Een logge administratie, het is vaak voer voor discussie in elk bedrijf. HR-administratie neemt heel wat kostbare tijd in voor HR, die daardoor te weinig ruimte heeft om te focussen op haar kerntaken. Dit zorgt voor ontevredenheid bij zowel het HR-departement als de werknemers, zo bleek uit een enquête die Acerta onlangs uitvoerde bij 2.000 werknemers. Tijd om de competenties van het HR-departement op een andere manier te benutten, zodat er een duurzamer werkklimaat kan ontstaan voor beide partijen.

Dat aan het imago van de HR-administratie nog wat gesleuteld kan worden, bleek uit dat onderzoek. Maar liefst een derde van de werknemers verklaarde geen vertrouwen te hebben in de juistheid van hun HR-administratie. De belangrijkste domeinen binnen de HR-administratie zijn volgens de werknemers de loonadministratie (77%), administratie van vakantie (72%), de administratie van aan- of afwezigheden (71%), sociale documenten (69%) en pensioen (68%). Bovendien gaf zo’n 80% van de ondervraagden aan dat bij vragen over de personeelsadministratie ze allereerst aankloppen bij vrienden en collega’s alvorens naar hun vertrouwde personeelsdienst te stappen (77%).

Ook over de communicatie met het HR-departement is de Belg minder tevreden. Minder dan de helft van de werknemers (44%) vindt dat de HR-dienst tijdig rapporteert, en slechts 41% vindt goed op de hoogte te worden gehouden door de dienst. Deze communicatie gebeurt het vaakst via e-mail, maar hoewel e-mail geïdentificeerd wordt als een cruciaal communicatiemiddel door de werknemer (87%), blijft de populairste manier traditioneel het persoonlijk gesprek (90%). Een gesprek met elke werknemer neemt echter heel wat tijd in beslag voor de HR-manager, tijd die vaak verloren gaat aan HR-administratie die weinig toegevoegde waarde brengt.

Verloning moet geheim blijven

Dat de Belg zijn financiën graag privé houdt, bleek ook uit het onderzoek. Op de vraag wie er volgens de werknemers recht heeft op inzage in zijn of haar loonbrief, reageerden de respondenten zeer selectief. Er zijn slechts twee partijen waarbij meer dan de helft van de Belgen ermee akkoord gaat dat zij de gegevens kunnen inkijken, namelijk de HR-manager (65%) en de directe leidinggevende (50,9%). Dit geeft aan dat loondata voor de Belg toch wel een gevoelig onderwerp is en als uiterst persoonlijk worden beschouwd. De loonadministratie is dan ook een belangrijk onderdeel van de HR-administratie volgens de werknemers.

Evaluatiehistoriek geen prioriteit

Dit staat in schril contrast met het belang dat de ondervraagden hechten aan de vertrouwelijke administratie van evaluatiedossiers en prestatiebeoordelingen: slechts de helft van de respondenten gaf aan dat dit een belangrijk onderdeel van de HR-administratie is. Dat de historiek van de evaluaties en de commentaren van de leidinggevenden meticuleus worden bijgehouden is dus niet van het allerhoogste belang voor de Belgische werknemers.