De zomervakantie is in aantocht. Wat als je medewerker op vakantie vertrekt met zijn bedrijfswagen en… een ongeval heeft? Of hij wil een bagagerek installeren? En mag je medewerker zijn tankkaart in het buitenland gebruiken? Ellen Van Grunderbeek, juridisch experte van Acerta Consult, beantwoordt enkele veelgestelde vragen.
Wie is er aansprakelijk bij schade of bij een ongeval?

“In principe is de werkgever zelf volledig aansprakelijk wanneer de wagen uitsluitend gebruikt wordt voor de uitvoering van het werk. Alleen wanneer de medewerker een zware fout begaat (een rood licht negeren, onder invloed rijden, een doorlopende witte lijn overschrijden…), of wanneer hij regelmatig lichte fouten maakt, kan de aansprakelijkheid overgaan van de werkgever op de werknemer”, aldus Ellen Van Grunderbeek.

“Wanneer de bedrijfswagen ook voor privégebruik ingezet wordt, ligt de aansprakelijkheid bij de medewerker. Als er dan een ongeval gebeurt (in het buitenland), dan zal de werkgever in eerste instantie aangesproken worden, maar de kosten worden later verhaald op de medewerker.”

Wat als er een ongeval was op vakantie?

“Heeft je medewerker op vakantie een ongeval met de wagen, dan moet de ongevalsaangifte op de voorgeschreven wijze gebeuren aan de bevoegde dienst. Als er gewonden zijn, moet er een proces-verbaal opgemaakt worden”, legt Ellen Van Grunderbeek uit.

Wat kan de werkgever doen?

Ellen Van Grunderbeek: “Werkgevers nemen best verschillende regelingen op in de car policy met betrekking tot: de verzekerde schade en eventuele franchise, de procedure die gevolgd moet worden (aan wie moet de schade gemeld worden binnen welke termijn?), afspraken rond de kosten voor eventuele herstellingen in het buitenland, afspraken rond de terbeschikkingstelling van een vervangwagen, enz.”

Wat als je medewerker extra opties wil bij zijn bedrijfswagen?

Een trekhaak, fietsrek of dakkoffer… het zijn handige uitrustingen voor een wagen wanneer je op vakantie vertrekt. Wat als je medewerker een extra optie wil bij zijn bedrijfswagen?

Ellen Van Grunderbeek: “Allereerst moet de car policy nagelezen worden, want mogelijks staan er al regels of richtlijnen over de installatie/kostprijs in verwerkt. Meestal moeten de opties door een erkend concessiehouder worden voorzien. In sommige gevallen hebben deze opties een impact op de cataloguswaarde en/of de aftrek van de eigen bijdrage van de medewerker. Bied je een flexibel loonbeleid aan? Dan kunnen de opties of de upgrade van de bedrijfswagen eventueel ook via het budget van het flexibel loonbeleid gefinancierd worden.”

Kan de medewerker tijdelijk een andere wagen kiezen?

Misschien is de bedrijfswagen van je medewerker aan de kleine kant voor een vakantie met het gezin? Of misschien is een elektrisch model niet ideaal voor de lange afstanden. Kan je medewerker tijdelijk een andere wagen kiezen in deze gevallen? “Ja, dat kan. Er zijn zelfs twee opties”, zegt Ellen Van Grunderbeek. “Optie 1: Je kan als organisatie eventueel een poolwagen ter beschikking stellen tijdens de vakantieperiode. Voor het persoonlijk gebruik daarvan wordt dan een forfaitair voordeel aangerekend. De afspraken over het gebruik worden dan opgenomen in een poolwagen policy. Optie 2: Je kan als werkgever ook een tweede bedrijfswagen aanbieden, ook als één van die wagens voor privégebruik dient. Op die tweede wagen ben je als werkgever dan ook een solidariteitsbijdrage verschuldigd. Die tweede wagen kan eveneens binnen een flexibel loonbeleid gekozen worden.”

Mag de medewerker tanken of laden in het buitenland?

Het gebruik van de tank- of laadkaart kan beperkt zijn tot België, maar kan ook ruimer gaan (al dan niet na toestemming van de werkgever).

Ellen Van Grunderbeek geeft mee wat je zeker moet nagaan:

• Zijn de kosten volledig betaald door werkgever of medewerker?
• Is er een extra bijdrage verschuldigd als een bepaalde aantal kilometers overschreden wordt?
• Is er een extra bijdrage verschuldigd als de tank- of laadkaart in het buitenland gebruikt wordt?

Het zijn allemaal zaken die in de tankkaart- of laadkaart policy vermeld staan.

Ellen Van Grunderbeek: “De moraal van het verhaal: maak duidelijke afspraken en leg die vast in een bedrijfswagenbeleid. Je schrijft er onder andere afspraken omtrent aansprakelijkheid, schade, de regeling m.b.t. opties… . Je kan dit eventueel nog aanvullen met een poolwagen policy en tankkaart/laadkaart policy om afspraken over het gebruik van poolwagens en kilometers/laadbeurten in het buitenland vast te leggen.”