Wanneer we belangrijke meetings willen voeren, doet 78,6 procent van de Belgen dat het liefst fysiek, hetzij op een externe vergaderlocatie of in het eigen bedrijfsgebouw. Ook brainstorms, teambuildings, besluitvormende comités, projectvergaderingen en opleidingen houdt de meerderheid liever niet online. Dat blijkt een onderzoek dat Comet Meetings door iVOX liet afnemen bij 1.000 werkende Belgen.

De regering zal haar aanbevelingen rond telewerken zeker aanscherpen tijdens het volgende overlegcomité. Toch blijven heel wat werknemers voorstander van fysieke meetings, ondanks dat virtuele vergaderingen tijdens de lockdowns hun nut bewezen. 78,6 procent van de werkende Belgen vergadert voor een belangrijke meeting het liefst fysiek. 60,8 procent daarvan doet dit bij voorkeur intern, bijna 1 op 5 houdt die meeting het liefst extern op een geschikte vergaderlocatie. Slechts 11,6 procent opteert voor online vergaderen via video.

Teambuildings en Brainstorm

Afhankelijk van het type en het doel van de meeting of vergadering, varieert dit nog enigszins. Voor brainstorms verkiest ruim 2 op 3 een fysieke bijeenkomst, voor teambuildings gaat het zelfs om meer dan 8 op 10. Voor projectvergaderingen en opleidingen opteert 6 op 10 het liefst voor een fysieke bijeenkomst. Ongeveer de helft laat ook besluitvormende comités het liefst in levenden lijve plaatsvinden, terwijl 30,6 procent hier geen uitgesproken voorkeur heeft.

Als er een informatieve bijeenkomst (bijv. interne communicatie, top-down informatie) of een presentatie (bijv. financiële resultaten of marketingplan) op de agenda staat, zijn de meningen verdeeld. Ongeveer vier op tien willen dit gerust virtueel doen terwijl een bijna gelijkaardig aantal toch ook hier de voorkeur geeft aan een fysieke meeting. “In sommige gevallen zijn virtuele vergaderingen de meest efficiënte oplossing”, zegt Victor Carreau, CEO van Comet Meetings. “Maar face-to-face-meetings zullen altijd belangrijk blijven omdat de toegevoegde waarde ervan enorm is. Ze stellen ons in staat tot een interactie die online niet kan worden nagebootst. Wat de crisis ons heeft geleerd, is dat hoe meer er op afstand wordt gewerkt, hoe meer persoonlijke ontmoetingen er nodig zijn om de relatie sterk te houden. De bedrijfscultuur kan een tijd voort wanneer het zich moet aanpassen aan de versnippering van de werkplek. Maar om te overleven en sterk te blijven, moeten er gezamenlijke, fysieke momenten plaatsvinden. We zien nu al dat de meest gedigitaliseerde ondernemingen ook de meeste seminars houden. Er is bovendien ook een verband tussen de vermindering van de kantoorruimte van een bedrijf en de toename van uitgaven voor evenementen. Aan de vooravond van nieuwe aankondigingen van de Belgische regering is het belangrijk dat de werknemers meer telewerken en alleen in situaties terechtkomen waarin hun veiligheid gewaarborgd is, om in het belang te kunnen blijven vergaderen.”

Interactie en Ideeën uitwisselen

Toch stellen fysieke meetings ons in staat om tot betere inzichten en oplossingen te komen. Zowel de interactie tussen collega’s als het uitwisselen van ideeën en standpunten, is voor drie kwart van de Belgische werknemers één van de leukste aspecten aan vergaderen. Het ‘tot een beslissing komen’ is ook voor bijna 55 procent één van de prioriteiten van zo’n meeting. Sylvie Digard, Events Manager bij Proximus, verklaart: “Er is hier voor ons een nieuwe manier van vergaderen, op een atypische en originele locatie! Een verscheidenheid aan vergaderruimtes en een ander thema op elke verdieping zorgt voor een interessante diversiteit. De meeste evenementen van Proximus worden georganiseerd in een hybride vorm, met ultramoderne apparatuur.”

Bron: Onderzoeksbureau iVOX voerde dit onderzoek namens Comet Meetings. In augustus 2021 kregen 1.000 werkende Belgen (representatief op taal, geslacht, leeftijd en diploma) een aantal vragen over vergaderen, zowel fysiek als online, voorgelegd. De maximale foutenmarge bedraagt in dit geval 3,02%.