Nu we terugkeren naar kantoor, moeten bedrijfsleiders zich bewust zijn van het feit dat werknemers meer vrijheid en flexibiliteit willen om te werken op de manier die het beste bij hen past. Als bedrijven de ervaring van klanten en personeel niet op de voorgrond plaatsen in hun terugkeerplannen, zouden ze wel eens moeite kunnen hebben om in het nieuwe tijdperk van werken talent aan te trekken en te behouden. Werknemers en organisaties zetten hun eerste stappen richting het hybride model en de volgende vijf trends kunnen helpen bepalen waar, wanneer en hoe werk vorm krijgt.

Trend 1 – Laptops: de kern van verbinding

Covid heeft het tijdperk van de laptop definitief ingeluid als het standaardmodel. Werknemers vertrouwen erop en voelen zich steeds comfortabeler met hun laptop wanneer ze op afstand werken. Hierdoor ontstond er een band die waarschijnlijk niet zal worden verbroken door een terugkeer naar kantoor. Uit een recent onderzoek van Barco blijkt zelfs dat meer dan driekwart (75%) van de werknemers zich niet meer kan voorstellen zonder hun laptop te werken.

Trend 2 – Video is alles

Na maanden elkaar niet fysiek te kunnen zien, werden videogesprekken de norm. Dit was de belangrijkste manier om ons verbonden te voelen met zowel collega’s als klanten. Video is zo’n belangrijk aspect van ons leven geworden, waardoor het geen verrassing is, dat zelfs nu we terugkeren naar kantoor het niet zal verdwijnen.

Videoconferenties zijn nu een fundamentele pijler van het werkleven, en bedrijfs- en IT-leiders hebben een unieke kans om hun kantoorruimte opnieuw in te richten en van elke vergaderruimte een “videoruimte” te maken. Dit houdt onder meer in dat videoklare werkruimten connectiviteit bieden voor zowel werknemers ter plaatse als werknemers op afstand, en dat de randapparatuur in de ruimte – zoals microfoons, luidsprekers en camera’s – up-to-date en compatibel is met laptops en mobiele apparaten. Uitgebreide videomogelijkheden worden ook belangrijker nu reisbeperkingen van kracht blijven, waarbij planningsvergaderingen en verkoopdemonstraties die voorheen in een on-site directiekamer plaatsvonden, nu naar een virtuele arena verschuiven.

Trend 3 – Video platform navigatie

Tijdens de periode van werken op afstand hebben werknemers zich met succes meerdere UCC-platforms eigen gemaakt en er doorheen genavigeerd. De gemiddelde dag omvat nu vergaderingen verspreid over verschillende platformen, en aangezien hybride werken de norm blijft, zal dit niet veranderen. Werknemers moeten daarom de mogelijkheid hebben om op korte termijn naadloos tussen deze platforms te switchen.

Het kan namelijk gênant zijn als een klant of een andere organisatie een vergadering organiseert op een onbekend platform en de technologie in de vergaderruimte slechts compatibel is met één UC-provider. Deze situatie kan worden vermeden als bedrijfsleiders investeren in aanvullende oplossingen die de gebruikers verbinden, ongeacht het platform dat wordt gebruikt. Deze “Bring Your Own Meeting”-apparaten en -tools waren al in gebruik voordat de pandemie uitbrak, maar na bijna anderhalf jaar thuiswerken is de relevantie van deze oplossingen alleen maar toegenomen.

Trend 4 – Content delen vanaf elke plek

Naast gewend te zijn geraakt aan videoconferenties, hebben medewerkers ook geprofiteerd van het gemak van het delen van hun schermen, content en ideeën met een simpele klik op de knop “scherm delen”. In bedrijven die geen toegang hebben tot het draadloos delen van content, keren werknemers niet graag terug naar de frustraties van HDMI-kabelconnectiviteit in vergaderruimtes. Na maanden van eenvoudige toegang tot het delen van inhoud met meerdere personen, is het samenwerken met complexe en tijdrovende kabelstrubbelingen gewoon te veel.

De mogelijkheid om inhoud gemakkelijk en duidelijk te delen is de sleutel tot succes in hybride omgevingen. Met deelnemers die vanuit verschillende locaties inloggen, moet de inhoud voor iedereen toegankelijk, zichtbaar en bruikbaar blijven. Gelukkig heeft de samenwerkingstechnologie zich verder ontwikkeld met functies die voorkomen dat deelnemers op afstand zich buitengesloten voelen, zoals virtual blackboarding, annotatie en de mogelijkheid om een grotere groep op te splitsen in kleinere virtuele breakout-huddles.

Trend 5 – Een kantoor gebouwd voor sociale interacties

Voor veel werknemers ligt de aantrekkingskracht voor de terugkeer naar kantoor in het sociaal contact en samenwerken met collega’s. Maar zelfs met dat voordeel, is de definitie van de werkplek veranderd. Het is onwaarschijnlijk dat we de werkplek zullen zien als een ruimte waar we gewoon ons in stilte kunnen concentreren en verder kunnen gaan met onze taken. In plaats daarvan zal het kantoor worden omgevormd tot een ervaringsgerichte plek, die dient als een ruimte om collega’s of klanten te ontmoeten, samen te werken en contact met hen te leggen. Sommige van de meer traditionele ruimtes en bureaus maken plaats voor meer casual zitplaatsen. Ons verlangen om op een fysiek niveau met elkaar in contact te komen zal leiden tot een meer sociale kantoorlay-out.

Een hybride structuur betekent natuurlijk dat sommige collega’s op afstand zullen werken terwijl anderen naar kantoor gaan. Uiteindelijk zullen er meer interne vergaderingen plaatsvinden, wat op zijn beurt dan weer een ander probleem met zich meebrengt: waar zullen de mensen hun vergaderingen of interne bijeenkomsten organiseren? Er zijn zeker niet genoeg vergaderzalen in typische kantoorruimtes om dit te faciliteren, wat betekent dat er in informele ruimtes zoals pods of huddle rooms een soort AV-apparatuur moet worden geïnstalleerd. Technologie heeft ons geholpen de eerste stadia van de pandemie door te komen, door ons in nauw contact met ons team en onze collega’s te houden. Maar aangezien hybride modellen op de lange termijn zullen blijven bestaan, moeten we de technologie omarmen en moeten we onze eigen positieve gewoonten beginnen creëren om zo ons werkleven te verbeteren.