die hybride werken beter ondersteunt en stimuleert. Het advieskantoor raadt bedrijven dan ook aan om tijdig werk te maken van een duidelijk telewerkkader wanneer social distancing geen rol meer speelt. De deadline daarvoor is volgens BDO september, de “back to work” maand.

“Tot nu toe was de organisatie van telewerk gemakkelijk: de overheid was de regelgever met voltijds telewerken als verplichting. Die verplichting valt binnenkort weg, maar de verwachtingen van de medewerkers blijven. Ze hebben bewezen dat het werkt. Daarom is het belangrijk dat bedrijven hier zelf tijdig spelregels rond vastleggen. Een ‘one size fits all’-oplossing bestaat niet. We raden aan dat leidinggevenden tijdig met hun medewerkers in gesprek gaan over de vragen, behoeften en mogelijkheden. En dat betekent ook: vertrouwen hebben in medewerkers. Medewerkers hebben de mentale stap naar telewerken als de nieuwe norm al lang gezet. Bedrijven moeten dus niet uitmaken of, maar wel hoe zij die stap mee zetten. Volledig terugkeren naar voltijds kantoorwerken is geen optie meer” aldus Geert Volders, Partner van BDO Strategy & Transformation.

Bron : Voor deze enquête verzamelde BDO de antwoorden van 1.617 Belgen in mei 2021. De respondenten zijn actief in verschillende sectoren bij bedrijven van minder dan 10 werknemers tot meer dan 500 personeelsleden. 40% van de respondenten heeft een leidinggevende functie.