Rinkelende telefoons, discussiërende collega’s, de radio op de achtergrond, e-mails die blijven binnenstromen, mensen die over en weer lopen… Dit zijn het soort privacyaspecten die er voor zorgen dat mensen een gebrek aan welzijn op de werkvloer ervaren en zich maar moeilijk voor langere tijd kunnen concentreren. Bijna álle werknemers hebben behoefte aan een stille, rustige ruimte waar ze overdag terecht kunnen.

Iedereen heeft behoefte aan tijd en ruimte voor zichzelf, en dat blijkt ook op de werkvloer te zijn, zo blijkt uit een Steelcase Workplace Survey. 95 procent van de respondenten geeft aan dat ze behoefte hebben aan een rustige, private werkplek waar ze gedurende de werkdag met regelmaat ongestoord kunnen werken. De behoefte aan privacy is niet afhankelijk is van iemands karakter, leeftijd of culturele achtergrond.

Privacy in het geding

Ondanks dat nagenoeg elke kenniswerker gedurende de week voor langere tijd zonder onderbrekingen in een rustige omgeving wil kunnen werken, zijn de mogelijkheden hiertoe beperkt. Uit het zelfde onderzoek van Steelcase blijkt dat maar liefst 41 procent van de ondervraagden geen toegang heeft tot een werkplek waar hij zich op specifiek tijdstippen kan terugtrekken.

Privacy op de werkvloer komt door verschillende factoren steeds meer onder druk te staan. Zo leiden de toegenomen mobiliteit, het gebruik van mobiele apparaten, de information overload, het feit dat in onze 24/7-economie werk en privé steeds meer in elkaar overlopen, het stimuleren van interactie en samenwerking en de doorschoten populariteit van de open kantooromgeving (70 procent van de kenniswerkers werkt in een open kantooromgeving) tot steeds minder privacy op de werkvloer.

Kostenpost

De onevenwicht in samenwerkplekken en concentratiewerkplekken heeft zulke grote gevolgen dat wel bijna gesproken kan worden over een privacy-crisis. Zo geeft 53 procent van de mensen zonder eigen werkplek aan dat ze zich niet goed kunnen concentreren op kantoor. Behalve dat een gebrek aan privacy een negatieve impact heeft op het welzijn en de betrokkenheid van medewerkers, leidt het ook tot improductiviteit en op dez manier ook tot economische schade. Projectmedewerkers worden gemiddeld elke 11 minuten gestoord en kost het een persoon die in zijn werkzaamheden onderbroken wordt, gemiddeld 23 minuten om weer volledig in concentratiemodus te geraken (David Rock, Your Brain at work, 2009). Chris Congdon, Director Research Communictions bij Steelcase, voegt daar aan toe: “Effectieve samenwerking tussen collega’s is alleen mogelijk als mensen daarnaast ook tijd en ruimte hebben om de batterij weer op te laten en geconcentreerd en individueel te kunnen werken.”

Opvallend is dat er een verschil bestaat tussen de wijze waarop jongere generaties privacy bewerkstelligen en de manier waarop kenniswerkers van oudere generaties dit doen. Jonge mensen zetten een koptelefoon op om naar muziek te luisteren, terwijl oudere mensen eerder een afgesloten ruimte opzoeken om te werken. Als een kantoor onvoldoende concentratieplekken heeft, zoeken mensen buiten de muren van het kantoor naar alternatieve werkplekken waar ze ongestoord kunnen werken. Veelal betekent dit dat mensen één of meerdere dagen thuis gaan werken of bepaalde taken naar de avonduren verschuiven.