Nu het Covid 19-virus verder om zich heen grijpt, is de kans reëel dat organisaties hun werknemers gaan aanmoedigen om te telewerken. Technisch gezien is dat perfect mogelijk: naast e-mail beschikken de meeste professionals ook over video-conferencing en andere IT-tools die hen toelaten om op afstand operationeel te blijven. De échte uitdaging situeert zich elders…

Hoe kunnen bedrijfsleiders, managers en teamleaders voorkomen dat remote teams door langdurig telewerk uit elkaar vallen en de gemeenschappelijke focus verliezen? Wat zijn de belangrijkste risico’s ? Hoe vermijd je de valkuilen? Expert Gunnar Michielssen legt uit. “Het succes van langdurig telewerk wordt bepaald door de kwaliteit van de communicatie”, aldus Gunnar Michielssen. “Daarom heeft elke organisatie duidelijke richtlijnen nodig, zowel rond het gebruik van het verschillende communicatiemiddelen als over het respect voor de werktijd van de thuiswerkende collega’s.”

“Het grote gevaar bij thuiswerk is immers dat collega’s alle face-to-face communicatie exclusief gaan vervangen door synchrone digitale communicatiemiddelen als chat of videoconferencing. Het resultaat is een versnipperde werkdag met permanente onderbrekingen, waarbij het bijzonder moeilijk wordt om wat langer gefocust met je werk bezig te zijn. Dit fenomeen van versnippering wordt nog versterkt door de intuïtieve behoefte aan communicatie door de relatieve eenzaamheid van thuiswerk, én door de afwezigheid van elke vorm van collegiale controle.”

Synchroon of asynchroon?

De basisregels zijn eenvoudig: e-mail en samenwerking-tools als Teams of Yammer blijven de beste keuze voor alle niet-dringende, relatief eenvoudige boodschappen. Synchrone chats of instant messaging tools kunnen alleen wanneer die relatief eenvoudige vragen of boodschappen wél dringend zijn. Chatten is dan weer uit den boze voor meer complexe boodschappen, omdat telefonie of videoconferencing in dat geval veel sneller resultaat opleveren. En een complexe vraag of werkoverleg dat niet meteen moet afgehandeld worden, kan tot slot best via een vergaderverzoek (meeting request) worden ingepland. Zo voorkom je dat iedereen te pas en te onpas wordt onderbroken en afgeleid van al het andere belangrijke werk.

Team-time, we-time & me-time

​​​​Team-time via videoconferencing voorkomt dat de teamleden langzaam maar zeker de voeling met de activiteiten van hun collega’s verliezen. Via tools als Teams, Skype of Bluejeans kunnen de teamleden elke ochtend een kwartiertje in contact treden, waarbij de teamleader tijdens een korte introductie de taken verdeelt en een overzicht geeft van de stand van zaken. Elk teamlid kan daarna kort samenvatten waar hij of zij mee bezig is en wie hij in de loop van de dag nodig zal hebben om bepaalde obstakels weg te werken. Team-time zorgt er niet alleen voor dat alle neuzen in dezelfde richting blijven staan, maar kan ook fungeren als formeel startmoment van de werkdag.

We-time zijn vaste blokken die worden gereserveerd voor een-op-een-overleg. Om te vermijden dat sommige werknemers de hele dag bestookt worden met kleine vragen en micro-problemen, beperk je besprekingen tussen collega’s beter tot enkele vaste tijdstippen, zoals bijvoorbeeld de ochtenduren en het einde van de werkdag.

Me-time is de tijd die overblijft, de uren dat de werknemers gefocust en zonder te veel onderbrekingen kunnen besteden aan al hun andere werk. Met dit formele onderscheid tussen de verschillende werkmomenten vermijden thuiswerkers dat ze de hele dag bezig zijn met versnipperd overleg, om ’s avonds vast te stellen dat ze nauwelijks wezenlijk werk hebben verricht.